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    1. 辦公用品及設備管理辦法

      時間:2024-08-07 14:13:15 辦公/印刷/造紙 我要投稿
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      辦公用品及設備管理辦法

      辦公用品及設備管理辦法1

        為維護本院資產(chǎn),避免公有財產(chǎn)的流失,并逐步改善我院的工作條件,提高儀器設備費和儀器設備的使用效益,不斷提高辦事效率。特制定本暫行辦法。

        一、按本院規(guī)定,凡購置的固定資產(chǎn),或者是捐贈、無償調(diào)入而增加的固定資產(chǎn),其資產(chǎn)的所有權均歸屬本院。本院的各類儀器設備和辦公用品系本院公有財產(chǎn),使用者應愛護和有效利用。所有儀器設備(用品)的使用和管理須遵守本院的有關規(guī)章制度。

        二、本院的儀器設備日常管理由辦公室負責。辦公室設專人負責儀器設備管理,主要職責為擬訂儀器設備增添、更新、購置計劃,組織購買,儀器設備日常管理和協(xié)助維護,日常辦公用品的添置和分發(fā),督促落實本院的儀器設備管理和使用等方面的政策,經(jīng)院領導同意可根據(jù)實際情況對全本院的儀器設備做出調(diào)配和安排。

        三、儀器設備(辦公用品)的管理和使用實行統(tǒng)籌安排,“誰使用、誰保管、誰維護、誰負責”的原則。

        四、儀器設備的配備以適用為主要原則,添置、更新等要考慮工作需要、使用效益和辦公經(jīng)費情況,在條件許可的情況下可優(yōu)先解決特殊崗位的需要。

        五、儀器設備的添置要有計劃,每年各單位要擬定儀器設備(辦公用品)添置計劃書,由辦公室匯總提交院長辦公會議研究決定年度儀器設備添置(更新)計劃。

        六、儀器設備和辦公用品一般由辦公室統(tǒng)一采購。不允許擅自購買儀器設備,尤其是計劃外的,違反者,如無充足理由,不能列入辦公經(jīng)費報銷范疇。如需自行購買,應征得辦公室主任同意,并嚴格按計劃執(zhí)行和按規(guī)定辦理報增、報銷等有關手續(xù)。所購儀器設備須經(jīng)驗收和履行登記。

        七、各部、室因特殊原因需臨時動議購買單件價格在5000元以上的儀器設備須經(jīng)院長辦公會討論決定;5000元以下須經(jīng)主管領導同意報院長批準;500元以下的須經(jīng)所在部、室負責人和辦公室主任同意;日常辦公用品的購買一般由辦公室統(tǒng)一采購分發(fā)。

        八、不得利用所使用和保管的本院固定資產(chǎn)(儀器設備)私自對外進行經(jīng)營性活動,亦不得私自轉(zhuǎn)借予其他單位或個人。所有辦公儀器設備應用于工作和辦公,不得擅自占用,不準將辦公儀器設備帶回家作為私用或占為己有。

        九、因特殊情況借用儀器設備。須經(jīng)院領導、儀器設備管理員同意,并辦理有關借用手續(xù)和履行規(guī)定的職責。對外單位實行有償借用方式,誰借出誰負責。

        十、調(diào)離本院工作的'人員離開時要及時辦理個人經(jīng)管的物資儀器設備移交手續(xù)和清還個人保管使用的辦公用品。不得帶走,更不得占為己有,如有違反,將視情節(jié)輕重追究相應的責任。

        十一、擬離退休人員應向有關部門移交本人在崗時購買、管理、使用的本院資產(chǎn)后方可辦理離退休手續(xù)。其他事宜按有關規(guī)定辦理。

        十二、儀器設備損耗、更新?lián)Q代、更換配件、報廢等變動情況應在固定資產(chǎn)卡上作好登記,并交由辦公室按本院規(guī)定處理,不得占為已用,擅自處理。

        十三、為充分發(fā)揮物資儀器設備的作用,各種閑置、積壓的物資儀器設備應交給辦公室調(diào)劑處理,不得擅自處理。

        十四、因意外或其他原因造成儀器設備損壞、遺失的,應向辦公室儀器設備管理員提供損壞或遺失情況,經(jīng)同意方可更換或補購。

        十五、領取辦公儀器設備和用品應履行登記簽領手續(xù)。

        十六、辦公室應定期向院長辦公會匯報儀器設備管理有關情況。

        十七、全院工作人員應當配合和支持儀器設備管理工作。,儀器設備、辦公用品管理辦法

      辦公用品及設備管理辦法2

        第一章總則

        第1條為規(guī)范辦公用品及設備的采購、領取、使用、保管與維修,使之管理有序,責任明確,以便更好地服務于公司各項工作和降低辦公用品及設備的使用經(jīng)費,特制定本辦法。

        第2條本辦法適用于公司辦公用品及設備的管理。所指辦公用品及設備包括:文具、紙張、文件夾等文案用品,辦公桌椅、檔案柜等辦公用具,電話、傳真機、電腦、打印機、復印機等辦公器具設備,電視、空調(diào)、風扇、取暖器等家電設備。

        第3條主要職責。

        1.集團行政管理中心主任:審核采購預算計劃;監(jiān)督指導集團總部物資用品的發(fā)放、保管和使用;審批、控制物資的采購、報廢,確保符合采購流程與標準。

        2.集團采購主管:組織實施日常辦公用品的采購及預算計劃;采購總部打印機、復印機耗材等各類辦公用品。

        3.集團前臺/后勤管理員:負責辦公用品、勞保用品、廚房用品、清潔用品的采購工作,并做好采購記錄;負責對各類用品的領用、發(fā)放;建立各類用品管理臺賬并及時更新,保證賬物相符。

        4.集團財務管理中心:負責審批采購計劃和采購費用報銷并監(jiān)督采購。

        第二章辦公用品及設備的計劃管理

        第4條行政管理中心根據(jù)集團下達的辦公用品及設備年度采購預算及各單位實際情況,分解并下達各部門年度辦公用品及設備費用計劃。

        第5條各部門依據(jù)行政管理中心提供的明細清單填寫《辦公用品及設備采購明細表》,并于每月3號前(放假順延三天)報行政管理中心。各部門要對申領人所需增配辦公用品數(shù)量進行檢查,不合規(guī)定或超出標準的予以駁回。

        第6條行政管理中心于每月5號前(放假順延三天)對各部門的《辦公用品及設備采購明細表》匯總、審核,形成集團辦公用品月度采購計劃并據(jù)此實施采購。

        第三章辦公用品及設備的采購

        第7條采購人員根據(jù)采購計劃采購物品,要認真負責,堅持物美價廉,貨比三家。在入庫之前,確保物品的完好無損。如有損壞,屬對方原因負責退還,屬自身原因自行賠償。

        第8條供應商的選擇。按照公平、公正的原則,采取公開比質(zhì)、比價等方式擇優(yōu)確定供應商。

        1.為保證集團以較低的價格獲得高質(zhì)量的辦公用品及設備,集團將先行擇優(yōu)選取2~3家實力較強的.供應商經(jīng)過同類(種)產(chǎn)品比質(zhì)、比價后,各自提供其最具競爭力的產(chǎn)品品種及服務。

        2.引入競爭機制,要求供應商每季(月)提供最新的產(chǎn)品報價及樣品,集團集中評定后及時調(diào)整各供應商的采購品種與數(shù)量。條件成熟時,再確定長期供應商。

        3.行政管理中心負責與供應商簽訂采購及服務協(xié)議。

        4.對于零星、低價用品,按便利原則擇近、擇優(yōu)購買。

        第9條采購。

        1.采購申請流程。

       、賳蝺r<500元的:

        集團總部:員工發(fā)起→集團業(yè)務中心負責人審批→行政管理中心主任審批→采購主管采購、分發(fā)→財務管理中心備案→行政管理中心歸檔。

        區(qū)域公司:辦公室/綜合部發(fā)起→區(qū)域公司負責人審批→區(qū)域公司辦公室采購、分發(fā)→區(qū)域公司財務部核查、備案→財務管理中心備案→行政管理中心歸檔。

       、趩蝺r≥500元的:

        集團總部員工發(fā)起或區(qū)域公司辦公室/綜合部發(fā)起→集團業(yè)務部門負責人審批或區(qū)域公司負責人審批→集團行政管理中心主任審批→集團行政副總審批→集團總裁審批→采購主管采購、分發(fā)→財務管理中心備案→行政管理中心歸檔。

        2.單價超過1000元的辦公用品及設備實行采購小組采購制度。采購小組由行政管理中心、財務管理中心、申購部門各派一人組成,原則上不少于兩人。采購申請獲得批準后,由采購小組按照貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉的原則負責采購。

        3.采購的物品到貨后,由采購主管持采購計劃和購貨發(fā)票連同采購的物品送交行政管理中心主任驗收,驗收無誤后,填寫一式三聯(lián)的入庫單,其中存根聯(lián)由行政管理中心留存,記賬聯(lián)交付采購主管用于報銷,回執(zhí)聯(lián)由前臺/后勤管理員用于登記庫房臺賬。

        4.采購的物品驗收入庫后,前臺/后勤管理員應按其類別、品名分門別類碼放整齊,并負責物品的完好無損,如有非正常情況的損壞,自行賠償。

        5.各部門需自行購置一些急需的單價超過500元或者采購總額超過500元的辦公用品,在征得集團領導同意后執(zhí)行,購置后報銷前到行政管理中心簽字登記。

        第四章辦公用品及設備的領取

        第10條集團的辦公用品統(tǒng)一由行政管理中心保管和發(fā)放,各部門需使用辦公用品的可按領用規(guī)定到行政管理中心前臺/后勤管理員處領取。

        第11條使用部門領用常規(guī)性辦公用品應以舊換新,填寫辦公用品《領料單》(詳見附件1),辦理相關領用手續(xù)后,方可領取。

        第12條辦公用品應為辦公所用,不得據(jù)為己有,挪用私用,隨意丟棄廢置;嚴禁員工將辦公用品帶出公司私用。

        第13條使用辦公用品應以室為家,在日常工作中,提倡節(jié)約作風,物盡其用,不要大材小用,努力降低辦公成本。

        第14條精心使用辦公設備,認真遵守操作規(guī)程,使用后及時關閉電源,避免人為對各種設備的損害。

        第15條凡屬各部門或部門內(nèi)員工共同使用的辦公用品和設備應指定專人負責保管,員工使用時應作借用、歸還登記。

        第16條員工離職,必須在離職前向行政管理中心或區(qū)域公司辦公室/綜合部移交在用的辦公用品,辦理歸還手續(xù)(指固定資產(chǎn)、計算機等非易耗品)。

        第17條集團信紙、信封、檔案袋、名片等由行政管理中心負責印制,各部門按需領用,行政管理中心負責登記工作。各部門專用資料如需印制,由部門提出需求及樣式交行政管理中心落實印制,行政管理中心印制完畢后通知相關領用并登記。

        第五章辦公用品及設備的保養(yǎng)維修

        第18條各部門按照設備的操作規(guī)程要求,對辦公設備進行定期維護,做好清潔保養(yǎng)工作。

        第19條電話、傳真機、電腦、打印機、復印機等辦公設備出現(xiàn)故障或維護(加碳粉、換墨盒)時,由使用部門向行政管理中心提出維修維護申請,填寫《辦公設備維修申請單》(詳見附件2),由行政管理中心聯(lián)合企業(yè)技術中心統(tǒng)一安排維修。

        第20條企業(yè)技術中心每季度定期組織對辦公設備進行檢查,統(tǒng)計辦公設備使用與維修情況。

        第21條經(jīng)鑒定屬下列情況造成損壞或遺失的,由責任者按物品的購置價格和使用時間、新舊程度折價賠償。(詳見附件3《物品損壞賠償折價表》)。

        1.人為物理損壞或使用不當;

        2.私自拆裝辦公用品與設備;

        3.安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;

        4.保管不善造成物品遺失的;

        5.其他的人為因素造成的損壞。

        第六章辦公用品及設備的盤點與報廢處理

        第22條盤點的組織管理。由行政管理中心和財務管理中心,組織各中心、區(qū)域公司對辦公用品和設備進行盤點。

        第23條盤點頻度與要求。每半年盤庫結算一次,要做到賬賬相符、賬物相符。對壞賬部分查明原因并追究相關人員責任。

        第24條報廢處理。凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設備損壞的,由使用者/保管人填寫《設備報廢申請單》(詳見附件4),說明原因和理由;報廢手續(xù)完成后,及時辦理補充新品的領用手續(xù)。

        報廢流程:使用者/保管人申請→責任中心主任審批→行政管理中心主任審批→財務總監(jiān)審核→行政副總或總裁簽批→財務管理中心進行賬務處理。

        第七章辦公用品及設備的監(jiān)督控制

        第25條行政管理中心對各部門所擁有的辦公用品易耗品(主要指打印耗材與印刷制品)進行統(tǒng)計與調(diào)查。每月10日前對上一月各中心辦公用品的領用量、余量做統(tǒng)計分析報表,上報行政副總和總裁。

        第26條行政管理中心對各部門辦公設備維修與保養(yǎng)做統(tǒng)計報表,每月上報行政副總和總裁,進一步控制設備維修費用。

        第27條各中心根據(jù)辦公需求,制定本中心的月度辦公用品預算,報行政管理中心,行政管理中心據(jù)此對辦公用品的使用進行監(jiān)督,控制辦公用品經(jīng)費。

        第28條財務管理中心負責對辦公用品與設備的購置、維修、報廢等程序進行監(jiān)督。企業(yè)管理中心對列屬固定資產(chǎn)的辦公用品與設備的狀態(tài)及變更程序進行監(jiān)督。監(jiān)督審計中心負責對各部門的管理行為進行監(jiān)督。

        第八章附則

        第29條本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。

        第30條本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。

        第31條附件:

        (1)辦公用品領用單;

        (2)辦公設備維修申請單;

        (3)物品損壞賠償折價表;

        (4)設備報廢申請單。

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