電話會(huì)議通知

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使用電話通知會(huì)議,是在會(huì)議籌備時(shí)間較為緊張的情況下采用的一種方法。與書面通知會(huì)議相比,具有時(shí)間上的緊迫性和通知內(nèi)容傳遞上的間接性等特點(diǎn),所以極易發(fā)生差錯(cuò).為準(zhǔn)確無(wú)誤地做好電話通知,應(yīng)注意以下2點(diǎn):

通知內(nèi)容突出一個(gè)“簡(jiǎn)”字。為便于對(duì)方記錄,在全面、準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)通知內(nèi)容的基礎(chǔ)上,應(yīng)草擬好提綱,內(nèi)容盡量簡(jiǎn)明扼要,重點(diǎn)交待清楚時(shí)間(包括會(huì)議時(shí)間和報(bào)到時(shí)間)、地點(diǎn)(會(huì)議 地點(diǎn)和報(bào)到地點(diǎn))、參加人員、主題及要求等,其他可以從略。

準(zhǔn)備工作突出一個(gè)“細(xì)”字。平時(shí)應(yīng)多收集、掌握一些基本情況,盡可能地做好充分的準(zhǔn)備工作�？筛鶕�(jù)會(huì)議的不同范圍,平時(shí)擬定出常用的不同類型的會(huì)議通知單,這樣,不論何類會(huì)議,均可立即通知,而不必?fù)?dān)心遺漏單位。還應(yīng)同有關(guān)方面特別是其他三大機(jī)關(guān)多溝通、勤聯(lián)系,以便于相互配合。由于我們平時(shí)準(zhǔn)備工作扎實(shí),在兩個(gè)多小時(shí)內(nèi)就用電話將一百多個(gè)單位全部通知完畢,保證了會(huì)議按時(shí)召開(kāi),領(lǐng)導(dǎo)非常滿意。

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