辦公用品及設(shè)備管理辦法

辦公用品及設(shè)備管理辦法1

　　為維護本院資產(chǎn)，避免公有財產(chǎn)的流失，并逐步改善我院的工作條件，提高儀器設(shè)備費和儀器設(shè)備的使用效益，不斷提高辦事效率。特制定本暫行辦法。

　　一、按本院規(guī)定，凡購置的固定資產(chǎn)，或者是捐贈、無償調(diào)入而增加的固定資產(chǎn)，其資產(chǎn)的所有權(quán)均歸屬本院。本院的各類儀器設(shè)備和辦公用品系本院公有財產(chǎn)，使用者應(yīng)愛護和有效利用。所有儀器設(shè)備（用品）的使用和管理須遵守本院的有關(guān)規(guī)章制度。

　　二、本院的儀器設(shè)備日常管理由辦公室負責(zé)。辦公室設(shè)專人負責(zé)儀器設(shè)備管理，主要職責(zé)為擬訂儀器設(shè)備增添、更新、購置計劃，組織購買，儀器設(shè)備日常管理和協(xié)助維護，日常辦公用品的添置和分發(fā)，督促落實本院的儀器設(shè)備管理和使用等方面的政策，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)同意可根據(jù)實際情況對全本院的儀器設(shè)備做出調(diào)配和安排。

　　三、儀器設(shè)備（辦公用品）的管理和使用實行統(tǒng)籌安排，“誰使用、誰保管、誰維護、誰負責(zé)”的原則。

　　四、儀器設(shè)備的配備以適用為主要原則，添置、更新等要考慮工作需要、使用效益和辦公經(jīng)費情況，在條件許可的情況下可優(yōu)先解決特殊崗位的需要。

　　五、儀器設(shè)備的添置要有計劃，每年各單位要擬定儀器設(shè)備（辦公用品）添置計劃書，由辦公室匯總提交院長辦公會議研究決定年度儀器設(shè)備添置（更新）計劃。

　　六、儀器設(shè)備和辦公用品一般由辦公室統(tǒng)一采購。不允許擅自購買儀器設(shè)備，尤其是計劃外的，違反者，如無充足理由，不能列入辦公經(jīng)費報銷范疇。如需自行購買，應(yīng)征得辦公室主任同意，并嚴格按計劃執(zhí)行和按規(guī)定辦理報增、報銷等有關(guān)手續(xù)。所購儀器設(shè)備須經(jīng)驗收和履行登記。

　　七、各部、室因特殊原因需臨時動議購買單件價格在5000元以上的儀器設(shè)備須經(jīng)院長辦公會討論決定；5000元以下須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意報院長批準(zhǔn)；500元以下的須經(jīng)所在部、室負責(zé)人和辦公室主任同意；日常辦公用品的購買一般由辦公室統(tǒng)一采購分發(fā)。

　　八、不得利用所使用和保管的本院固定資產(chǎn)（儀器設(shè)備）私自對外進行經(jīng)營性活動，亦不得私自轉(zhuǎn)借予其他單位或個人。所有辦公儀器設(shè)備應(yīng)用于工作和辦公，不得擅自占用，不準(zhǔn)將辦公儀器設(shè)備帶回家作為私用或占為己有。

　　九、因特殊情況借用儀器設(shè)備。須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)、儀器設(shè)備管理員同意，并辦理有關(guān)借用手續(xù)和履行規(guī)定的職責(zé)。對外單位實行有償借用方式，誰借出誰負責(zé)。

　　十、調(diào)離本院工作的'人員離開時要及時辦理個人經(jīng)管的物資儀器設(shè)備移交手續(xù)和清還個人保管使用的辦公用品。不得帶走，更不得占為己有，如有違反，將視情節(jié)輕重追究相應(yīng)的責(zé)任。

　　十一、擬離退休人員應(yīng)向有關(guān)部門移交本人在崗時購買、管理、使用的本院資產(chǎn)后方可辦理離退休手續(xù)。其他事宜按有關(guān)規(guī)定辦理。

　　十二、儀器設(shè)備損耗、更新?lián)Q代、更換配件、報廢等變動情況應(yīng)在固定資產(chǎn)卡上作好登記，并交由辦公室按本院規(guī)定處理，不得占為已用，擅自處理。

　　十三、為充分發(fā)揮物資儀器設(shè)備的作用，各種閑置、積壓的物資儀器設(shè)備應(yīng)交給辦公室調(diào)劑處理，不得擅自處理。

　　十四、因意外或其他原因造成儀器設(shè)備損壞、遺失的，應(yīng)向辦公室儀器設(shè)備管理員提供損壞或遺失情況，經(jīng)同意方可更換或補購。

　　十五、領(lǐng)取辦公儀器設(shè)備和用品應(yīng)履行登記簽領(lǐng)手續(xù)。

　　十六、辦公室應(yīng)定期向院長辦公會匯報儀器設(shè)備管理有關(guān)情況。

　　十七、全院工作人員應(yīng)當(dāng)配合和支持儀器設(shè)備管理工作。，儀器設(shè)備、辦公用品管理辦法

辦公用品及設(shè)備管理辦法2

　　第一章總則

　　第1條為規(guī)范辦公用品及設(shè)備的采購、領(lǐng)取、使用、保管與維修,使之管理有序,責(zé)任明確,以便更好地服務(wù)于公司各項工作和降低辦公用品及設(shè)備的使用經(jīng)費,特制定本辦法。

　　第2條本辦法適用于公司辦公用品及設(shè)備的管理。所指辦公用品及設(shè)備包括:文具、紙張、文件夾等文案用品,辦公桌椅、檔案柜等辦公用具,電話、傳真機、電腦、打印機、復(fù)印機等辦公器具設(shè)備,電視、空調(diào)、風(fēng)扇、取暖器等家電設(shè)備。

　　第3條主要職責(zé)。

　　1.集團行政管理中心主任:審核采購預(yù)算計劃;監(jiān)督指導(dǎo)集團總部物資用品的發(fā)放、保管和使用;審批、控制物資的采購、報廢,確保符合采購流程與標(biāo)準(zhǔn)。

　　2.集團采購主管:組織實施日常辦公用品的采購及預(yù)算計劃;采購總部打印機、復(fù)印機耗材等各類辦公用品。

　　3.集團前臺/后勤管理員:負責(zé)辦公用品、勞保用品、廚房用品、清潔用品的采購工作,并做好采購記錄;負責(zé)對各類用品的領(lǐng)用、發(fā)放;建立各類用品管理臺賬并及時更新,保證賬物相符。

　　4.集團財務(wù)管理中心:負責(zé)審批采購計劃和采購費用報銷并監(jiān)督采購。

　　第二章辦公用品及設(shè)備的計劃管理

　　第4條行政管理中心根據(jù)集團下達的辦公用品及設(shè)備年度采購預(yù)算及各單位實際情況,分解并下達各部門年度辦公用品及設(shè)備費用計劃。

　　第5條各部門依據(jù)行政管理中心提供的明細清單填寫《辦公用品及設(shè)備采購明細表》,并于每月3號前(放假順延三天)報行政管理中心。各部門要對申領(lǐng)人所需增配辦公用品數(shù)量進行檢查,不合規(guī)定或超出標(biāo)準(zhǔn)的予以駁回。

　　第6條行政管理中心于每月5號前(放假順延三天)對各部門的《辦公用品及設(shè)備采購明細表》匯總、審核,形成集團辦公用品月度采購計劃并據(jù)此實施采購。

　　第三章辦公用品及設(shè)備的采購

　　第7條采購人員根據(jù)采購計劃采購物品,要認真負責(zé),堅持物美價廉,貨比三家。在入庫之前,確保物品的完好無損。如有損壞,屬對方原因負責(zé)退還,屬自身原因自行賠償。

　　第8條供應(yīng)商的選擇。按照公平、公正的原則,采取公開比質(zhì)、比價等方式擇優(yōu)確定供應(yīng)商。

　　1.為保證集團以較低的價格獲得高質(zhì)量的辦公用品及設(shè)備,集團將先行擇優(yōu)選取2~3家實力較強的.供應(yīng)商經(jīng)過同類(種)產(chǎn)品比質(zhì)、比價后,各自提供其最具競爭力的產(chǎn)品品種及服務(wù)。

　　2.引入競爭機制,要求供應(yīng)商每季(月)提供最新的產(chǎn)品報價及樣品,集團集中評定后及時調(diào)整各供應(yīng)商的采購品種與數(shù)量。條件成熟時,再確定長期供應(yīng)商。

　　3.行政管理中心負責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購及服務(wù)協(xié)議。

　　4.對于零星、低價用品,按便利原則擇近、擇優(yōu)購買。

　　第9條采購。

　　1.采購申請流程。

　　①單價<500元的:

　　集團總部:員工發(fā)起→集團業(yè)務(wù)中心負責(zé)人審批→行政管理中心主任審批→采購主管采購、分發(fā)→財務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。

　　區(qū)域公司:辦公室/綜合部發(fā)起→區(qū)域公司負責(zé)人審批→區(qū)域公司辦公室采購、分發(fā)→區(qū)域公司財務(wù)部核查、備案→財務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。

　　②單價≥500元的:

　　集團總部員工發(fā)起或區(qū)域公司辦公室/綜合部發(fā)起→集團業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審批或區(qū)域公司負責(zé)人審批→集團行政管理中心主任審批→集團行政副總審批→集團總裁審批→采購主管采購、分發(fā)→財務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。

　　2.單價超過1000元的辦公用品及設(shè)備實行采購小組采購制度。采購小組由行政管理中心、財務(wù)管理中心、申購部門各派一人組成,原則上不少于兩人。采購申請獲得批準(zhǔn)后,由采購小組按照貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉的原則負責(zé)采購。

　　3.采購的物品到貨后,由采購主管持采購計劃和購貨發(fā)票連同采購的物品送交行政管理中心主任驗收,驗收無誤后,填寫一式三聯(lián)的入庫單,其中存根聯(lián)由行政管理中心留存,記賬聯(lián)交付采購主管用于報銷,回執(zhí)聯(lián)由前臺/后勤管理員用于登記庫房臺賬。

　　4.采購的物品驗收入庫后,前臺/后勤管理員應(yīng)按其類別、品名分門別類碼放整齊,并負責(zé)物品的完好無損,如有非正常情況的損壞,自行賠償。

　　5.各部門需自行購置一些急需的單價超過500元或者采購總額超過500元的辦公用品,在征得集團領(lǐng)導(dǎo)同意后執(zhí)行,購置后報銷前到行政管理中心簽字登記。

　　第四章辦公用品及設(shè)備的領(lǐng)取

　　第10條集團的辦公用品統(tǒng)一由行政管理中心保管和發(fā)放,各部門需使用辦公用品的可按領(lǐng)用規(guī)定到行政管理中心前臺/后勤管理員處領(lǐng)取。

　　第11條使用部門領(lǐng)用常規(guī)性辦公用品應(yīng)以舊換新,填寫辦公用品《領(lǐng)料單》(詳見附件1),辦理相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后,方可領(lǐng)取。

　　第12條辦公用品應(yīng)為辦公所用,不得據(jù)為己有,挪用私用,隨意丟棄廢置;嚴禁員工將辦公用品帶出公司私用。

　　第13條使用辦公用品應(yīng)以室為家,在日常工作中,提倡節(jié)約作風(fēng),物盡其用,不要大材小用,努力降低辦公成本。

　　第14條精心使用辦公設(shè)備,認真遵守操作規(guī)程,使用后及時關(guān)閉電源,避免人為對各種設(shè)備的損害。

　　第15條凡屬各部門或部門內(nèi)員工共同使用的辦公用品和設(shè)備應(yīng)指定專人負責(zé)保管,員工使用時應(yīng)作借用、歸還登記。

　　第16條員工離職,必須在離職前向行政管理中心或區(qū)域公司辦公室/綜合部移交在用的辦公用品,辦理歸還手續(xù)(指固定資產(chǎn)、計算機等非易耗品)。

　　第17條集團信紙、信封、檔案袋、名片等由行政管理中心負責(zé)印制,各部門按需領(lǐng)用,行政管理中心負責(zé)登記工作。各部門專用資料如需印制,由部門提出需求及樣式交行政管理中心落實印制,行政管理中心印制完畢后通知相關(guān)領(lǐng)用并登記。

　　第五章辦公用品及設(shè)備的保養(yǎng)維修

　　第18條各部門按照設(shè)備的操作規(guī)程要求,對辦公設(shè)備進行定期維護,做好清潔保養(yǎng)工作。

　　第19條電話、傳真機、電腦、打印機、復(fù)印機等辦公設(shè)備出現(xiàn)故障或維護(加碳粉、換墨盒)時,由使用部門向行政管理中心提出維修維護申請,填寫《辦公設(shè)備維修申請單》(詳見附件2),由行政管理中心聯(lián)合企業(yè)技術(shù)中心統(tǒng)一安排維修。

　　第20條企業(yè)技術(shù)中心每季度定期組織對辦公設(shè)備進行檢查,統(tǒng)計辦公設(shè)備使用與維修情況。

　　第21條經(jīng)鑒定屬下列情況造成損壞或遺失的,由責(zé)任者按物品的購置價格和使用時間、新舊程度折價賠償。(詳見附件3《物品損壞賠償折價表》)。

　　1.人為物理損壞或使用不當(dāng);

　　2.私自拆裝辦公用品與設(shè)備;

　　3.安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;

　　4.保管不善造成物品遺失的;

　　5.其他的人為因素造成的損壞。

　　第六章辦公用品及設(shè)備的盤點與報廢處理

　　第22條盤點的組織管理。由行政管理中心和財務(wù)管理中心,組織各中心、區(qū)域公司對辦公用品和設(shè)備進行盤點。

　　第23條盤點頻度與要求。每半年盤庫結(jié)算一次,要做到賬賬相符、賬物相符。對壞賬部分查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。

　　第24條報廢處理。凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設(shè)備損壞的,由使用者/保管人填寫《設(shè)備報廢申請單》(詳見附件4),說明原因和理由;報廢手續(xù)完成后,及時辦理補充新品的領(lǐng)用手續(xù)。

　　報廢流程:使用者/保管人申請→責(zé)任中心主任審批→行政管理中心主任審批→財務(wù)總監(jiān)審核→行政副總或總裁簽批→財務(wù)管理中心進行賬務(wù)處理。

　　第七章辦公用品及設(shè)備的監(jiān)督控制

　　第25條行政管理中心對各部門所擁有的辦公用品易耗品(主要指打印耗材與印刷制品)進行統(tǒng)計與調(diào)查。每月10日前對上一月各中心辦公用品的領(lǐng)用量、余量做統(tǒng)計分析報表,上報行政副總和總裁。

　　第26條行政管理中心對各部門辦公設(shè)備維修與保養(yǎng)做統(tǒng)計報表,每月上報行政副總和總裁,進一步控制設(shè)備維修費用。

　　第27條各中心根據(jù)辦公需求,制定本中心的月度辦公用品預(yù)算,報行政管理中心,行政管理中心據(jù)此對辦公用品的使用進行監(jiān)督,控制辦公用品經(jīng)費。

　　第28條財務(wù)管理中心負責(zé)對辦公用品與設(shè)備的購置、維修、報廢等程序進行監(jiān)督。企業(yè)管理中心對列屬固定資產(chǎn)的辦公用品與設(shè)備的狀態(tài)及變更程序進行監(jiān)督。監(jiān)督審計中心負責(zé)對各部門的管理行為進行監(jiān)督。

　　第八章附則

　　第29條本辦法由集團行政管理中心負責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。

　　第30條本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。

　　第31條附件:

　　(1)辦公用品領(lǐng)用單;

　　(2)辦公設(shè)備維修申請單;

　　(3)物品損壞賠償折價表;

　　(4)設(shè)備報廢申請單。

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