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公司財務管理狀況調(diào)查報告參考
一、公司整體狀況
*公司屬于圖書出版發(fā)行公司，現(xiàn)有職工25人左右，企業(yè)注冊資金110萬，屬于小規(guī)模納稅人，年銷售額1000萬元上下。部門組織結構如下圖示
公司各部門當前主要職能，總經(jīng)理負責企業(yè)管理及決策；銷售部門負責外聯(lián)客戶及登錄客戶往來帳，代理商屬于公司合作單位；倉儲負責公司圖書的儲存及發(fā)運；財務部負責資金的收支；編審部主要負責聯(lián)系編稿人員，審稿定級，部分稿件打版工作。
本公司為圖書出版公司，運作流程為公司向出版社購買版權號，招聘老師作為編稿人員，由公司內(nèi)部人員審稿，經(jīng)歷打板曬版，發(fā)片環(huán)節(jié)交由印刷公司印刷，印刷紙張由我方提供，圖書印刷完畢后交由我方倉儲保管，業(yè)務部負責銷售，倉庫根據(jù)銷售訂單發(fā)貨。
二、各部門運作狀況
財務管理狀況，貴公司未設立專門的財務部門機構和內(nèi)部核算人員，有出納專人負責現(xiàn)金及銀行收支，公司財務沒有成文的管理制度，由于付款多為總經(jīng)理口頭批準隨時支付，沒有必要的文字批復單據(jù)，缺乏每月真實的內(nèi)部帳記錄，資金收支缺乏明晰財務記錄及資金支付憑據(jù)，資金管理方面在收支上缺乏必要的統(tǒng)籌和規(guī)劃，財務狀況管理混亂。公司主要費用成本項目為紙張成本、印刷費、稿酬、工資、打版曬版發(fā)片費用、場地租賃費、水電費、辦公費和稅費等。
倉儲管理上，公司設有專門的倉庫及倉儲管理人員，倉庫設有專門的倉儲部門及儲存場所，圖書分類通過逐年在軟件建立倉庫的方式管理，具有簡單的圖書管理軟件，用作銷售批銷單的制單和客戶對賬；倉庫根據(jù)軟件內(nèi)業(yè)務部制作的批銷單進行打單發(fā)貨，并將發(fā)貨結果反饋給業(yè)務部；倉庫部具體負責版權錄入，入庫制單，印刷廠賬務處理和部分物流費用由倉庫處理處理，圖書更換版權號，以及客戶退換貨的倉儲系統(tǒng)處理；倉庫每學期結賬，倉庫業(yè)務多為跨月處理，倉庫每學期進行系統(tǒng)盤點，庫存與實際基本相符。
銷售環(huán)節(jié)，公司產(chǎn)品銷售主要通過圖書展銷會簽銷售合同，確定產(chǎn)品代理商，公司業(yè)務部負責聯(lián)系客戶，根據(jù)客戶需求在圖書管理軟件錄制批銷單，聯(lián)系貨運公司，督促倉儲發(fā)貨后電話確認客戶到貨情況，代理商交付一定代理金，公司給予訂貨，發(fā)貨價格為圖書定價的折扣金額，客戶貨款采用先發(fā)貨后結算的方式，收款方式為分期間按比例收款，除退換貨以外，貨款基本上一學期能全部回籠。貨款收取方式為現(xiàn)金交付或托運部代收，銷售圖書一般不開稅票，開稅另加稅點。由于業(yè)務量逐年增加，自09年開始應收賬款出現(xiàn)壞賬呆滯現(xiàn)象。
編審環(huán)節(jié)，主要負責對外聯(lián)系編稿老師，收集稿件進行校對審核，并確定稿件級別質(zhì)量，負責部分稿件的排版工作，聯(lián)系排版，出片，曬版程序。編審部負責核定及支付老師稿酬，編輯部職工工資，打版曬版費，發(fā)片費。編審部負責發(fā)行印刷環(huán)節(jié)外的主要費用支出。稿酬支付方式為預先簽訂合同，圖書出版后支付相關稿酬，編輯部員工工資按照基本工資加計件的方式。編審部基本具有系統(tǒng)成文的文件章程，并且能系統(tǒng)的執(zhí)行。
稅務方面有專門的代理記賬人員給予報稅，稅務征收方式為核定征收。
三、公司各部門當前存在的問題
財務管理方面，公司沒有系統(tǒng)的財務管理制度，公司財務收支隨意性較大，公司財務支付沒有專門和條例的財務審批單據(jù)，資金支出去向難以追索；公司財務功能較分散，各部門負責自身環(huán)節(jié)財務收支賬務，收入部門和支出部門幾乎完全分離，公司沒有系統(tǒng)完整的財務記錄；由于營收和支出部門缺乏相應的有機整合，公司營收、支出和資金收支信息相脫節(jié)，公司經(jīng)營成本利潤情況不明晰；由于賬務收支信息記錄不及時，資金支付缺乏統(tǒng)籌及計劃性，相關部門業(yè)務受到較大影響。
倉庫管理環(huán)節(jié)，倉庫實際庫存和當前財務軟件難以完全對應，庫存難以持續(xù)，主要的原因在于客商退回圖書難以完全對應入庫，除了客戶退回圖書數(shù)量較大，難以短時間內(nèi)詳細清理之外，這與軟件功能不能對圖書進行合理分類有很大關系；圖書在系統(tǒng)中按照系列進行統(tǒng)計，對庫存圖書未進行系統(tǒng)科學的分類；當前圖書入庫按照圖書定價進行錄入系統(tǒng)，真實的圖書成本難以在賬務中顯示，圖書銷售的成本利潤也難以準確核算；另外，由于軟件及會計技能的原因，圖書制作成本難以準確分配；不能再更換版權號的長期積壓圖書進行處理時，沒有完整的審批處理程序，圖書統(tǒng)計與系統(tǒng)操作存在困難。
銷售環(huán)節(jié)，自09年開始，公司銷售部門營收賬款出現(xiàn)呆滯現(xiàn)象，存在壞賬的危險，應加強對客戶和應收賬款的管理；銷售較繁瑣業(yè)務是客戶的調(diào)換貨，即客戶給公司的退貨和重新銷售，主要環(huán)節(jié)涉及倉庫物流環(huán)節(jié)的操控環(huán)節(jié)，不能及時得知倉庫部分圖書的精確庫存。
編審環(huán)節(jié)，編輯部作為整個公司產(chǎn)品生產(chǎn)的核心環(huán)節(jié)，負責稿件的收集和編審，以及出版印刷前的各個環(huán)節(jié)，加之內(nèi)部工資費用的計提，需要大量的資金支付，由于公司資金管理程序和資金周轉問題，存在老師稿酬、對外打版曬版費不能按計劃支付，因我方付款違約問題，逐漸開始影響后期業(yè)務開展；諸多費用直接從編審部支付，徐部長希望建立財務監(jiān)督環(huán)節(jié)，資金支付審批和支付環(huán)節(jié)透明；另外，徐部長負責全部稿件質(zhì)量等級的評定工作，希望有人能對其這方面的工作進行監(jiān)督（財務管理之外）。
四、財務管理策劃的重點與難點
公司經(jīng)營者對公司財務管理非常重視，希望建立一整套系統(tǒng)的財務管理方案，對公司整體財務狀況進行規(guī)范記賬核算，核算公司整體成本利潤情況；調(diào)查發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營者期望對供應商和客戶往來賬項進行系統(tǒng)把控，明確每家客戶的投入和利收情況，以達到公司往來賬目清晰，盈虧明確的目的；由于公司現(xiàn)在沒有系統(tǒng)的財務管理制度，財務管理存在很大的隨意性，沒有系統(tǒng)的財務管理單據(jù)，資金支付去向難以追索，資金支付計劃難以統(tǒng)籌和執(zhí)行；倉儲管理環(huán)節(jié)如何確認入庫成本和保持庫存的持續(xù)性；調(diào)研發(fā)現(xiàn)公司部門負責人員期望建立會計監(jiān)督審批機制，做到財務管理透明，權限責任明確。
針對該公司財務管理現(xiàn)狀，應從以下幾個方面著手，加強財務管理工作：
1. 建立一套系統(tǒng)的資金管理方案，做好資金管理和資金支付審批制度。
2. 建立系統(tǒng)的公司費用報銷制度，合理控制公司費用發(fā)生情況。
3. 建立客戶應收賬款控制制度，避免壞賬呆滯現(xiàn)象。
4. 做好供應商賬項管理方案，合理安排資金支付計劃，推動業(yè)務開展。
5. 建立倉庫圖書成本分配方案，制定庫存管理制度，保證庫存數(shù)據(jù)準確性，做好積壓圖書的處理審批方案，提高運作效率。
6. 建立內(nèi)部控制和監(jiān)督機制，部門財務管理透明化，權限責任明確。
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