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中小企業(yè)手工賬存在的原因與誤區(qū)
案例中的企業(yè)有十幾年的歷史了規(guī)模不小，有一定的經(jīng)濟負(fù)責(zé)能力。為什么還用手工賬呢?背后我了解的原因是在當(dāng)?shù)氐乃綘I老板圈子中流行手工賬，其一、認(rèn)為稅務(wù)檢查人員查起來麻煩，其二手工的安全性強不會因為財務(wù)人員流動就被帶走全盤數(shù)據(jù)，其三老板認(rèn)為手工賬修改起來方便。當(dāng)然還有可以省錢，認(rèn)為已經(jīng)雇用財務(wù)人員了工具他們應(yīng)該自帶。以上其實是不正確的。對于有一定規(guī)模的企業(yè)特別是工廠或者成本核算復(fù)雜的企業(yè)，手工賬的大多數(shù)時間都用在了制作憑證，登記賬本上了。
從人工費來看就是不劃算的，按我對此公司有四個財務(wù)人員來看，如何購買一套財務(wù)軟件，至少可以解放出一名財務(wù)人員用于加強成本管理等其他工作。一名財務(wù)人員在上海的工資加社保一年至少要五萬元，財務(wù)軟件簡單的只需要二千元都不到還可以抵扣17%進項稅額，好一點的有成本核算模塊的一樣不會超過三萬元，還是一個小模的ERP系統(tǒng)可以用于未來的業(yè)務(wù)部門運用一起來提高管理水平。對于數(shù)據(jù)安全性的擔(dān)心是有理由的，因為現(xiàn)在基礎(chǔ)財務(wù)人員流動性大，但是越是如此越因上軟件，因為軟件可以將財務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化，手工還需要一定時間的交接期有一定水平的差異，軟件可以將前任的核算水平通過系統(tǒng)的設(shè)置比如科目，成本定額等存在財務(wù)軟件中。等于是將思想留下來了。可以由后任很好的繼承的發(fā)展提高。當(dāng)然，數(shù)據(jù)的安全性就需要在權(quán)限設(shè)置時，對財務(wù)人員限制比如引出等權(quán)限，但手工一樣可以復(fù)印等手段達到一樣的盜取數(shù)據(jù)的目的，這是人事部門應(yīng)該與財務(wù)人員訂立保密協(xié)議等解決。實質(zhì)上手工和軟件賬都只是手工與此關(guān)系不大。
另外稅務(wù)上大家都知道企業(yè)所得稅是按季都要申報的，財務(wù)報表按月都要申報。手工改賬方便就不成立，退一步說手工與軟件只是工具，要改賬只要熟練掌握工具的財務(wù)人員都是可以很方便的進行操作的。
手工賬與軟件賬只是工具不同，與管理理念無關(guān)。就如同手工拉面和機器拉面，如果沒有掌握拉面機器的人操作機器，不一定比的過手工。但在掌握了機器的前提下同樣的人用手工或機器的效率不同同日而語!
你都說了手工還加上了Excel，Excel是什么就是工具。你用你自己的企業(yè)與其他企業(yè)比是沒有可比性的。如果你公司運用軟件至少登記賬本、科目匯總表等工作就不用再進行了。請問你統(tǒng)計過你司手工登記賬本需要的人工費嗎?賬務(wù)水平的高低在人不在工具。如何其他二個公司的人員與你司一樣我相信他們的效率一定比你不用軟件要高。
xx年時我一個人就用DOS的財務(wù)軟件一周搞定十幾家公司的賬務(wù)和基本報表。當(dāng)時總公司要求對下屬公司會計統(tǒng)管統(tǒng)派。你就可以想想財務(wù)軟件的力量了。當(dāng)然，在軟件上線前的初始化和并行階段是付出很大的。通過財政局全面驗收后，就一下子解放了下屬企業(yè)的會計登賬工作。讓會計們有時間去從事管理工作。出報表的時間一樣大大提前。
當(dāng)然，現(xiàn)在還出現(xiàn)了財務(wù)軟件公司的問題，各大軟件公司都不斷出更新更細(xì)的軟件。越復(fù)雜的軟件就越有可能有BUG，所以，在實務(wù)中還出現(xiàn)了軟件細(xì)化過度讓這個為了所用的工具成為財務(wù)結(jié)賬的主人的問題。這一方面是軟件公司為了賺錢，不斷推出新版本的軟件實際有些還不如舊版本的軟件好用和穩(wěn)定。但企業(yè)管理層認(rèn)為越新越好，結(jié)果成了有些軟件公司新版本軟件的實驗廠。每一次軟件的新版本實際上都是有很高風(fēng)險的。另一方面企業(yè)在對財務(wù)人員或IT人員的培訓(xùn)特別是軟件的培訓(xùn)上投入不足，為了上一個軟件可以花上百萬，但費用中培訓(xùn)費用少的可憐或沒有。實際上等于是上一幫沒有實際飛行經(jīng)驗的飛行員們操控飛機。實踐中中國企業(yè)上所謂一流ERP成功的基本上沒有，都是在復(fù)雜的系統(tǒng)下運用手工的Excel的遮羞布擋住了關(guān)鍵的部分。總之，軟件是工具，只有掌握好了工具的人才是關(guān)鍵。
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