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HR須知：規(guī)章制度答疑的幾個問題！
1、規(guī)章制度的合理性與不合理性給企業(yè)帶來的風險。
企業(yè)的規(guī)章制度是體現(xiàn)企業(yè)與勞動者在共同勞動，工作中所必須遵守的勞動行為規(guī)范的總和。依法制定規(guī)章制度是企業(yè)內(nèi)部的"立法"，是企業(yè)規(guī)范運行和行使用人權(quán)的重要方式之一，企業(yè)應最大限度地利用和行使好法律賦予的這一權(quán)利。聰明的企業(yè)都看到了這一點，但實踐中還有很多企業(yè)并未對此予以重視，認為反正有國家法律，法規(guī)，出了事按國家法律，法規(guī)處理就行，其不然賣國家法律，法規(guī)是大法，不可以針對某個單位的具體情況，而企業(yè)的具體是千變?nèi)f化的。成功的企業(yè)多制度其效果是使企業(yè)運行平穩(wěn)，流通，高效，并可基本上防患于未然。俗話說："不成規(guī)矩，何以成方圓"，成功的企業(yè)及規(guī)章制度，50%更是直接因它而產(chǎn)生。
可以說規(guī)章制度的主要功能是： 規(guī)范管理，能使企業(yè)經(jīng)營有序，增強企業(yè)的競爭實力；制訂規(guī)則，能使員工行為合矩，提高管理效率。
2、規(guī)章制度在勞動爭議案件中作為證據(jù)使用，存在的風險？
（1）注重程序合法化
a.成立職工代表大會，健全工會組織，發(fā)揮工會橋梁和監(jiān)督作用。法律規(guī)定用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。
b.擴大規(guī)章制度范圍的外延，凡是直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項，均納入應當履行民主制定程序的范圍，以避免規(guī)章制度因程序違法而無效。
c.企業(yè)要嚴格執(zhí)行規(guī)章制度制定修改應履行的民主程序，這個程序分為兩個步驟：第一步是經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見；第二步是與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。一般來說，企業(yè)建立了工會的，與企業(yè)工會協(xié)商確定；沒有建立工會的，與職工代表協(xié)商確定。
d.履行公示或告知程序。履行公示或告知程序方面，可用公司網(wǎng)站公布、電子郵件通知、公告欄張貼法、員工手冊發(fā)放簽收記錄、規(guī)章制度培訓簽到記錄、規(guī)章制度考試試卷、用工錄用表確認等等
（2）注重實體合法化
由于我們目前勞動力市場供過于求的現(xiàn)象比較嚴重，用人單位在招工和用工方面處于強勢地位。為了避免用人單位在制定規(guī)章制定上走過場，雖然程序上達到要求，但實質(zhì)上侵害勞動者權(quán)益的情況出現(xiàn)，法律規(guī)定了規(guī)章制度違法的法律責任。即：違法違規(guī)的規(guī)章制度無效，勞動者不僅可以隨時通知用人單位解除勞動合同，給勞動者造成損害的，用人單位還要承擔賠償責任。如有的企業(yè)勞動規(guī)章制度規(guī)定"勞動者自愿不繳納社會保"、"加班是對公司的一種奉獻"、"雙職工，一方解除勞動合同，另一方必須同時終止"、"禁止公司員工戀愛結(jié)婚，否則一方必須立刻離開公司"等等，這類規(guī)章制度由于和法律相抵觸而無效。所以，企業(yè)要對已經(jīng)存在的規(guī)章制度，按照現(xiàn)行的有關法律法規(guī)和勞動政策進行合法性審查，對本單位的規(guī)章制度進行嚴格地梳理、修改。并根據(jù)不斷新出臺的法律法規(guī)和勞動政策，對規(guī)章制度進行及時修改、補充。
（3）注重內(nèi)容的量化、程式化、系統(tǒng)化
這是用人單位最容易忽視而恰恰是最重要的地方，一個好的規(guī)章制度可以幫助用人單位提高勞動管理效率，而一個差的規(guī)章制度則形同虛設。規(guī)章制度中不能使用 "經(jīng)常"、"嚴重"、"重大"等含糊、歧義的文字表述，應盡可能地量化具體的要求或者適用的情形。如經(jīng)常是指多次，何種程度為嚴重，多大為重大等。
對于一些無法量化的要求和適用情形，則可以選擇程式化的方式。一些輕微違反勞動紀律的情況，因為尚不構(gòu)成嚴重違反，用人單位難以解除勞動合同，但勞動者屢屢違反，用人單位覺得不知如何處理。比如勞動者在上班期間從事一些與工作無關事務，打私人電話、上網(wǎng)娛樂、看小說等等，這些行為在規(guī)章制度中難以窮盡，且情節(jié)一般比較輕微，但對于勞動者屢屢觸犯的情況，則可以在規(guī)章制度中設定，用人單位一經(jīng)查實，給予書面警告，三次書面警告以上的視為嚴重違反規(guī)章制度。這種程式化的設定，使得規(guī)章制度全面而具有操作性，便于用人單位在行使勞動管理時，真正地有"章" 可依。
最后，規(guī)章制度的系統(tǒng)化也是非常重要的。比如，規(guī)章制度規(guī)定"勞動者不符合工作要求，用人單位可以解除勞動合同"，而在具體的規(guī)章制度中又沒有規(guī)定勞動者的工作要求或者崗位職責的內(nèi)容，因此，此種情形用人單位解除勞動合同的權(quán)利只是一紙空文。
（4）注重證據(jù)意識
用人單位在制定和依據(jù)規(guī)章制度行使工作管理權(quán)時必須具備證據(jù)意識，以防發(fā)生糾紛時企業(yè)舉證不能的風險發(fā)生。在規(guī)章制度制定方面，需要保留已經(jīng)履行好法定程序的證據(jù)，如會議記錄、討論、協(xié)商的經(jīng)過等等書面證據(jù)。如經(jīng)過與工會協(xié)商的，協(xié)商的會議紀要經(jīng)工會蓋章，工會主席簽字確認。在履行告知程序方面，需要保留已告知的證據(jù)，如公司網(wǎng)站公布法、電子郵件通知、公告欄張貼法、員工手冊發(fā)放簽收記錄、規(guī)章制度培訓簽到記錄、規(guī)章制度考試試卷、用工錄用表確認等等。在依據(jù)規(guī)章制度處理或者解除勞動合同方面，需要保留違規(guī)調(diào)查方面的證據(jù)。
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