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數(shù)據(jù)庫在會計(jì)專業(yè)中的作用
會計(jì)專業(yè)的學(xué)生要學(xué)習(xí)《會計(jì)電算化》這門必修課，會計(jì)電算化的教學(xué)內(nèi)容往往側(cè)重于會計(jì)軟件的操作，有時(shí)會涉及到數(shù)據(jù)庫的相關(guān)知識。那么，《數(shù)據(jù)庫》這門課對于會計(jì)專業(yè)的學(xué)生來講如何講授呢?筆者從事《會計(jì)電算化》和《數(shù)據(jù)庫》的教學(xué)多年了，發(fā)現(xiàn)會計(jì)專業(yè)的學(xué)生對《會計(jì)電算化》這門課的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于《數(shù)據(jù)庫》，在數(shù)據(jù)庫的學(xué)習(xí)中，經(jīng)常有學(xué)生問，學(xué)習(xí)這門課有什么用?
的確，會計(jì)專業(yè)的學(xué)生對計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)僅僅局限于計(jì)算機(jī)的操作上，對計(jì)算機(jī)的其它知識知之甚少，甚至認(rèn)為沒有必要去學(xué)習(xí)。我卻不這樣認(rèn)為，以我講授《Access數(shù)據(jù)庫》為例，會計(jì)專業(yè)的學(xué)生學(xué)習(xí)一點(diǎn)數(shù)據(jù)庫的基本知識和操作，不僅學(xué)習(xí)了一門新學(xué)科，還可以加深對電算化會計(jì)這門學(xué)科的更深層次的認(rèn)識，從理論上進(jìn)一步理解會計(jì)軟件規(guī)范化操作的含義，同時(shí)還可以拓寬相關(guān)經(jīng)濟(jì)學(xué)科的學(xué)習(xí)思路。
首先，明確數(shù)據(jù)庫的含義，從數(shù)據(jù)庫的角度深入理解電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的概念。
會計(jì)專業(yè)的學(xué)生沒有必要學(xué)習(xí)復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫理論及編程，但是學(xué)會數(shù)據(jù)庫的基本概念和操作卻大有益處。Access數(shù)據(jù)庫是一個(gè)小型數(shù)據(jù)庫信息處理系統(tǒng)，它是Office的組件之一。它的強(qiáng)大功能主要體現(xiàn)在：數(shù)據(jù)表操作簡單、易學(xué)易懂;可以通過向?qū)?chuàng)建表、查詢、窗體及報(bào)表;可以有效管理、分析數(shù)據(jù)等等。讓會計(jì)專業(yè)的學(xué)生通過學(xué)習(xí)Access數(shù)據(jù)庫的基本知識來了解電算化會計(jì)信息系統(tǒng)是非常實(shí)用的，可以起到事半功倍的效果。
數(shù)據(jù)庫是按照一定關(guān)系組織起來的有聯(lián)系的數(shù)據(jù)集合，在一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，所有的數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)成了一個(gè)結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、管理嚴(yán)密的信息系統(tǒng)。會計(jì)數(shù)據(jù)通常是指記錄下來的會計(jì)事實(shí)，是產(chǎn)生會計(jì)信息的源泉。會計(jì)數(shù)據(jù)數(shù)量龐大，分布在企業(yè)不同的業(yè)務(wù)部門，涉及到企業(yè)經(jīng)營的各個(gè)方面，需要經(jīng)過會計(jì)部門的不斷加工、處理才能形成有用的會計(jì)信息，因此，會計(jì)是一個(gè)信息系統(tǒng)，它所服務(wù)的對象是現(xiàn)代企業(yè)組織，它向與企業(yè)利益相關(guān)的各個(gè)方面?zhèn)鬟f以財(cái)務(wù)信息為主的經(jīng)濟(jì)信息。那么，怎樣把二者結(jié)合起來呢?
會計(jì)數(shù)據(jù)主要包括會計(jì)憑證數(shù)據(jù)、會計(jì)賬簿數(shù)據(jù)和會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)，從手工會計(jì)核算上來看，它們之間的聯(lián)系是：首先取得反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原始憑證，然后根據(jù)審核無誤的原始憑證登記反映會計(jì)要素增減變化的記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證登記賬簿，最后根據(jù)賬簿信息編制會計(jì)報(bào)表。電算化會計(jì)則強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出這一流程，會計(jì)信息由輸入會計(jì)數(shù)據(jù)、保存會計(jì)數(shù)據(jù)和信息、會計(jì)數(shù)據(jù)的處理和變換以及輸出會計(jì)信息構(gòu)成，它是一種有序排列的結(jié)構(gòu)。從這點(diǎn)來看，把數(shù)據(jù)庫基本知識與會計(jì)信息系統(tǒng)結(jié)合起來，學(xué)習(xí)一些簡單的數(shù)據(jù)庫操作，可以讓會計(jì)專業(yè)的學(xué)生明確學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫的意義，了解會計(jì)電算化系統(tǒng)的開發(fā)原理。
其次，學(xué)習(xí)、認(rèn)識數(shù)據(jù)表，幫助學(xué)生認(rèn)識會計(jì)數(shù)據(jù)所包含的基本內(nèi)容及存儲方式。
創(chuàng)建了一個(gè)“庫”之后要在里面存放數(shù)據(jù)并對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，這就是“數(shù)據(jù)表”它是數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)表是按行和列組織起來的數(shù)據(jù)集合，一般具有特定的主題，可以將任何可用的數(shù)據(jù)放在表中。例如，在會計(jì)核算中首先要根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，在一張記賬憑證中不僅包含經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間、內(nèi)容摘要，還包含了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)引起的會計(jì)要素的增減變化，即會計(jì)科目的內(nèi)容和數(shù)量的變化等等，所有這些數(shù)據(jù)都可以放在一張數(shù)據(jù)表中，那么，這些數(shù)據(jù)如何在數(shù)據(jù)表中表現(xiàn)出來呢?
現(xiàn)實(shí)世界中客觀存在的事物一般都有多個(gè)屬性特征，一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生在會計(jì)記錄中可以表現(xiàn)為“發(fā)生時(shí)間”、“內(nèi)容摘要”、“會計(jì)科目”、 “金額”、“附件張數(shù)”、“責(zé)任人簽名”等屬性。目前廣泛使用的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫由一系列二維表組成，二維表由行和列組成，表中的每一列表示數(shù)據(jù)的某一個(gè)屬性，在數(shù)據(jù)表中稱為“字段”;表中的每一行表示一個(gè)具體的屬性值，在數(shù)據(jù)庫表中稱為“記錄”。把發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄在記賬憑證中，主要包括“年月日”(即經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間)、“摘要”、“會計(jì)科目名稱”、“借方金額”、“貸方金額”等內(nèi)容，它們是一張數(shù)據(jù)表中的幾個(gè)字段，它們從不同方面表明了一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的屬性，在數(shù)據(jù)表中表現(xiàn)為不同的列;而這項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的具體內(nèi)容則以“行”的形式表現(xiàn)在表中，有多少筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)就有多少這樣的“行”，它們被稱為數(shù)據(jù)表中的“記錄”。大量的記賬憑證就是通過這樣的“表”表現(xiàn)出來的。如果開發(fā)一個(gè)會計(jì)核算信息系統(tǒng)，首先就要設(shè)計(jì)表現(xiàn)和保存這些數(shù)據(jù)的“數(shù)據(jù)表”。如果操作財(cái)務(wù)軟件，就要明白輸入的會計(jì)數(shù)據(jù)保存在哪里了，它們是怎樣被保存的。
再次，通過數(shù)據(jù)表的操作，學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)的屬性，讓學(xué)生更進(jìn)一步理解會計(jì)數(shù)據(jù)的內(nèi)涵，進(jìn)而能規(guī)范會計(jì)軟件的操作。
明白了數(shù)據(jù)表的概念之后，還要學(xué)習(xí)一個(gè)重要概念：數(shù)據(jù)的類型。定義數(shù)據(jù)類型的目的是區(qū)別不同數(shù)據(jù)在輸入時(shí)的不同要求，即要遵循的相應(yīng)規(guī)則。例如，在輸入會計(jì)憑證中的摘要信息時(shí)，要明確輸入的是“文本型數(shù)據(jù)”，就要按照文本型數(shù)據(jù)的輸入要求進(jìn)行操作;輸入借方、貸方的金額時(shí)，就要按照“數(shù)字型數(shù)據(jù)”的輸入要求輸入數(shù)字，而不能輸入文本。
設(shè)計(jì)了數(shù)據(jù)的類型，還要對不同數(shù)據(jù)類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行屬性的設(shè)計(jì)。如定義數(shù)據(jù)的取值范圍，在數(shù)據(jù)表中就是定義字段的大小。這時(shí)，我們可以拿一張真實(shí)的會計(jì)憑證讓學(xué)生去體會。在一張會計(jì)憑證中要記錄會計(jì)要素的貨幣指標(biāo)，但是標(biāo)準(zhǔn)的憑證上金額指標(biāo)只精確到兩位小數(shù)，最大值只能到百萬。在這個(gè)實(shí)例操作中，讓學(xué)生計(jì)算這個(gè)數(shù)據(jù)的大小，很多學(xué)生得出9。這個(gè)數(shù)據(jù)正確嗎?從數(shù)學(xué)角度講完全正確，但從計(jì)算機(jī)角度講卻是錯(cuò)誤的，為什么?因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)中，小數(shù)點(diǎn)也要占用一位，那么在定義這個(gè)數(shù)據(jù)的字段大小時(shí)，就要設(shè)置為10。通過這樣一個(gè)簡單的例子，學(xué)生很快明白了以下問題：
1、不同的數(shù)據(jù)可以通過定義其類型進(jìn)行區(qū)分。明確了這一點(diǎn)，學(xué)生在輸入數(shù)據(jù)時(shí)不會輸入非法數(shù)據(jù)。例如輸入貨幣指標(biāo)時(shí)不能輸入文本。
2、不同類型的數(shù)據(jù)其屬性是不同的，可以通過定義其屬性提高數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。例如，一般情況下輸入會計(jì)憑證時(shí)不允許逆時(shí)，即輸入下一張憑證時(shí)其業(yè)務(wù)時(shí)間不能小于上一張憑證的業(yè)務(wù)時(shí)間，要對這一點(diǎn)進(jìn)行正確性驗(yàn)證，可以為其定義有效性規(guī)則即可。
這些問題都可以反映在會計(jì)軟件操作的規(guī)范性上，學(xué)生學(xué)習(xí)了數(shù)據(jù)表的相關(guān)操作之后，理解了數(shù)據(jù)表的設(shè)計(jì)原理，對會計(jì)軟件的規(guī)范化操作要求就有了更深的認(rèn)識，會計(jì)專業(yè)學(xué)生深厚的會計(jì)知識就很容易融合在數(shù)據(jù)庫知識中。
最后，學(xué)習(xí)了數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)表之后，要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系，在這個(gè)學(xué)習(xí)階段，可以通過創(chuàng)建會計(jì)科目表與其它表之間的關(guān)系加深對數(shù)據(jù)庫的認(rèn)識。
在電算化會計(jì)軟件的操作中，首先要進(jìn)行賬務(wù)系統(tǒng)的初始化，賬務(wù)系統(tǒng)的初始化是指將通用會計(jì)軟件轉(zhuǎn)化成適合本單位會計(jì)核算需要的專用會計(jì)軟件、將手工會計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)移植到計(jì)算機(jī)中等一系列的準(zhǔn)備工作。在此除了要設(shè)置具體核算規(guī)則和方法外，還要輸入有關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)庫的教學(xué)中可以此為突破口，通過建立數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系，深入講解數(shù)據(jù)之間的鉤稽關(guān)系。例如，數(shù)據(jù)庫中有一個(gè)重要的規(guī)則“參照完整性規(guī)則”，它屬于數(shù)據(jù)庫的表間規(guī)則系統(tǒng)，用于控制數(shù)據(jù)的一致性。在Access中使用這個(gè)規(guī)則系統(tǒng)可以確保相關(guān)表中記錄之間的有效性，對于一個(gè)數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)表，如果只對其中的一個(gè)表進(jìn)行插入、更新或刪除操作，就會影響到數(shù)據(jù)的完整性。以會計(jì)科目表為例，進(jìn)行會計(jì)核算首先要?jiǎng)?chuàng)建“會計(jì)科目”表，這一張數(shù)據(jù)表非常重要，任何單位在設(shè)計(jì)會計(jì)制度時(shí)首先要明確其進(jìn)行會計(jì)核算所需要的會計(jì)科目，這是會計(jì)核算的基礎(chǔ)。在電算化會計(jì)系統(tǒng)中它是一個(gè)數(shù)據(jù)字典，填制記賬憑證、登記各種賬簿、編制報(bào)表都要以此為依據(jù)的。因此，在一個(gè)會計(jì)核算系統(tǒng)中，會計(jì)科目表與其它數(shù)據(jù)有著密切的聯(lián)系。
一個(gè)數(shù)據(jù)庫不能只含有一張表，它由一系列表組成，更為重要的是這些表之間是有關(guān)系的，在數(shù)據(jù)庫中我們把這些關(guān)系分為三種：一對一關(guān)系、一對多關(guān)系、多對多關(guān)系。在創(chuàng)建會計(jì)科目表的過程中，要讓學(xué)生找出會計(jì)科目表與反映記賬憑證的數(shù)據(jù)表、反映各種賬簿的數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系。例如，在會計(jì)科目表中必須創(chuàng)建“會計(jì)科目編碼”字段、“會計(jì)科目名稱”，其它可根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建，在此應(yīng)當(dāng)明確“會計(jì)科目編碼”的含義，在手工會計(jì)系統(tǒng)，會計(jì)科目編碼的意義不很明顯，但是在電算化會計(jì)系統(tǒng)中會計(jì)科目編碼是數(shù)據(jù)處理的關(guān)鍵字，它便于檢索、分類及匯總，可以提高輸入速度，減少工作量。如果在會計(jì)憑證中輸入了一個(gè)在會計(jì)科目表中不存在的科目編碼，軟件就會提示這張憑證輸入錯(cuò)誤，這一點(diǎn)在任何會計(jì)軟件中都如此，那么，這個(gè)驗(yàn)證是怎么實(shí)現(xiàn)的呢?這就是“參照完整性”規(guī)則在起作用，首先在“會計(jì)科目”表與“會計(jì)憑證”表之間通過“會計(jì)科目編碼”字段創(chuàng)建一個(gè)“一對多”的關(guān)系，然后實(shí)施“參照完整性”規(guī)則，“會計(jì)科目編碼”字段在會計(jì)科目表中是主鍵，在會計(jì)憑證表中是外鍵，參照完整性規(guī)則要求不能在相關(guān)表的外鍵字段中輸入不存在于主表的主鍵的值，這樣在輸入會計(jì)憑證時(shí)就不會出現(xiàn)非法數(shù)據(jù)，保證了數(shù)據(jù)的有效性。以此類推還可以創(chuàng)建其它表之間的關(guān)系，充分體現(xiàn)了會計(jì)數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在聯(lián)系，保證會計(jì)信息的真實(shí)完整。
通過以上學(xué)習(xí)，學(xué)生運(yùn)用會計(jì)軟件時(shí)，不僅能規(guī)范化操作，還能知道這樣做的原因，從而激發(fā)其對數(shù)據(jù)庫這門課的興趣。在《Access數(shù)據(jù)庫》中還可以利用其本身自帶的示例數(shù)據(jù)庫“羅斯文商貿(mào)”數(shù)據(jù)庫深入講解，拓寬學(xué)生相關(guān)經(jīng)濟(jì)學(xué)科的視野。因此，會計(jì)專業(yè)的學(xué)生學(xué)習(xí)一點(diǎn)數(shù)據(jù)庫知識具有現(xiàn)實(shí)意義。
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