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秘書電話實務(wù)案例分析
開會時原則上不接電話
琳達(dá)是東訊電子(廣州)公司董事長兼總經(jīng)理的秘書。這天上午上司正在主持召開公司的董事會。公司有規(guī)定，在開董事會時，參加人員一般不接電話，等散了會再說。十點左右，朗日公司的總經(jīng)理胡戈來電話找上司。朗日公司是本公司的大客戶，胡總對琳達(dá)說他有急事要與上司商量。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個選項：
a、胡總，對不起!我們總經(jīng)理正在開會，不能接聽電話。
b、胡總，實在不湊巧，我們總經(jīng)理正在參加董事會，估計會議要到12點鐘才結(jié)束。回頭我們再給您來個電話，您看這樣可以嗎?
c、胡總，請您稍等一下，我們總經(jīng)理剛剛散會，我馬上幫您去找找。
d、胡總，請您等一下，我馬上叫我們總經(jīng)理來接電話!
e、胡總，實在對不起，我們表總不在公司。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。
本題c
當(dāng)你說幫對方去找找以后，你就可以去向上司悄悄匯報，聽取他的指示，如果他認(rèn)為事情不急，不愿意去接電話，那么，你就要這樣回答對方：“實在對不起，這會兒不知總經(jīng)理上哪兒去了，回頭見著總經(jīng)理，我們就給您去個電話，您看這樣可以嗎?”如果上司愿意來接，你就可以說剛剛找到了喪總。這樣，你既沒自作主張，又照顧到了對方的面子。
上司不想接廣告公司的電話
琳達(dá)是全能食品(廣州)公司總經(jīng)理的秘書�？斓侥甑琢�，公司馬上就要開懂事會了。由于銷售大幅度滑坡，總經(jīng)理的心情非常煩躁。這天上午十點左右，廣告公司的總經(jīng)理鄭斌來電話，想就明年的廣告代理問題與總經(jīng)理交換一下看法。正忙得暈頭轉(zhuǎn)向的總經(jīng)理一聽說談明年的廣告問題，就對琳達(dá)說：“不就是明年的廣告的事嗎?現(xiàn)在沒時間!” 面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個選項：
a、鄭總，我們總經(jīng)理今天安排實在太滿，很難抽出時間，回頭我們給你打過去，可以嗎?
b、鄭總，您的事我們總經(jīng)理知道了，下次再約時間吧。
c、鄭總，我們總經(jīng)理正急著趕份材料，不能接電話。
d、鄭總，關(guān)于明年的廣告問題，跟我們公司市場部梅經(jīng)理談?wù)効梢詥?
e、鄭總，我們總經(jīng)理今日身體有些舒服，您先跟我說說，我再轉(zhuǎn)告他可以嗎?
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。
本題a
一個優(yōu)秀的秘書在于與上司之間形成一種默契，她能理解上司的每一個意圖。在年終這個事情繁雜，再加上業(yè)績欠佳的時候，上司的心情煩躁，說些言不由衷的話是很正常的，因此，在這個時候，應(yīng)該更好地去了解和把握上司的，成為上司名副其實的助手。年底說忙，對方完全能理解，這樣，待上司心情好些之后，上司自然會與對方聯(lián)系。
接受指示時來電話
琳達(dá)是冰川鋼鐵(中國)公司總經(jīng)理的秘書。下周就要召開全國經(jīng)銷商大會了，這天上午琳達(dá)正在就會議的籌備工作接受上司的指示的時候，她辦公桌上的外線電話響了。琳達(dá)只好對上司說了聲“對不起”后回自己辦公室接電話，結(jié)果這電話是找上司的。而對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個選項：
a、問對方是什么事情，如果是急事就轉(zhuǎn)給上司。
b、說上司現(xiàn)在很忙，問對方可不可以先找公司的其他人。
c、像平時一樣問對方是什么事情，她幫助轉(zhuǎn)達(dá)給上司。
d、告訴對方說上司正在商量工作，完了之后就馬上打電話給他。
e、說上司現(xiàn)在正在商量工作，完了以后再轉(zhuǎn)達(dá)給上司。
請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。
答案c
即使秘書是在接受指示的過程中，如果外線電話響了(這意味著是由公司外部打來的)，秘書就應(yīng)馬上去接電話，更何況這電話本來就是打給上司的。把對方的意思轉(zhuǎn)達(dá)給上司，雖然會影響上司作指示，但這影響并不大，轉(zhuǎn)達(dá)完了仍可以繼續(xù)，所以，應(yīng)像平時接電話那樣，問對方是什么事情，她幫助轉(zhuǎn)達(dá)給上司。
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