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    1. 辦公室接聽電話的禮儀

      時(shí)間:2022-07-03 13:57:00 辦公/印刷/造紙 我要投稿
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        所謂5W1H是指When何、Who何人、Where何、What何事、Why為什么、How如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì)打電話和接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備,有賴于5W1H技巧。

        辦公室接電話禮儀技巧5w1h介紹

        who(對(duì)象)

        who是指打電話的對(duì)象。通話的對(duì)象可能是總經(jīng)理,也可能是普通的公司職員,因此,在電話開始時(shí)需要確認(rèn)一下接電話者是不是所要找尋的人。

        where(場(chǎng)所)

        where是要確定與客戶進(jìn)行約會(huì)的具體地點(diǎn)。一般說來,由于很多公司只有一個(gè)電話線路,如果地點(diǎn)確定不下來,那么占線時(shí)間過久勢(shì)必會(huì)影響公司的對(duì)外通話系統(tǒng)。因此,在打電話之前就應(yīng)該大致選好約會(huì)的地點(diǎn),通?梢赃x擇在兩公司之間的某個(gè)地方。

        why(理由)

        why是指打電話的理由。通過此次電話需要達(dá)到什么目的?這個(gè)電話是不是非打不可?這些都是需要在打電話之前考慮清楚的問題,因?yàn)榇螂娫捯残枰加霉ぷ鲿r(shí)間,能節(jié)省則盡量節(jié)省。

        what(內(nèi)容)

        what是指打電話所要傳達(dá)的內(nèi)容。為了使此次電話達(dá)到最大的績(jī)效,工作人員應(yīng)該事先準(zhǔn)備好所要講述的內(nèi)容,并思考采用何種方式向接電話者傳達(dá)信息,使之能夠馬上領(lǐng)會(huì)到打電話者的意圖。要注意的是,電話的內(nèi)容應(yīng)該使客戶產(chǎn)生賓至如歸的感覺,為公司贏得良好的口碑。

        接電話的對(duì)象不同,會(huì)涉及到不同禮貌用語的使用。但不管接聽對(duì)象是誰,在選擇對(duì)方稱呼時(shí)都應(yīng)該注意滿足對(duì)方的優(yōu)越感,以獲得相應(yīng)的回報(bào)。

        when(時(shí)間)

        when是要選擇對(duì)方比較合適的時(shí)間進(jìn)行通話。應(yīng)該盡量避免在對(duì)方工作忙碌、例會(huì)、用餐、休息等時(shí)間段內(nèi)打電話,這就需要在平時(shí)多注意收集詳細(xì)的資料,建立客戶檔案,從而獲得對(duì)方較高的認(rèn)同度。

        how(方法)

        how所要考慮的是如何在電話中恰當(dāng)表達(dá)的問題。如果原先約定是今天交貨,但公司實(shí)在來不及的時(shí)候,就應(yīng)該注意選擇較妥善的說辭,讓客戶能夠接納;否則,簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的抱歉話語,很難讓客戶接受。

        辦公室電話禮儀常識(shí):打電話的禮儀常識(shí)

        打電話的禮儀

        1、時(shí)間選擇:和私人通話要選擇效率高的時(shí)間,晚上10點(diǎn)后,早上7點(diǎn)之前不打電話,就餐的時(shí)候別打電話,節(jié)假日不要打電話。

        2、空間選擇: 私人電話最好在家里打,工作電話在單位打。不亂用單位電話談私事,不在公眾場(chǎng)所打電話。

        3、喜悅的心情:打電話時(shí)我們要保持良好的心情,這樣即使對(duì)方看不見你,但是從歡快的語調(diào)中也會(huì)被你感染,給對(duì)方留下極佳的印象,由于面部表情會(huì)影響聲音的變化,所以即使在電話中,也要抱著"對(duì)方看著我"的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。

        4、打電話過程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠 "聽"得出來。如果你打電話的時(shí)候,彎著腰躺在椅子上,對(duì)方聽你的聲音就是懶散的,無精打采的,若坐姿端正,所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳,充滿活力。因此打電話時(shí),即使看不見對(duì)方,也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢(shì)。

        5、通話時(shí)長(zhǎng):宜短不宜長(zhǎng)。長(zhǎng)話短說,廢話不說。把最重要的事放在前面,自我介紹開頭。

        6、打錯(cuò)電話要主動(dòng)道歉,發(fā)短信祝福最好帶署名。

        辦公室電話禮儀常識(shí):社交禮儀中接打電話的訣竅

        電話已成為日常交際不可或缺的通訊工具,因此學(xué)會(huì)接打電話的禮儀在我們?nèi)粘=浑H中是非常重要的,打電話要選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間,查清號(hào)碼撥號(hào),接聽電話時(shí)認(rèn)真傾聽等都是良好社交禮儀的表現(xiàn)。

        一 打電話禮儀:

        1做好打電話前的準(zhǔn)備:做好思想準(zhǔn)備、精神飽滿;要考慮好通話的大致內(nèi)容,如怕打電話時(shí)遺漏,那么記下主要內(nèi)容以備忘;在電話機(jī)旁要有記錄的筆和紙。

        2電話撥通后,應(yīng)先說“您好”,問對(duì)方:是某單位和個(gè)人。得到明確答復(fù)后,再自報(bào)家門,報(bào)單位和你個(gè)人的名字。

        3如對(duì)方幫你去找人聽電話,此時(shí),打電話的人應(yīng)拿住話筒,不能放下話筒干別的事。

        4告知“某不在”時(shí),你不可“喀嚓”就掛斷,而應(yīng)說“謝謝,我過會(huì)兒再打”或“如方便,麻煩您轉(zhuǎn)告”或“請(qǐng)告訴他回來后給我回個(gè)電話,我的電話號(hào)碼是 ……”

        5電話撥錯(cuò)了,應(yīng)向?qū)Ψ奖硎厩敢,“?duì)不起,我打錯(cuò)了”,切不可無禮的就掛斷電話。

        6如要求對(duì)方對(duì)你的電話有所記錄,應(yīng)有耐心,別催問:“好了嗎?”、“怎么這么慢!”

        7打電話時(shí),要口對(duì)話筒,說話聲音不要太大也不要太小,說話要富于節(jié)奏,表達(dá)要清楚,簡(jiǎn)明扼要,吐字清晰,切忌說話矯揉造作,嗲聲嗲氣。

        8給單位打電話時(shí),應(yīng)避開剛上班或快下班時(shí)間,因?yàn)榻勇犽娫挼娜瞬荒蜔。居家打電話宜在中飯或晚飯或晚上的時(shí)間,但太晚或午睡的時(shí)間不宜。

        9通話應(yīng)簡(jiǎn)單明了,對(duì)重要內(nèi)容可以扼要地向?qū)Ψ皆贁⑹鲆槐,以求確認(rèn)。

        10不占用公司電話談個(gè)人私事,更不允許在工作時(shí)間用電話與親朋好友聊天。

        11通話完畢,應(yīng)友善地感謝對(duì)方:“打攪你了,對(duì)不起,謝謝您在百忙中接聽我的電話”,或者“和您通話感到很高興,謝謝您,再見”。

        二 接電話的禮儀:

        1一般鈴聲一響,就應(yīng)及時(shí)接電話。如鈴聲響過四次再去接,就顯得不禮貌,此時(shí)拿起電話,應(yīng)說聲“對(duì)不起,讓您久等了!

        2一般拿起話筒后,應(yīng)說“您好”

        3再自我介紹,需要我?guī)兔?

        4認(rèn)真傾聽對(duì)方的電話內(nèi)容,聽電話時(shí),應(yīng)說“是、好”等,讓對(duì)方感到你在認(rèn)真地聽,不要輕易打斷對(duì)方的說話。

        5如對(duì)方不是找你,那么你應(yīng)該禮貌的請(qǐng)對(duì)方“稍候”,如找不到聽電話的人,你可以自動(dòng)的提供一些幫助,“需要我轉(zhuǎn)告嗎?”

        6如對(duì)方要求電話記錄,應(yīng)馬上拿出紙和筆進(jìn)行記錄。電話記錄:說來的電話(WHO),打電話找誰(WHOM),來電的內(nèi)容(What)、來電的原因(Why)、來電提到的地點(diǎn)(Where)、時(shí)間(When)。

        7電話完畢,應(yīng)等對(duì)方掛機(jī)后在掛比較好,不要倉促的就掛斷,甚至對(duì)方話音沒落,就掛斷。掛電話的聲音不要太響,以免讓人產(chǎn)生粗魯無禮的感覺。

        8碰到對(duì)方掛錯(cuò)電話時(shí),態(tài)度要有禮貌,別說“亂打,怎么搞的!

        9接電話時(shí),盡量不要干別的事,如中途有事,必須走開一下,那么時(shí)間也不應(yīng)超過30秒。

        禮貌禮儀知識(shí)― 撥打電話要注意什么

        撥打電話要注意:

        (1)時(shí)間

        一般情況下,不要選擇過早、過晚或?qū)Ψ叫菹⒌臅r(shí)間打電話。比如,工作電話應(yīng)該選擇在8點(diǎn)以后,如在國(guó)外應(yīng)選擇在9點(diǎn)以后。往辦公室打電話,最好避開臨下班的時(shí)間。因?yàn)檫@個(gè)時(shí)間如需要了解、研究或者對(duì)方急于下班,很可能得不到滿意的答復(fù)。中午休息的時(shí)間,也不要給對(duì)方打電話。非特殊情況,不要在節(jié)日、假日、用餐時(shí)間和休息時(shí)間給對(duì)方打電話。半夜或清晨被電話吵醒,很容易引起對(duì)方的反感。打國(guó)際電話,首先要考慮對(duì)方國(guó)家的時(shí)差。如中國(guó)同美國(guó)時(shí)差12個(gè)小時(shí),北京下午3點(diǎn)時(shí)卻是美國(guó)人睡得正香的后半夜。如果忽視時(shí)差,把人從睡夢(mèng)中驚醒是十分不禮貌的。

        其次要把握好通話的時(shí)間長(zhǎng)度。在正常的情況下,一次打電話的時(shí)間最好不要超過3分鐘。這種做法,在國(guó)外叫做“打電話的3分鐘原則”。要求打電話的一方要有很強(qiáng)的時(shí)間觀念,抓住主題,在盡可能短的時(shí)間內(nèi)表達(dá)自己的意思。因?yàn)闀r(shí)間過長(zhǎng),造成電話占線,會(huì)影響正常的`通訊。要講究效率,既節(jié)約自己的時(shí)間,也不要浪費(fèi)他人的時(shí)間。

        (2)內(nèi)容

        通訊內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要,作到言簡(jiǎn)意賅,干脆利索,不要吞吞吐吐,東拉西扯,否則,既浪費(fèi)了時(shí)間,又給對(duì)方留下了糟糕的印象。

        (3)態(tài)度

        通話過程中,打電話者要文明禮貌,態(tài)度熱情誠(chéng)懇。

        ①通話時(shí)要吐字清楚,語速、音量適中,語句簡(jiǎn)短,語氣親切,作到語言文明。在先向?qū)Ψ焦Ь吹氐酪宦暎骸澳?”后,要主動(dòng)的介紹單位的名稱和自己的姓名,不要讓對(duì)方去猜。結(jié)束通話前,要道一聲:“謝謝!”“再見”。

       、谕ㄔ挄r(shí)要精力集中,嘴里千萬不要嚼東西,也不要一邊打電話,一邊同旁人聊天,或一邊打電話,一邊兼作其它事,給對(duì)方心不在焉的感覺。

        ③打錯(cuò)電話時(shí),要向?qū)Ψ降狼福骸皩?duì)不起”、“打擾您了”,等等。不可一言不發(fā),掛斷電話了事。通電話時(shí)忽然中斷,按禮儀要求應(yīng)由打電話方立即再撥,并向?qū)Ψ秸f明,不應(yīng)等接電話一方把電話打過來。

        ④要注意舉止、形象。打電話時(shí),應(yīng)站好或坐端正,舉止得體。不可坐在桌角上或椅背上,也不可趴著、仰著、斜靠著或者雙腿高架著。用電話要輕拿輕放。打電話時(shí),姿勢(shì)對(duì)方雖然不能看見,但不良姿勢(shì)可以影響一個(gè)人的情緒和聲音,使對(duì)方有所察覺。另外,在同事面前,也會(huì)有損自己的風(fēng)度和形象。

        辦公室電話禮儀常識(shí):接聽電話的禮儀

        (1)電話鈴一響,應(yīng)立即放下其他工作,及時(shí)接聽電話。接電話有“鈴響不過三”的說法,就是說接電話以鈴響三次以內(nèi)接聽為宜。在工作和生活中,我們應(yīng)注意遵守這一作法,而不要故意拖延時(shí)間。

        (2)拿起話筒后,要主動(dòng)問好并自報(bào)家門。問候?qū)Ψ绞嵌Y貌的表示;自報(bào)家門則是為了讓對(duì)方驗(yàn)證一下,是否撥錯(cuò)了電話,找錯(cuò)了人。

        (3)接聽電話時(shí),要積極呼應(yīng),態(tài)度熱情友好,不要裝腔作勢(shì),冷落對(duì)方。要專心致志,不要心不在焉,三心二意。電話結(jié)束時(shí),要主動(dòng)說:“再見”,做到客氣有禮貌。接聽電話時(shí),如遇重要內(nèi)容,要認(rèn)真做好筆錄。

        (4)如果對(duì)方打錯(cuò)電話號(hào)碼,要耐心向?qū)Ψ秸f明,不要不耐煩,甚至惡語相加。通話時(shí)電話中斷,要等待對(duì)方再次撥進(jìn)來,不要遠(yuǎn)離電話或者責(zé)備對(duì)方。

        (5)在會(huì)晤重要客人或者會(huì)議期間有人打來電話,應(yīng)向?qū)Ψ秸f明情況,表示歉意并約好時(shí)間,主動(dòng)打電話過去。一旦約好給對(duì)方打電話,就要守約。

        (6)按照電話禮儀的慣例,一般要由打電話者掛斷電話。在對(duì)方?jīng)]掛斷電話時(shí),接電話一方不應(yīng)主動(dòng)掛斷。尤其在與位尊者和女士通電話時(shí),一定要等對(duì)方掛上電話,以示對(duì)對(duì)方的尊重。

        代接電話的禮儀要求是:

        (1)接電話時(shí),對(duì)方不是找自己,不要出口不快,拒絕對(duì)方代找他人的請(qǐng)求,應(yīng)該問清楚找誰后,用手輕捂話筒,請(qǐng)要找的接話人接聽電話。

        (2)如果要找的人不在,需轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng),代接電話的人一定要認(rèn)真記錄,重要事項(xiàng)待對(duì)方講完之后,還應(yīng)該重復(fù)一遍,以驗(yàn)證記錄是否準(zhǔn)確,同時(shí)將自己的姓名告訴對(duì)方,讓對(duì)方放心。電話記錄應(yīng)包括通話者的姓名、單位、通話時(shí)間、內(nèi)容、是否回電話,并應(yīng)問清回電話的號(hào)碼等內(nèi)容。代接的電話要及時(shí)轉(zhuǎn)告,不要耽誤。

        (3)問清楚對(duì)方的姓名和要辦的事后,再告訴對(duì)方要找的人不在,這是很不禮貌的。因?yàn)檫@樣很容易讓人產(chǎn)生誤會(huì)。會(huì)讓對(duì)方感到,人在與不在取決于打電話的是誰和辦什么事。

      辦公室接聽電話的禮儀2

        辦公秘書的對(duì)外形象代表了公司的形象。在日常工作中,掌握了接聽電話的禮儀,讓對(duì)方在您親切的話語中心平氣和地談事情,通話結(jié)束后,對(duì)方會(huì)對(duì)您公司有極佳的印象。

        通話時(shí)聲音不宜太大,讓對(duì)方聽得清楚就可以,否則對(duì)方會(huì)感覺不舒服,而且也會(huì)影響到辦公室里其他人的工作。

        接起電話時(shí)首先應(yīng)自報(bào)單位名稱及所屬部門。

        接聽電話時(shí),要詢問對(duì)方單位名稱及所屬部門,接轉(zhuǎn)電話時(shí)為指定受話人提供便利。

        當(dāng)對(duì)方要找的人不在時(shí),在不了解對(duì)方的動(dòng)機(jī)、目的是什么時(shí),請(qǐng)不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說出指定受話人的行蹤。

        當(dāng)你正在通電話,又碰上客人來訪時(shí),原則上應(yīng)先招待來訪客人,此時(shí)應(yīng)盡快和通話對(duì)方致歉,得到許可后掛斷電話。不過,電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí),應(yīng)告知來訪的客人稍等,然后繼續(xù)通話。

        在電話中傳達(dá)事情時(shí),應(yīng)重復(fù)要點(diǎn),對(duì)于數(shù)字、日期、時(shí)間等,應(yīng)再次確認(rèn)以免出錯(cuò)。

        如果對(duì)方?jīng)]有報(bào)上自己的姓名,而直接詢問上司的去向,此時(shí)應(yīng)客氣而禮貌地詢問:"對(duì)不起,請(qǐng)問您是哪位?"

        要轉(zhuǎn)告正在接待客人的`人有電話時(shí),最好不要口頭轉(zhuǎn)達(dá),可利用紙條傳遞口信,這樣不僅可以避免泄露秘密,也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。

        聽不清楚對(duì)方說話的內(nèi)容時(shí),最好不要猶豫,應(yīng)立即將狀況明確告知對(duì)方,請(qǐng)對(duì)方給予改善。

        如果電話突然發(fā)生故障導(dǎo)致通話中斷,此時(shí)務(wù)必?fù)Q另外的電話再撥給對(duì)方,向?qū)Ψ浇忉屒宄?/p>

        掛斷電話前的禮貌不可忽視,要確定對(duì)方已掛斷電話,才能放下聽筒。

      辦公室接聽電話的禮儀3

        1、時(shí)刻保持微笑、聲音清晰

        在接聽電弧中,一定要面帶笑容,還要保持清晰明朗的聲音。雖然笑容只能表現(xiàn)在臉上,但在你說話的聲音里面是隨時(shí)都能感覺到的。

        聲音要文雅有禮,以懇切之話語表達(dá)。親切、溫情的聲音會(huì)使對(duì)方馬上對(duì)我們產(chǎn)生良好的印象。如果繃著臉,聲音會(huì)變得冷冰冰。

        2、保持正確的姿勢(shì)

        接聽電話過程中應(yīng)該始終保持正確的姿勢(shì)。一般情況下,當(dāng)人的身體稍微下沉,丹田受到壓迫時(shí)容易導(dǎo)致丹田的聲音無法發(fā)出;大部分人講話所使用的是胸腔,這樣容易口干舌燥,如果運(yùn)用丹田的聲音,不但可以使聲音具有磁性,而且不會(huì)傷害喉嚨。因此,保持端坐的姿勢(shì),尤其不要趴在桌面邊緣,這樣可以使聲音自然、流暢和動(dòng)聽。

        如果接電話的時(shí)候,彎著腰躺在椅子上,對(duì)方聽你的聲音就是懶散的`,無精打采的;若坐姿端正,身體挺直,所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳,充滿活力。因此打電話時(shí),即使看不見對(duì)方,也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢(shì)。

        3、保持電話與嘴之間合適的距離

        在接聽電話時(shí),應(yīng)注意使嘴和話筒保持4厘米左右的距離;要把耳朵貼近話筒,仔細(xì)傾聽對(duì)方的講話。

        辦公室接聽電話禮儀禁忌:

        1、避免喂、喂或者你找誰開頭。

        2、在通話過程中,絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠聽得出來。也不要同時(shí)與同事閑聊。

        3、在通話結(jié)束時(shí),不要先對(duì)方掛斷電話。

        4、不要直接大聲的喊被找的人過來聽電話,應(yīng)該用手捂住聽筒叫,或者讓對(duì)方等等自己放下電話去叫過來。

        5、禁止接電話的時(shí)候大聲喧嘩。

      辦公室接聽電話的禮儀4

        辦公室接聽電話基本要點(diǎn):

        1、鈴不過三

        在電話鈴響三聲之內(nèi)接起電話,不要故意延遲,提起聽筒后,不要和周圍人閑聊。

        電話鈴響3遍之前就應(yīng)接聽,3遍后就應(yīng)道歉:對(duì)不起,讓你久等了。如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時(shí)接聽,代接的人應(yīng)妥為解釋。如果既不及時(shí)接電話,又不道歉,甚至極不耐煩,就是極不禮貌的行為。盡快接聽電話會(huì)給對(duì)方留下好印象,讓對(duì)方覺得自己被看重。

        2、左手拿聽筒、右手拿筆

        辦公室接聽電話不想個(gè)人接聽電話那么隨意,在對(duì)方打過來電話的時(shí)候必須要做文字記錄。

        3、第一時(shí)間說出公司或者部門名稱

        在電話接通以后,主動(dòng)向?qū)Ψ蕉Y貌問好,并第一時(shí)間報(bào)出本公司或者部門的名稱。例如:您好、這里是眾卓企業(yè)管理咨詢有限公司。

        4、對(duì)方基本信息了解

        確認(rèn)對(duì)方的基本信息,包括對(duì)方公司、個(gè)人姓名、身份等。只有問清楚基本情況自己的工作才能順利進(jìn)展,如果沒有問清楚來電者的身份,在轉(zhuǎn)接過程中遇到問題時(shí)就很難解決 了,不但浪費(fèi)時(shí)間而且還會(huì)影響到工作進(jìn)展。

        5、詳細(xì)了解來電目的

        了解清楚基本的來電者信息之后,就要對(duì)來電的目的做詳細(xì)的了解,以便對(duì)該電話采取合適的解決方式。包括要問到:對(duì)方來電找誰?對(duì)方的事情是否可以代為轉(zhuǎn)告?是否一定要找直接人接聽?一般性的廣告電話在問清楚之后就可以直接回絕,如果是公司有用的廣告電話就可以記錄,待需要的時(shí)候可以直接用。做大最大限度的靈活接聽電話。

        6、確認(rèn)來電主要內(nèi)容

        在電話結(jié)束之前一定要和對(duì)方確認(rèn)一次來電的主要內(nèi)容,做到準(zhǔn)確到位,防止記錄錯(cuò)誤或者少記。如果是見面會(huì)晤,那就要對(duì)會(huì)面的時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等各方面相關(guān)的信息核實(shí)清楚。

        隨時(shí)牢記5W1H技巧,所謂5W1H是指①When何時(shí)②Who何人③Where何地④What何事⑤Why為什么⑥How如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì)打電話和接電話具有相同的`重要性。電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備,有賴于5W1H技巧。

        7、禮貌道謝

        電話結(jié)束一定要對(duì)對(duì)方進(jìn)行禮貌的道謝,這也是基本的電話禮儀。來電者是客人,一定要尊重客人,千萬不要表現(xiàn)出一種眼中無人的感覺。

        8、讓來電者先掛電話

        不管是客戶或者是找公司相關(guān)人的間接客戶都要等著對(duì)方掛斷電話之后再掛電話,不可啪的一下扔回原處,這極不禮貌。

        如果這邊快速的掛斷電話,會(huì)讓來電者感覺這邊的人對(duì)他很不耐煩,會(huì)讓對(duì)方心里不舒服的。所以在接聽一個(gè)電話即將結(jié)束時(shí),應(yīng)該禮貌的請(qǐng)客戶先掛電話,這樣才算是一個(gè)完美的接聽電話的結(jié)束。