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集團(tuán)無紙化辦公實施意見
為節(jié)約辦公耗材，提高辦公效率，集團(tuán)定于XX年7月1日起，在全集團(tuán)范圍內(nèi)啟用無紙化傳輸平臺，各級各類上、下行公文均以電子文本形式傳輸。為保證此項工作的順利開展，特提出以下實施意見：
一、無紙化辦公的實施步驟
1．5月底前，完成集團(tuán)所屬公司、集團(tuán)各部門辦公用計算機升級、更換和檢修工作，確保電腦系統(tǒng)安全、可靠、穩(wěn)定運行，為實施無紙化辦公打好硬件基礎(chǔ)。
2．6月10日前，首先在集團(tuán)各部門開展電腦使用規(guī)范及技巧方面的培訓(xùn)，同時建議集團(tuán)所屬公司也開展類似培訓(xùn)，為提高全體員工的計算機水平及集團(tuán)無紙化辦公的順利實施打好基礎(chǔ)。
3．6月20日前，完成集團(tuán)范圍內(nèi)10套電子簽章軟件的購買、安裝及電子印章、電子簽名的制作工作。
（1）10套電子簽章軟件分配：公司、公司、集團(tuán)、集團(tuán)財務(wù)管理中心、集團(tuán)總裁辦公室、集團(tuán)人力資源部、集團(tuán)房地產(chǎn)管理中心印章系統(tǒng)各一套；集團(tuán)總裁、公司總經(jīng)理、公司總經(jīng)理電子簽名系統(tǒng)各一套。
（2）6月15日前收集集團(tuán)總裁、公司總經(jīng)理、公司總經(jīng)理親筆簽名各一個，用于電子簽名的制作。
4．6月20日前，完成無紙化辦公系統(tǒng)中配套激光彩色打印機和傳真機的購買、安裝及調(diào)試工作。
彩色激光打印機和傳真機品牌、型號為：
�。�1）彩色激光打印機：集團(tuán)各部門、公司和公司各購買品牌為佳能型號為7200cdn的彩色激光打印機1臺。
�。�2）傳真機：集團(tuán)各部門、公司和公司各購買品牌為松下型號為fl323cn的傳真機2部（一部用于公司日常辦公，一部用于總裁和總經(jīng)理日常辦公）。
�。�3）購置程序：按照《集團(tuán)固定資產(chǎn)管理規(guī)定》中要求的固定資產(chǎn)購置程序購置。
5．6月20日前，集團(tuán)內(nèi)各系統(tǒng)、各專業(yè)口完成建立用于業(yè)務(wù)聯(lián)系及交流的qq群，并確保關(guān)鍵崗位開通qq郵箱。
6．6月20日至25日進(jìn)入試運行階段，并組織相關(guān)人員進(jìn)行該系統(tǒng)的使用培訓(xùn)。同時，在此階段集團(tuán)各單位要按照集團(tuán)檔案管理制度的要求實施分類編號并建立電子檔案，儲存各類電子檔案。確須打印成紙質(zhì)材料存檔的，方可進(jìn)行打印。
7．從7月1日起集團(tuán)正式實施無紙化辦公。
二、相關(guān)要求及配套制度
1．電子公文的排版設(shè)置。上、下行公文統(tǒng)一使用word文字處理軟件排版。表格類文件可使用ecel軟件排版，圖片資料使用jpg格式。
2．電子公文正文按照《集團(tuán)公文管理辦法》的具體要求進(jìn)行排版。
3．電子公文加蓋電子印章或簽名程序與紙質(zhì)公文加蓋實物公章程序相同。
4．電子公文簽收與實物文件簽收辦法相同。
5.《集團(tuán)電子印章使用和管理規(guī)定（試行）》。
為了使無紙化辦公順利實施，集團(tuán)要求集團(tuán)所屬公司、集團(tuán)各部門要加強各級管理人員及廣大員工計算機方面的學(xué)習(xí)。要定期或不定期的開展計算機或辦公軟件方面的學(xué)習(xí)講座，以提高全員的計算機應(yīng)用水平，為企業(yè)今后實施信息化管理打好基礎(chǔ)。同時要將這項工作做為長期性的工作來抓。
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