酒店會議接待的相關(guān)規(guī)定

　　為進(jìn)一步做好會議項目的開發(fā)和接待工作，確保會議客人從入住到撤離全方位的服務(wù)過程準(zhǔn)確、到位、順暢和協(xié)調(diào)，根據(jù)酒店實際情況，制定會議接待相關(guān)規(guī)定如下：

　　一、責(zé)任分工

　　1、總負(fù)責(zé)人：經(jīng)理。會議接待工作由營銷部負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和處理會議接待全程中的各類工作事項。

　　2、總跟進(jìn)人：營銷部指定的營銷代表為會議總跟進(jìn)協(xié)調(diào)人，負(fù)責(zé)會議全程跟蹤，組織、協(xié)調(diào)、檢查、督促會議接待各項工作落實情況。

　　具體職責(zé)：

　　A、負(fù)責(zé)處理和接洽客戶預(yù)訂；

　　B、根據(jù)預(yù)訂信息對接待任務(wù)提出具體安排意見，制定并印發(fā)會議接待計劃；

　　C、組織、協(xié)調(diào)會議所涉及的各部門工作；

　　D、于會議召開前的有效準(zhǔn)備時間內(nèi)，對各相關(guān)部門工作完成情況進(jìn)行檢查和驗收；

　　E、協(xié)調(diào)解決會議進(jìn)程中的各類事項，滿足客人的合理需求，確保會議接待質(zhì)量；

　　F、跟辦會議結(jié)賬工作，確保酒店結(jié)賬安全；

　　G、征求客戶意見，填寫意見反饋，對會議接待工作進(jìn)行總體評價。

　　3、企劃部：負(fù)責(zé)會議背景幕、條幅、指示牌、會簽、宣傳品的設(shè)計和制作工作。

　　4、：負(fù)責(zé)會議室準(zhǔn)備、會議服務(wù)、會議用餐工作。

　　A、根據(jù)營銷部會議接待計劃要求和營銷代表的要求，準(zhǔn)備會議室的各類用品，對會議室進(jìn)行衛(wèi)生清潔，按規(guī)范要求進(jìn)行和布置；

　　B、安排會議服務(wù)人員，迎送會議賓客，在會議進(jìn)程中進(jìn)行有效服務(wù)；

　　C、按會議訂單要求組織后廚準(zhǔn)備會議用餐；

　　D、負(fù)責(zé)安排和組織會議用餐服務(wù)。

　　5、客房部：負(fù)責(zé)會議客人用房準(zhǔn)備和服務(wù)工作，負(fù)責(zé)公共區(qū)域衛(wèi)生清潔。

　　6、部：負(fù)責(zé)會議客人接待引領(lǐng)及相關(guān)服務(wù)工作，關(guān)注來賓情況，妥善處理客人投訴。

　　7、保安部：維持酒店正常經(jīng)營秩序，檢查和關(guān)注會議期間所有營業(yè)場所的安全和保衛(wèi)工作。

　　9、：解決相關(guān)部門提出的保修指令，保證會議期間的設(shè)施設(shè)備的正常運行。

　　10、財務(wù)部：負(fù)責(zé)客人結(jié)賬工作，確認(rèn)結(jié)賬方式，做好結(jié)賬統(tǒng)計，與營銷部和各接待部門密切聯(lián)絡(luò)，確保酒店結(jié)賬安全。

　　11、行政部：負(fù)責(zé)會議接待質(zhì)檢工作，處理酒店內(nèi)部投訴，對大型會議人力資源進(jìn)行調(diào)配。

　　二、會議接待標(biāo)準(zhǔn)

　　1、大型會議（200—1000人）

　　A、地點：千人宴會廳

　　B、總跟進(jìn)人：營銷部經(jīng)理親自接待跟進(jìn)，多名營銷員協(xié)調(diào)配合跟進(jìn)工作。

　　C、會場布置：

　　酒店外圍：根據(jù)客人需要設(shè)彩虹門、空飄。

　　雨搭：根據(jù)客人需要設(shè)固定字幕或游動字幕。

　　大堂：設(shè)接待臺，根據(jù)客人需要提供臺布、臺裙、工作椅、禮品臺等物品。接待臺大堂門口設(shè)指示牌。

　　會場入口處：設(shè)立指示牌，營銷代表和會場服務(wù)人員負(fù)責(zé)迎送。

　　主席臺：設(shè)背景幕，主席臺前擺放鮮花，頂額掛會議橫幅，根據(jù)會議需要設(shè)立式講臺或課桌式講臺，準(zhǔn)備有線麥克和無線麥克，根據(jù)會議需要安設(shè)啟航輪。

　　臺形：根據(jù)會議特點和客人需求擺放課桌型或圓桌式臺型，課桌式臺面按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)擺放茶具、礦泉水、便箋、茶墊、口巾等。課桌式臺型鋪綠色或白色桌布，圍臺裙。圓桌式臺型桌面另外擺放水果和茶點，桌面鋪白色臺布，椅子套白色椅套。

　　綠植花卉：干凈無塵，無黃葉，擺放于會場四周，整齊對稱，有觀賞性，盡可能準(zhǔn)備紅色系花卉。

　　D、工作安排

　　迎送：營銷部經(jīng)理、前廳部經(jīng)理須親自帶領(lǐng)營銷員、禮賓員在大堂入口處迎送賓客。

　　接待：安排1-2名營銷代表配合客戶發(fā)放，提供會議問詢、引領(lǐng)服務(wù)。

　　會場服務(wù)：根據(jù)會議實際需要安排服務(wù)人員，會議接待和全程跟蹤指導(dǎo)會場服務(wù)，親自檢查會場準(zhǔn)備和服務(wù)情況。營銷部經(jīng)理和跟進(jìn)營銷員全程跟蹤會議。

　　翻臺：會議和用餐均在千人宴時，利用客人休息時間及時翻臺。

　　會議協(xié)調(diào)：連續(xù)召開兩天及兩天以上的會議，營銷人員要及時主動了解客人意見與需求，及時協(xié)調(diào)改進(jìn)工作。

　　2、中型會議（50-200人）

　　A、會議地點：昆侖廳

　　B、總跟進(jìn)人：營銷部指定營銷人員。重要會議營銷部經(jīng)理親自跟進(jìn)。

　　C、會場布置

　　懸掛會議條幅，設(shè)背景幕，主席臺設(shè)立式講臺或課桌式講臺，擺放鮮花，準(zhǔn)備有線麥克和無線麥克、根據(jù)會議需要準(zhǔn)備投影儀、白板等。

　　臺形：根據(jù)客人需要按劇場式、課桌式或圓桌式擺放，鋪白色、紅色或綠色桌布及臺裙，課桌式臺形擺放茶具、礦泉水、紙、筆等。

　　綠色植物：干凈無塵，無黃葉，擺放于會場四周，整齊對稱。

　　大堂門口處：設(shè)立會議接待處，接待臺鋪綠色或紅色臺布，并釘好臺裙。設(shè)立指示牌，安排禮賓人員和營銷代表提供迎送、領(lǐng)引、問詢服務(wù)。

　　會場入口處：設(shè)立指示牌，安排會場服務(wù)人員做好迎送。

　　翻臺：會議和用餐均在昆侖廳時，利用客人休息時間及時翻臺。

　　會議協(xié)調(diào)：連續(xù)召開兩天及兩天以上的會議，營銷人員要及時主動了解客人意見與需求，及時協(xié)調(diào)改進(jìn)工作。

　　D、會場服務(wù)

　　根據(jù)會議需要安排會場服務(wù)人員，會議接待領(lǐng)班和營銷人員全程跟蹤會議服務(wù)。

　　3、小型會議（50人以下）

　　A、會議總跟進(jìn)人：營銷部指定營銷代表

　　B、會場布置：

　　臺形：根據(jù)客人需要按回形或U形擺放，懸掛會議條幅，準(zhǔn)備麥克、紙、筆、礦泉水、擺放茶具

　　綠植花卉：擺放于回形、U形中心處，以及會場四周，整齊對稱，無灰塵、無黃葉，根據(jù)客人需求和會議層次，回形中心處也可擺放鮮花。

　　翻臺：會議和用餐在同一場地，利用客人休息時間及時翻臺。

　　C、會場服務(wù)：

　　根據(jù)會議需要安排會議服務(wù)人員，會議接待領(lǐng)班檢查指導(dǎo)會議服務(wù)情況。營銷代表全程跟蹤會議服務(wù)。

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