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關(guān)于醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理論文
摘要：建立醫(yī)療設(shè)備檔案非常重要，因為完善的檔案資料不僅可以提高醫(yī)院的維修效率，有效減少醫(yī)院的維修成本，還可以為醫(yī)療糾紛提供依據(jù)。而設(shè)備檔案只有實現(xiàn)了信息化管理才能提供全面準確的資料，才能有效地避免資料丟失的現(xiàn)象。文章分析了如何才能實現(xiàn)檔案的信息化管理，以此促進醫(yī)院的進一步發(fā)展。
關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備；檔案信息化；信息化管理；新技術(shù)；檔案資料
1概述
當前各大醫(yī)院引進的先進醫(yī)療設(shè)備越來越多，并且設(shè)備更新非常快，設(shè)備檔案資料也隨之增多。為了能夠?qū)υO(shè)備檔案進行有效的管理，進一步提高設(shè)備的利用率，需要利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建一個信息管理平臺，實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的智能化，為醫(yī)院提供完整的設(shè)備檔案資料，從而輔助醫(yī)院的領(lǐng)導人員能夠根據(jù)檔案資料做出正確的決策。
2醫(yī)療設(shè)備檔案的作用
醫(yī)療設(shè)備檔案不僅詳細記錄了前期設(shè)備采購以及驗收兩方面的相關(guān)資料，還詳細記錄了后期設(shè)備使用、維修以及報廢等各個方面的相關(guān)資料，具有重要的作用。首先，檔案全面記錄了醫(yī)院所有設(shè)備后期保養(yǎng)維修等相關(guān)資料，根據(jù)這些資料就可以發(fā)現(xiàn)使用過程中發(fā)生的故障，對故障的內(nèi)容以及次數(shù)進行統(tǒng)計分析，從而預測設(shè)備有可能發(fā)生的故障，做出相應(yīng)的預防機制，這樣不僅可以在很大程度上降低維修費用，而且還可以為遠程維修奠定基礎(chǔ)；其次，從檔案中可以查看各個型號設(shè)備的利用率，了解具體的使用狀況，根據(jù)這些資料醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導就可以做出正確的采購決策，就不會出現(xiàn)重復采購或者出現(xiàn)采購劣質(zhì)設(shè)備的情況，有效避免一系列的采購風險；最后，檔案資料提供了準確客觀的計量檢測報告等數(shù)據(jù)，在發(fā)生醫(yī)療糾紛的時候，可以作為參考依據(jù)。
3醫(yī)療設(shè)備檔案信息自動化管理系統(tǒng)的必要性
以往在對醫(yī)療設(shè)備檔案進行管理的過程中，醫(yī)院通常都是采用臺賬化的管理方法，然后把檔案分門別類放在檔案柜中，這種傳統(tǒng)的方式存在許多的問題，首先，檔案文件數(shù)量非常多，很不方便保存，而且長時間保存以后容易丟失或者損壞，這樣就會給醫(yī)院造成較大的損失；其次，查閱者在查找資料時，查找很不方便，浪費時間和精力；最后，檔案的管理設(shè)備不具有維修以及維護等功能，不能顯示設(shè)備的使用情況。檔案自動化管理系統(tǒng)可以改變醫(yī)院傳統(tǒng)的管理模式，實現(xiàn)檔案信息的動態(tài)管理，使檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息自動化管理具有很大優(yōu)勢：首先，檔案信息不受外因素的影響而丟失，這主要是因為電子檔案是可以備份的，這樣一旦有了自然災(zāi)害，檔案資料就不會遺失；其次，查閱資料非常方便快捷，也可以提高管理人員的工作效率；再次，在構(gòu)建一個系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化平臺以后，醫(yī)院的所有醫(yī)師和設(shè)備工程師就可以快速獲得設(shè)備的使用情況，各個科室在調(diào)用醫(yī)療設(shè)備的時候就更加的方便，這樣一方面可以提高醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的利用率，另一方面也可以提高醫(yī)院的治療質(zhì)量，使患者能夠得到及時的醫(yī)治，最終實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備的高利用率以及合理調(diào)度；最后，醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導可以全面掌握各種型號醫(yī)療設(shè)備的運行數(shù)據(jù)，這樣就可以把所有數(shù)據(jù)進行對比，從而利用計算機系統(tǒng)對這些數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，準確客觀地反映出醫(yī)療設(shè)備的使用效益。
4檔案信息自動化管理系統(tǒng)的實現(xiàn)
檔案信息自動化管理系統(tǒng)主要是在建檔的時候，把所有的文檔資料等信息全部采集到該系統(tǒng)中，從而快速補充檔案的相關(guān)資料，對檔案信息進行登記、檢索以及匯編等工作，這一過程為后期檔案資料的查閱等工作的實現(xiàn)打下了基礎(chǔ)。該管理系統(tǒng)的實現(xiàn)首先需要構(gòu)建一個管理平臺，平臺所需的文檔資料不僅包括靜態(tài)檔案，而且還包括動態(tài)檔案，然后通過這個管理平臺實現(xiàn)檔案信息的輸入與輸出。靜態(tài)檔案囊括了醫(yī)療設(shè)備從采購到報廢階段所有的相關(guān)資料，主要有以下四種資料形式：第一個是審批文件；第二個是紙質(zhì)資料；第三個是光盤或磁盤資料；第四個是影像資料。前兩種文件形式需要通過一定的技術(shù)處理使其生成數(shù)字化檔案，然后才能輸入信息管理平臺中，而后兩種文件形式可以直接作為電子文檔存儲到信息管理平臺中，這樣就可以對檔案資料進行管理和檢索。動態(tài)檔案囊括醫(yī)療設(shè)備在使用過程中產(chǎn)生的所有相關(guān)資料，它和其他檔案資料有一定的不同，隨機性非常強，比如設(shè)備的故障多種多樣。然而動態(tài)檔案的信息化管理非常重要，這是作為故障分析的前提條件，做好故障預防工作可以在很大程度上縮短設(shè)備的停機時間，提高設(shè)備的利用率。所以必須要實現(xiàn)動態(tài)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，具體實現(xiàn)過程如下：首先，在使用過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障后，立即到網(wǎng)上進行報修，申報者需要填寫設(shè)備的基本信息，具體描述故障設(shè)備的狀態(tài)，再把這個報修單傳到醫(yī)學工程科；其次，醫(yī)學工程科查看設(shè)備報修單，根據(jù)故障描述檢查該醫(yī)療設(shè)備的具體情況，同時查閱設(shè)備的相關(guān)信息，確定能不能在院內(nèi)維修，進而科學地評估維修所花費的時間以及費用，告知報修故障科室評估結(jié)果，再協(xié)同該科室繼續(xù)開展下一步的工作；最后，維修人員對出現(xiàn)故障的醫(yī)療設(shè)備進行檢修，在完成檢修工作后，應(yīng)當做好維修的記錄工作，不僅要詳細記錄維修人員的姓名以及故障的原因，而且還要詳細記錄設(shè)備維修費用以及時間，如果不是在院內(nèi)維修，則應(yīng)當要求維修單位提供對應(yīng)的維修報告單。醫(yī)學工程科再修改設(shè)備的維修情況，方便各個科室的在線查詢。在平臺中形成檔案文件后，醫(yī)院的各個科室以及部門就可以隨時調(diào)用，并且還可以具體分析設(shè)備的工作狀態(tài)以及利用率。
5檔案信息自動化管理系統(tǒng)在設(shè)備運行中的應(yīng)用及發(fā)展前景
檔案信息化在設(shè)備運行中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下兩個方面：首先，設(shè)備檔案信息自動化管理系統(tǒng)具有共享模式，醫(yī)院可以利用這個優(yōu)勢實現(xiàn)在線培訓。把各種型號醫(yī)療設(shè)備購置階段的所有資料上傳到信息管理平臺中，再把設(shè)備調(diào)試階段的所有資料也上傳到信息管理平臺中，這樣醫(yī)院的培訓對象就可以在線上直接瀏覽閱讀。這種培訓模式具有很大的優(yōu)勢：一方面可以有效提高培訓效率，另一方面使用者在不了解具體設(shè)備操作步驟的時候，可以即時查閱資料，從而減少工作誤差，減少設(shè)備的損壞。其次，可以提高醫(yī)療設(shè)備的維修效率，不斷更新設(shè)備的維修狀態(tài)。醫(yī)院在信息管理平臺中建立的維修記錄檔案，并不是固定不變的，而是從設(shè)備的購置階段開始不斷的變化著，為了能夠準確地掌握各種醫(yī)療設(shè)備型號的相關(guān)信息，需要詳細地記錄每一次的維修信息，不僅要詳細記錄設(shè)備的使用情況，還要詳細記錄設(shè)備的具體維修過程。除此之外還需要詳細記錄設(shè)備質(zhì)量控制報告等，使醫(yī)療設(shè)備的維修維護記錄處于一個動態(tài)化的模式中。這樣維修人員才能全面掌握醫(yī)療設(shè)備的維修狀態(tài)，在設(shè)備出現(xiàn)故障時就可以通過查閱維修記錄，從而迅速地診斷出故障的原因，這樣就可以提高維修效率，并且還能在很大程度上延長設(shè)備的使用壽命。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷的發(fā)展，醫(yī)院在對醫(yī)療設(shè)備檔案進行管理的過程中，管理模式也發(fā)生了很大的變化，從初期的單機記錄到融入HIS，而檔案信息自動化管理模式也將成為未來醫(yī)院檔案管理的一個重要手段，只有這樣才能進一步實現(xiàn)數(shù)字化醫(yī)院。而在對數(shù)字化醫(yī)院進行建設(shè)的時候，應(yīng)當以實現(xiàn)各個醫(yī)院的檔案信息共享為目標，而不是把眼光局限于單個的醫(yī)院。當前大多數(shù)醫(yī)院采用的醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)，只是能夠給本醫(yī)院人員提供查詢以及檢索等功能服務(wù)，而不能把設(shè)備檔案信息共享到其他的醫(yī)院，這在很大程度上影響了醫(yī)療設(shè)備的利用率，使其不能充分運用在臨床醫(yī)療中。使各個醫(yī)院之間的設(shè)備檔案信息實現(xiàn)共享模式，具有非常大的優(yōu)勢，在建立一個設(shè)備檔案信息共享管理平臺后，每一個醫(yī)院中的工作人員都能進入這個平臺，從平臺中查看其他醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的有關(guān)信息，還可以利用這個平臺對某種設(shè)備的使用效率進行統(tǒng)計分析，從而了解設(shè)備產(chǎn)生的效益，全面掌握各種設(shè)備的性能。這樣醫(yī)院在采購醫(yī)療設(shè)備的時候，就可以結(jié)合本醫(yī)院的情況，分析購買哪一種型號的設(shè)備最合理。同時有了這樣一個信息共享平臺，醫(yī)院的維修人員就能更全面地了解某種設(shè)備有可能發(fā)生的故障，從而做好故障預防工作，更加迅速地診斷出故障類別，從而大大縮短維修時間，有效降低維修費用，減少醫(yī)院的設(shè)備維修成本。
6結(jié)語
醫(yī)療設(shè)備檔案的管理涉及醫(yī)院未來的發(fā)展，因此應(yīng)當做好醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作，進一步完善檔案資料，實現(xiàn)檔案資料的動態(tài)化管理。采用新型的管理模式，使設(shè)備檔案管理實現(xiàn)智能化，需要建立一個信息自動化管理系統(tǒng)，利用先進的計算機技術(shù)創(chuàng)建一個信息管理平臺，不斷更新設(shè)備檔案的相關(guān)資料，為查閱者提供一個全面客觀的信息，從而為后期設(shè)備的維修維護等工作提供參考。同時也可以從檔案中查閱各種型號設(shè)備的性能以及使用效益，結(jié)合醫(yī)院的具體情況，決定購買經(jīng)濟適用的設(shè)備，進一步提高工作效率，有效避免人力物力的浪費。
作者:盧捷婷 單位:廣州市第八人民醫(yī)院
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