選型流程是eHR項目成功之道一

在很多企業(yè)，eHR系統(tǒng)不被認(rèn)為是其關(guān)鍵性IT系統(tǒng)，在整個企業(yè)的IT戰(zhàn)略中經(jīng)常處于重要但不主要的地位。這也反映出這些企業(yè)并沒有真正把人力資源上升到企業(yè)戰(zhàn)略層面進行思考。事實上，企業(yè)的HR戰(zhàn)略如果能與企業(yè)整體IT戰(zhàn)略結(jié)合起來考慮，將企業(yè)的核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)與人力資源系統(tǒng)進行集成，就能比較方便地分析出業(yè)務(wù)狀況與人力資源之間的各種關(guān)聯(lián)，為實現(xiàn)企業(yè)級的績效管理奠定應(yīng)用基礎(chǔ)。

遺憾的是，由于對eHR系統(tǒng)的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，很多客戶的選型過程也變得比較隨意，缺乏規(guī)范的選型流程，有的客戶甚至沒有組成一個相對穩(wěn)定、職責(zé)明確的選型項目小組，結(jié)果客戶經(jīng)常將大量精力浪費在了與供應(yīng)商在一些非關(guān)鍵環(huán)節(jié)的反復(fù)溝通上。還有的客戶甚至在需求并不十分明確的情況下，就要求供應(yīng)商報價，而因為競爭的原因，供應(yīng)商也總能報出價，但其報價原則必然會背離供應(yīng)商原有的報價體系，在這種情況下，供應(yīng)商報價一般主要會考慮兩大因素：客戶的預(yù)算范圍以及競爭對手的報價情況。很多時候，直到客戶已經(jīng)選定了供應(yīng)商，客戶都還不能明確自己的需求邊界。

不規(guī)范的選型過程，不僅會導(dǎo)致選型工作本身的風(fēng)險增大，也會為將來的系統(tǒng)實施與應(yīng)用埋下隱患。

第1步：成立項目組

eHR 系統(tǒng)是人力資源管理業(yè)務(wù)與IT技術(shù)的融合，在進行選型時需要考慮的因素非常多，如果沒有專業(yè)的eHR咨詢商提供服務(wù)，一般建議客戶應(yīng)成立一個3-7 人組成的選型項目組。項目組成員除了HR部門的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員和有經(jīng)驗的IT管理人員外，還應(yīng)該有企業(yè)的管理者代表參與以加強與企業(yè)管理層的溝通，這對獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)自始至終的支持是有益的，否則，項目組可能會在選型過程中陷入“剃頭挑子 一頭熱一頭冷”的尷尬局面。一些大的客戶在選型時，還會在項目組(此時稱之為“選型工作小組”更確切)之外設(shè)立獨立的“項目指導(dǎo)委員會”，該委員會由清一色的具有決策權(quán)的高級管理人員組成，他們負(fù)責(zé)審批預(yù)算、參與合同談判，并對項目組提供來自高層的各種必要支持。

第2步：確定項目目標(biāo)

項目組成立后的首要任務(wù)，是要立足企業(yè)實際來設(shè)定eHR項目的建設(shè)目標(biāo)。在選型開始前沒有明確的目標(biāo)，將會使得項目組浪費大量時間對一些并不適合的產(chǎn)品與供應(yīng)商進行評估，甚至導(dǎo)致選擇了錯誤的合作伙伴。在設(shè)定項目目標(biāo)時，可以先回答下述幾個重要問題：

新的eHR系統(tǒng)如何與企業(yè)現(xiàn)有的IT戰(zhàn)略結(jié)合起來?

你需要eHR系統(tǒng)為你提供什么功能，為什么需要這些功能?

你希望通過eHR項目達到什么樣的成效?

新的eHR系統(tǒng)的業(yè)務(wù)驅(qū)動模型是什么?系統(tǒng)如何對HR業(yè)務(wù)需求提供全面的支持?

項目目標(biāo)的確定，需要項目組與企業(yè)高層管理者、HR管理人員、直線經(jīng)理、普通員工甚至外部客戶等企業(yè)內(nèi)外與業(yè)務(wù)相關(guān)的不同角色進行充分的溝通來完成，只有這樣才能獲得較為全面、正確并能滿足不同用戶需要的需求。

值得指出的是，在確定eHR項目的建設(shè)目標(biāo)時，既要避免貪大求全，也要避免盲目追新(追求新技術(shù)、新理念)。

第3步：擬定預(yù)算

在與供應(yīng)商溝通之前，要確定項目的預(yù)算是比較困難的。有些客戶希望通過了解供應(yīng)商的一般報價標(biāo)準(zhǔn)來擬定預(yù)算，但是，由于國內(nèi)eHR市場本身的不規(guī)范，不同供應(yīng)商的報價體系相差十分懸殊，這些報價對客戶確定預(yù)算基本上是沒有參考意義的，甚至還會因為一些低端供應(yīng)商的低價位策略促使客戶在隨后的選型過程中進行 “過度招標(biāo)”。還有些客戶希望通過向其它已經(jīng)實施過eHR系統(tǒng)的同行了解項目成本情況，我們的建議是，通過這類途徑了解到的信息只能用作一般性參考，因為通常情況下，要了解到其它客戶的在eHR項目建設(shè)上的實際成本是比較困難的。

比較規(guī)范的做法是，在與供應(yīng)商溝通之前，客戶先要了解企業(yè)過去在IT系統(tǒng)上的投資策略，以便評估企業(yè)在IT系統(tǒng)建設(shè)不同環(huán)節(jié)上的投資意愿(也可以參考市場上IT項目建設(shè)中規(guī)范的成本分?jǐn)偰Ｊ?，與此相對應(yīng)，在擬定預(yù)算時，要特別注意將費用至少劃分成3部分：軟件系統(tǒng)費用、實施費用以及相應(yīng)的運行環(huán)境建設(shè)費用。軟件費用一般指軟件許可費用及每年的升級維護費用;實施費用則包括了軟件配置、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、培訓(xùn)以及定制開發(fā)等方面的費用，某些時候還可能會因為引入第三方咨詢商，以幫助完成項目實施工作而需要客戶支付額外的咨詢費用;運行環(huán)境建設(shè)費用包括了與eHR系統(tǒng)相配套的其它軟件系統(tǒng)投入(比如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件等)以及相應(yīng)的硬件投入(比如服務(wù)器、PC機以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的升級等)。

有經(jīng)驗的供應(yīng)商一般會有一套比較成熟與規(guī)范的報價體系，而一些實力較弱、缺乏經(jīng)驗的供應(yīng)商在報價問題上往往表現(xiàn)得很隨意，經(jīng)常會在報價時根據(jù)客戶的預(yù)算來 “看人下菜碟”。因此，客戶根據(jù)企業(yè)自身的IT投資策略來擬定eHR項目的預(yù)算，也有利于通過供應(yīng)商整個報價過程是否規(guī)范來判斷其實力與經(jīng)驗，避免將精力花費在不適合的供應(yīng)商身上。

第4步：確定項目建設(shè)模式

對于IT部門力量比較強大的客戶而言，隨著eHR系統(tǒng)選型工作的不斷推進，項目組成員經(jīng)常會在自行開發(fā)還是外包給專業(yè)eHR供應(yīng)商之間艱難選擇。這是一場非常耗費精力的爭論，選型流程走到這一步，客戶不應(yīng)讓這種爭論繼續(xù)下去，否則因為這個因素的不確定而使得后續(xù)的選型工作變得沒有目標(biāo)。

第5步：供應(yīng)商初選 / RFP編寫

第6步：發(fā)送RFP

一旦完成了RFP的編寫，就可以將其發(fā)送給那些經(jīng)初選認(rèn)定具備競標(biāo)資格的供應(yīng)商，并給這些供應(yīng)商預(yù)留2-4周的時間對RFP進行回應(yīng)。在此期間，供應(yīng)商會不斷對RFP提出一些疑問，必要情況下，項目組需要就此對RFP進行修改，并以正式的形式統(tǒng)一知會所有競標(biāo)供應(yīng)商。但在方案建議書提交日期到來之前2-4 天，應(yīng)停止對RFP的任何調(diào)整，以利于供應(yīng)商整理出穩(wěn)定版本的建議書并打印制作成正式投標(biāo)文件準(zhǔn)備提交。

第7步：方案建議書評估

第8步：系統(tǒng)演示

第9步：聯(lián)系供應(yīng)商的典型客戶

第10步：拜訪供應(yīng)商及其典型客戶

第11步：供應(yīng)商調(diào)整方案

通過與供應(yīng)商及其客戶的現(xiàn)場溝通，項目組將會對RFP再次進行補充與調(diào)整，確保在前面各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的關(guān)于技術(shù)環(huán)境、系統(tǒng)功能、報表、系統(tǒng)性能、實施計劃、報價以及售后服務(wù)等方面的各項議題得到充分考慮，并要求供應(yīng)商在方案調(diào)整中進行答復(fù)或確認(rèn)。

第12步：最后決策

當(dāng)項目組做出了最終的決策，漫長的選型過程就結(jié)束了。需要記住的是，選擇了正確的供應(yīng)商只代表整個項目向成功的方向邁出了第一步，更大的挑戰(zhàn)還在于后續(xù)的項目實施過程。

【選型流程是eHR項目成功之道一】相關(guān)文章：

設(shè)計院項目管理流程08-01

HR是什么,EHR又是什么意思07-09

一個成功設(shè)計師談項目必備的技巧07-11

職業(yè)規(guī)劃案例：時裝設(shè)計師的職業(yè)成功之道07-10

時尚達人的護膚之道07-12

職場相處之道07-12

《自然之道》課后反思03-30

《自然之道》教學(xué)設(shè)計05-09

【推薦】書法之道作文04-29

專業(yè)主管之道08-30