關于職業(yè)院校教學檔案的管理

　　職業(yè)院校教學檔案管理是學校管理工作中的一項十分重要內(nèi)容，教學檔案的規(guī)范、完善程度，與各級評估指標體系的評價標準密切相關。檔案管理的科學與否，直接影響到整個職業(yè)院校教學工作能否合理有序地進行，同時也是衡量職業(yè)院校管理水平的一把標尺。

　　一、職業(yè)院校教學檔案的分類

　　職業(yè)院校教學檔案種類繁多，內(nèi)容龐雜，按類劃分為四大類。

　　（一）教學管理類。上級教育行政管理部門下達的課程設置，教學大綱、教學質(zhì)量檢查、教學評估等資料，學籍檔案、招生計劃；各系部根據(jù)上級的精神制定的適合本系部的教學制度、辦法、規(guī)定、條例、守則等文件；各系部結合具體情況制定的專業(yè)建設規(guī)劃；各專業(yè)教學計劃；各課程的教學大綱；教師工作量的規(guī)定與課時計算規(guī)定；各學期的課程安排等。

　�。ǘ�）教師業(yè)務類檔案。主要內(nèi)容有教師的個人學歷、學位證書和相關證明記錄材料，教師培訓方面的材料，教師晉升專業(yè)技術職務評審材料和聘任材料，教師教研情況，包括教學科研成果、成果轉化及獲獎情況，發(fā)表的學術論文、論著、編撰的教材、教學計劃、教案等。

　　（三）實驗室建設類。實驗室建設的材料及實驗室的論證、評估、申報及審批材料，儀器設備的購置計劃，報告、安裝調(diào)試、保修單、移交文件、檢修使用的故障記錄、使用情況統(tǒng)計等。

　　二、職業(yè)院校教學檔案的特點

　　職業(yè)院校教學檔案是教學活動的客觀反映和總結，它不同于一般的文書檔案，它有如下特點：

　�。ㄒ唬﹥�(nèi)容廣泛多樣。一方面學校辦學規(guī)模越來越大，招生形式越來越多樣化，辦學領域不斷拓寬。新學科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn)，使得教學檔案的內(nèi)容也越來越廣泛，教學內(nèi)容越來越豐富。隨著專業(yè)的增多，多學科互相滲透，交差不斷加強，使得教學內(nèi)容多學科越來明顯，與之相適應，檔案材料也越來越豐富。

　　（二）材料來源分散。職業(yè)院校教學檔案信息來源于教學活動的各個環(huán)節(jié)和教學活動的全過程，也包括來自上級教育主管部門對教學工作、教學改革和人才方面的培養(yǎng)等方面的指令、規(guī)定、條例。同時還有在日常教學活有關領導動中形成的教學檔案。信息涉及的部門分散，既上級領導部門、本單位教研室、實驗室和教學管理部門等。

　�。ㄈ�）歸檔時間不同。教學檔案在年度劃分上與其它檔案不同。其它檔案按年度歸檔，而教學檔案是按學年度進行歸檔的，歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日結束。

　　三、教學檔案管理存在的問題

　　（一）檔案意識不強。很多職校的教師員工檔案意識比較淡薄，對檔案的重要性沒有充分的認識，特別是大多數(shù)教學和教輔人員對教學檔案工作認識不足，甚至于對教學檔案歸檔持抵觸態(tài)度。有的專家、教師認為，教學科研成果是他們自已的心血的結晶，自我保存得相當好，沒必要歸檔；有的教師認為，材料放在自己手中，用起來方便。還有檔案管理部門服務意識淡薄，墨守成規(guī)。坐等別人上門交檔案，很少深入到教學單位去宣傳教學檔案。應讓大家明確檔案在學校工作中的重要意義，喚醒教師的檔案意識，積極主動的變等收上門指導與催收。

　�。ǘ�）管理體制不完善。在管理體制上，部分職校校院系檔案機構不健全，人員安排不到位，經(jīng)費投入不足，從而導致教學資料管理處于無序狀態(tài)。在部門規(guī)劃和工作制度中，很少提及檔案工作，既使形成一些文件材料，也因為沒有相應的管理制度，缺少統(tǒng)一可執(zhí)行的標準，從而導致教學檔案的分類、整理處于混亂狀態(tài)。

　�。ㄈ�）教學檔案信息資源開發(fā)力度不夠。教學管理內(nèi)容的信息化程度不高。傳統(tǒng)的職校教學檔案基本上都是以紙質(zhì)檔案為主，占用了大量的庫房空間，管理成本高。另外，教學日常管理的材料存檔不全，各院系之間的檔案難以進行交流。這些導致了教學檔案信息資源難以實現(xiàn)共享。

　　四、職業(yè)院校教學檔案管理工作的開發(fā)建設

　�。ㄒ唬┘訌娊虒W檔案管理制度的開發(fā)建設

　　職校的教學管理部門應根據(jù)國家的有關檔案法規(guī)和學院的實際情況，建立健全教學檔案管理工作的各項規(guī)章制度，把檔案建設工作列入學校工作計劃，并建立有效的監(jiān)督管理和激勵機制。逐步做到“三納入”、“四同步”，即把檔案管理納入院系工作計劃、管理制度和教師的職責范圍，在布置、檢查、總結和驗收各項工作的同時，也布置檢查總結和驗收檔案工作。教學檔案是教學實踐活動的真實紀錄，是進行教學研究必不可少的素材，只有依據(jù)可靠的教學檔案作為研究依據(jù)，才能對教學的特點進行定量和定性的分析，挖據(jù)科學、有效的教學方法，從而最大限度地提高教學質(zhì)量。

　�。ǘ�）加強教學檔案編研工作開發(fā)

　　加強教學檔案的編研工作，有利于開發(fā)檔案資源，發(fā)掘檔案的潛在功能。學院檔案管理人員應重視發(fā)掘教學檔案內(nèi)容的工作，及時對教學檔案信息進行分析、研究、篩選、加工、編篆，把原始的、分散的、零碎的、靜態(tài)檔案變成專指的、系統(tǒng)的、活的檔案信息，并及時準確地傳遞出去，以供學校師生和社會使用。此外，科學系統(tǒng)地做好編研工作，還可使檔案充分發(fā)揮其潛在的價值，為撰寫校史，調(diào)整專業(yè)設置，分析學生畢業(yè)分配形勢，豐富教學和教研活動等提供有力依據(jù)。

　　（三）加強教學檔案管理隊伍建設

　　從當前形勢來看，擁有一支既懂檔案知識，又懂教學管理并能運用現(xiàn)代化手段的教學檔案管理隊伍是做好教學檔案管理工作的關鍵，職校應當配備專職的教學檔案管理人員，并對其進行檔案專業(yè)知識培訓，使他們掌握檔案工作的基本知識和專業(yè)技能，計算機和網(wǎng)絡技術知識培訓。同時，檔案工作者在實踐中要解放思想，實事求是，與時俱進，不斷提高他們的業(yè)務水平。

　�。ㄋ模�實現(xiàn)職校教學檔案管理現(xiàn)代化

　　實現(xiàn)職校教學檔案管理信息化，是提高職校教學檔案管理效率的必由之路。伴隨著科學技術的迅猛發(fā)展，計算機應用技術的普及，校園局域網(wǎng)的建立，都為教學檔案管理的電子化、網(wǎng)絡化和現(xiàn)代化奠定了基礎。職校教學檔案管理工作要與時俱進，改變傳統(tǒng)的管理模式，將死檔案變成活檔案，將文字檔案變成電子檔案。以光盤和網(wǎng)頁等形式鮮活地顯現(xiàn)給更多人。因此，教學檔案管理者有必要了解和掌握先進的管理知識，不斷學習和更新現(xiàn)代化管理經(jīng)驗。

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