在辦公自動化管理中應(yīng)用計算機軟件

　　辦公自動化模式具有較強的綜合性，備受機關(guān)單位及其他領(lǐng)域人士關(guān)注。計算機軟件的創(chuàng)新發(fā)展拓寬了自動化辦公的應(yīng)用范圍，能夠切實有效地提高機關(guān)單位管理水平，進而提高機關(guān)單位辦公效率和服務(wù)能力，增加機關(guān)單位服務(wù)公眾效果與社會名譽效果。本文主要討論了計算機軟件辦公自動化管理的原因。

　　一、計算機軟件在辦公自動化管理上存在的問題

　�。ㄒ唬┯嬎銠C操作水平限制

　　一些機關(guān)單位雖然引進了大量計算機，但由于機關(guān)工作人員計算機能力和水平的限制，不能有效加以運用，既浪費了資源，又降低的辦公效率。部分機關(guān)即使為工作人員提供了計算機培訓(xùn)機會，但往往流于形式，不能取得實效，影響了機關(guān)的工作。機關(guān)事業(yè)單位在購置計算機及進行工作人員培訓(xùn)的過程中浪費了資金和情感卻得不到預(yù)期的回報，對機關(guān)單位來說確實是一大損失。此外，由于機關(guān)人員缺少安全智能常識和安全保密意識，往往容易使機關(guān)文件和數(shù)據(jù)被他人竊取，從而為機關(guān)單位帶來更大的安全風(fēng)險和隱患，威脅機關(guān)單位的安全與運行[1]。

　�。ǘ�）計算機軟硬件配置失當

　　部分機關(guān)為了追求辦公自動化所帶來的實效，大量購置不相匹配的計算機軟件和硬件，高額的投資卻對確保機關(guān)單位安全運作毫無作用，是一種資源浪費。相反，部分機關(guān)為了降低投資成本，利用盜版軟件充數(shù)，不僅增加了保密安全隱患，還可能在后期花費更多資金來進行維修，反倒提高了機關(guān)成本花銷。因此，這兩種情況都在一定程度上增加了機關(guān)損失，阻礙了機關(guān)對計算機軟件辦公自動化管理的運用，不利于辦公自動化的普及和推廣。

　　二、計算機軟件在辦公自動化管理上的應(yīng)對策略

　�。ㄒ唬�強化計算機軟件應(yīng)用管理

　　提高對計算機軟件辦公自動化管理的應(yīng)用的認識有助于計算機技術(shù)在數(shù)據(jù)處理等領(lǐng)域的推廣應(yīng)用，還能提高數(shù)據(jù)整合分析能力，為機關(guān)與合作者提供規(guī)范化數(shù)據(jù)歸類，并能夠最大限度地普及自動化辦公，提高數(shù)據(jù)信息利用率。機關(guān)應(yīng)該增加計算機成本投資，逐漸完善計算機管理系統(tǒng)和輔助決策能力，從而實現(xiàn)管理層的正確決策，降低決策風(fēng)險和泄密風(fēng)險。

　�。ǘ�）加強機關(guān)事業(yè)單位員工計算機培訓(xùn)

　　機關(guān)單位應(yīng)該為工作人員提供系統(tǒng)的計算機軟件相關(guān)課程的培訓(xùn)，定期開展的有效培訓(xùn)有利于工作人員計算機實際操作能力的提高。機關(guān)管理人員也應(yīng)具備熟練的計算機技能，這樣才能對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行有效分析和總結(jié)，進而提高運用計算機輔助決策的能力，提高機關(guān)工作效率[2]。機關(guān)一線基層工作人員不僅要懂得數(shù)據(jù)操作，還需要熟悉計算機軟件和硬件的維護并掌握必要的安全常識和網(wǎng)絡(luò)知識，這樣才能使計算機軟件辦公自動化管理應(yīng)用得以安全自如運行，發(fā)揮出其無限的作用和潛在價值。

　　（三）建立健全計算機管理制度

　　建立健全計算機管理制度不僅能夠使機關(guān)單位在辦公自動化管理應(yīng)用中及時處理計算機操作問題，提高工作人員工作效率，而且工作人員可以按照管理制度辦事，減輕計算機管理者負擔(dān)，取得良好的效果。計算機管理制度需要機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員共同遵守，并在實際工作中補充遺漏之處，不斷改進和完善管理制度。在工作人員培訓(xùn)時，也可增加計算機管理制度內(nèi)容，增加工作人員對計算機軟件自動化的了解與認識，制度只有得到切實落實才能發(fā)揮作用，推動自動化辦公的順利展開。

　　（四）選用合適的計算機軟件設(shè)備

　　計算機軟件的選用是辦公自動化管理應(yīng)用推廣的前提和基礎(chǔ)，只有選擇優(yōu)質(zhì)、適合的軟件才能真正提高自動化辦公水平。因此，機關(guān)單位挑選軟件時需要充分了解軟件所能承載的最大容量，然后結(jié)合具體的運作規(guī)劃匹配相應(yīng)等級和數(shù)量的軟件。當然，機關(guān)單位既不能毫無節(jié)制的過度擴充軟件，也不能只顧眼前滿足辦公方式而購置劣質(zhì)軟件，這就突顯了機關(guān)單位購置軟件的睿智，需要機關(guān)單位做好預(yù)算及規(guī)劃。

　　三、計算機軟件在辦公自動化管理上的應(yīng)用

　　計算機軟件在辦公自動化管理上主要應(yīng)用于連接、溝通、通用、監(jiān)控等四個方面。對于連接來說，計算機軟件能夠利用局域網(wǎng)來連接集中以及分散的辦公區(qū)域，借助網(wǎng)絡(luò)將各個區(qū)域進行串聯(lián)，形成規(guī)范化的模式，此流程模式可以用于資料查找和傳送。在溝通方面，計算機軟件通過在自動化辦公區(qū)域建立公共平臺而實現(xiàn)，在機關(guān)單位員工遇到問題或為了滿足工作需求時，能夠利用平臺進行在線信息交流，并且在計算機遇到損壞或出現(xiàn)故障時，能夠迅速、自動作出反應(yīng)，通過發(fā)送信號的方式通知相關(guān)管理人員，這樣不僅節(jié)約了寶貴的時間，還能夠降低損失，為工作增加便利[3]。計算機軟件辦公自動化最廣泛的優(yōu)勢是具有通用性的特點，不僅適用于人員流動頻繁、科室調(diào)換變化大的單位，而且還能用于宣傳推廣機關(guān)品牌效應(yīng)。計算機軟件辦公自動化管理的配置性應(yīng)用較強，其配置功能主要體現(xiàn)在管理方面及人員配置方面。此外，計算機軟件辦公自動化管理還具有監(jiān)控的功效，能夠幫助工作人員實時監(jiān)控業(yè)務(wù)流程和任務(wù)完成情況。監(jiān)控可以及時發(fā)現(xiàn)工作中的失誤，其控制力較強，能夠提高工作人員工作效率，優(yōu)化機關(guān)單位管理水平和機制，推動機關(guān)單位健康有序發(fā)展。

　　四、結(jié)束語

　　總而言之，機關(guān)單位及其他領(lǐng)域要想獲得更好的發(fā)展，增強自身實力、提高社會地位，就一定要通過計算機軟件自動化辦公來實現(xiàn)，這樣才能在信息化時代引領(lǐng)時代潮流、與時俱進創(chuàng)新發(fā)展。計算機軟件是辦公自動化不可或缺的重要組成部分，對人類發(fā)展具有重大的貢獻作用。