保險公司單證實踐報告

保險公司單證實踐報告

摘要：保險單證是保險業(yè)務(wù)活動中的重要憑證，由于其自身的屬性及潛在的風(fēng)險，應(yīng)將其作為保險企業(yè)防化風(fēng)險的重要環(huán)節(jié)，引起單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。只有正確認(rèn)識保險單證管理的重要性、必要性，正確分析所面臨及潛在的問題，才能有效實施保險單證的管理，才能防范化解其帶來的風(fēng)險。

關(guān)鍵詞：保險單證管理

引言：機動車輛保險(以下簡稱車險)占據(jù)各家財產(chǎn)保險公司的半壁江山。自2003年1月1日起實行車險產(chǎn)品和費率改革，各家財產(chǎn)保險公司新的車險產(chǎn)品和費率體系相繼推出。保險人在通過創(chuàng)新滿足社會對車險產(chǎn)品需求的同時，如何防范和控制車險經(jīng)營風(fēng)險就成為能否實現(xiàn)保險人和保險客戶雙贏的現(xiàn)實課題。影響車險承保質(zhì)量的因素包括費率厘定、單證管理、核保技術(shù)、應(yīng)收保費管理四個主要方面。而我在公司擔(dān)任單證管理員，所以就關(guān)于單證管理的一些問題進行探討。

(一)、單證的保管

公司為強化單證管理提供了防盜、防火、防潮、防蟲蛀、防鼠咬和防丟失的安全庫房用于單證的存放，所有單證經(jīng)單證管理員入庫上鎖。

1、業(yè)務(wù)單證的驗收入庫。單證入庫時需要填寫《有號單證入庫登記簿》，即入庫時間、單證流水號、數(shù)量。

2、單證管理人員要對未使用單證要進行月、季度核查工作。

其中，月、季度核查表的模板為：

每月5號前還要將有號單證使用情況進行實物核查工作。單證狀態(tài)要與單證管理系統(tǒng)中“未使用”、“可使用”“已使用”狀態(tài)相符。然后填寫《有號單證核查情況表》并經(jīng)總經(jīng)理及主管業(yè)務(wù)經(jīng)理簽字確認(rèn)無誤后，上報分公司單證管理員處備案。

(二)、單證的領(lǐng)用、調(diào)劑和使用

1、單證的申領(lǐng)。我所在公司為山東分公司的中心支公司，所以申領(lǐng)單證時必須填寫《業(yè)務(wù)用紙申領(lǐng)單》，以季度為單位向分公司申請領(lǐng)用單證。申請單證要以實際業(yè)務(wù)量為依據(jù)填寫《業(yè)務(wù)用紙申領(lǐng)單》，經(jīng)總經(jīng)理及主管業(yè)務(wù)經(jīng)理審核同意簽名，上報分公司單證管理員。當(dāng)我確認(rèn)單證與實際領(lǐng)用單證一致后，填寫《業(yè)務(wù)用紙領(lǐng)用單》，由總經(jīng)理及部門經(jīng)理簽名后，將此單以傳真形式傳回分公司單證管理員處備案�！稑I(yè)務(wù)用紙申領(lǐng)單》樣板模本如下：

2、單證的調(diào)劑。季度單證領(lǐng)用完畢后，期間原則上不再二次發(fā)放。如遇特殊情況，申領(lǐng)保單少于500份的可采取調(diào)劑方式。我公司與其他中支公司進行單證調(diào)劑需向分公司單證管理部門申請批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后將需要調(diào)劑的有號單證在單證管理系統(tǒng)中作回收登記(已做可使用的單證需先作反可使用登記)，同時以傳真的形式傳至分公司單證管理員處備案。

3、單證的使用。使用時要按領(lǐng)用批次和印刷流水號順序使用。有號單證通過核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)打印或保單補錄時，必須先輸入所用單證的印刷流水號碼，打印成功后在單證管理系統(tǒng)中，該張保險單標(biāo)識變?yōu)椤耙咽褂谩睜顟B(tài)，并自動消號。此外我每天還要跟蹤系統(tǒng)內(nèi)單證狀態(tài)情況，即對系統(tǒng)內(nèi)已使用單證進行登記，并與核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)單證狀態(tài)進行核對，如出現(xiàn)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)中有保單號而沒有對應(yīng)單證流水號現(xiàn)象出現(xiàn)，則要立即進入單證管理系統(tǒng)更正單證狀態(tài)。

有號單證使用時，由于填寫錯誤等原因而作廢的，應(yīng)在單證各聯(lián)上加蓋“作廢”印章后，將其與有效單證的留存聯(lián)全部按順序號合并保存，然后我再進入單證管理系統(tǒng)，進行作廢登記。

(三)、單證的回收

保險單證回收時，應(yīng)先填寫《回收確認(rèn)單》，然后經(jīng)總經(jīng)理及主管業(yè)務(wù)部經(jīng)理審核并簽名后，以傳真形式傳至分公司單證管理員處備案。然后將需要回收的單證實物交到省分公司單證管理員后，在從中心支公司的單證系統(tǒng)里面做回收提交，回收提交時又可分為兩種情況：

1、在單證系統(tǒng)中為“可使用”狀態(tài)的，用中心支公司業(yè)管部代碼(6421)作“反可使用登記”，然后還是在業(yè)管部下作“回收登記”。之后再從中之系統(tǒng)作“回收登記確認(rèn)”。將單證由中心支公司提交到省分公司。

2、在系統(tǒng)中為“已發(fā)放”狀態(tài)的回收單證，則直接用中之代碼(6431)作回收登記，然后再作“回收登記確認(rèn)”，直接提交到省分公司。其中，回收確認(rèn)單的基本模板為：

(四)、單證的歸檔

所謂單證的歸檔，就是對已用單證的存根聯(lián)進行歸檔。單證(包括作廢單證)歸檔前要按順序號先進行整理和裝訂。

單證整理時，要查看保單流水號是否連續(xù)，客戶資料是否齊全。而客戶的資料主要有：

(1)新車投保時，需要有投保人身份證、投保人填寫的投保單、新車合格證與發(fā)票的復(fù)印件。

(2)舊車投保時，需要有投保人的身份證、行駛證、投保單。如果有費率浮動的還要有上年保單或是未出險證明。

(3)因車輛掛牌、過戶等原因有批改資料的，還要把批改資料隨到相應(yīng)的保單里，等待裝訂。

裝訂單證時，要把每一份單證的所有上述資料粘貼在一起，并將其修剪成保單大小，50份一本，用打孔機打孔裝訂。然后加封皮，裝入檔案盒入庫查封。

三、實習(xí)中發(fā)現(xiàn)的一些問題

俗話說病從口人，如果車險核保工作不到位，劣質(zhì)標(biāo)的被接受，將使保險售后的理賠服務(wù)處于被動。其原因在于劣質(zhì)標(biāo)的必然導(dǎo)致高出險率，高出險率必然導(dǎo)致查勘(包括回勘)、定損、核價、理算、審批、支付賠款的工作量增加，管理投入加大，經(jīng)營成本攀升。因此，承保管理比理賠管理更為重要。影響承保質(zhì)量的因素包括費率厘定、單證管理、核保技術(shù)、應(yīng)收保費管理四個主要方面。而在這四個因素中單證管理往往被認(rèn)為是最簡單的而被忽略掉。但是其中存在的一些問題也是不容忽視的。

1、所需存根聯(lián)存在著數(shù)據(jù)失真的問題。投保單、以及保險人與被保險人的關(guān)系證明理論上應(yīng)有當(dāng)事人自己填寫，但是公司內(nèi)勤為了追求所謂的高效率，自己偽造投保人簽名。

2、保單資料不全。投保人投保時應(yīng)需要投保人身份證、行駛證、或上年保單，交強險有費率浮動的還需要填寫費率浮動告知單，但是公司內(nèi)勤在辦理投保手續(xù)時，由于粗心，經(jīng)常忘記填寫費率浮動告知單，或是缺少身份證等�；蛞蚩蛻魧⑸夏瓯�單丟失，而隱瞞不上報，直接出單。最終導(dǎo)致保單資料不全，造成單證無法正常裝訂。

四、關(guān)于單證管理的一些整改意見

隨著兼業(yè)代理業(yè)務(wù)的發(fā)展，具有某項保險業(yè)務(wù)代出單資格的兼業(yè)代理機構(gòu)越來越多，為加強保險單證管理，防范風(fēng)險，應(yīng)明確規(guī)定保險公司及受其委托的兼業(yè)代理人，必須對保險單證分別實行電腦化管理，將單證的領(lǐng)取、使用、保管、核銷都置于有效的監(jiān)控之下。

出單人員為客戶出單時，要嚴(yán)格按照公司制定的《承包業(yè)務(wù)管理規(guī)定》嚴(yán)格執(zhí)行�？蛻糍Y料不全而要求出單的，交押金之后才可出單，當(dāng)客戶資料補全時將押金退回即可。

五、總結(jié)

在安華企業(yè)文化的熏陶，張經(jīng)理的指導(dǎo)下，我在公司的實習(xí)取得了成功。實習(xí)真的是一種經(jīng)歷，一種磨礪，只有親身體驗才知道其中的滋味。在思想上我受益匪淺，跟同事的相處讓我學(xué)到了為人處世的道理，作為剛畢業(yè)的大學(xué)生我還有很多需要向前輩學(xué)習(xí)的，自己應(yīng)該盡量虛心求教，不恥下問，那樣工作起來效率才更高。同時，在這里我的理論只是更加鞏固，提高了實踐的能力。雖然保險與會計專業(yè)不一樣，但是單證管理與會計還是很相似的，比如對于單證的保管與保存、歸檔，要仔細(xì)認(rèn)真，不可丟失。

通過本次實習(xí)，接觸了實際，了解了社會，增強了勞動觀點和社會主義事業(yè)心、責(zé)任感;學(xué)習(xí)到了有關(guān)保險的業(yè)務(wù)知識和管理知識，培養(yǎng)初步的實際工作能力和專業(yè)技能。培養(yǎng)從事經(jīng)紀(jì)中介工作的業(yè)務(wù)能力。了解并熟悉保險代理人的日常業(yè)務(wù)和工作流程，學(xué)會進行工作;理論聯(lián)系實際，學(xué)會運用所學(xué)的基礎(chǔ)理論、基本知識和基本技能去解決經(jīng)紀(jì)中介實踐中的具體問題;虛心學(xué)習(xí)，全面提高綜合素質(zhì)。

在實習(xí)中拜廣大工作人員為師，虛心學(xué)習(xí)他們的好品質(zhì)、好作風(fēng)和好的工作方式，提高自己的綜合素質(zhì)，把自己培養(yǎng)成為合格的經(jīng)濟工作者。培養(yǎng)艱苦創(chuàng)業(yè)精神和社會責(zé)任感，形成熱愛專業(yè)、熱愛勞動的良好品德，找出自身狀況與社會實際需要的差距，并在以后的學(xué)習(xí)期間及時補充相關(guān)知識，為求職與正式工作做好充分的知識、能力準(zhǔn)備。

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