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企業(yè)人力資源管理信息化的道與法
宏景軟件 張大波 劉紅梅
近年來，隨著信息技術(shù)與管理模式的不斷發(fā)展，信息化被越來越多的企業(yè)視為提升管理效率和水平的有效手段，而作為管理核心之一的人力資源管理，其信息化運(yùn)用更是受到越來越多企業(yè)高層的重視。但同樣是信息化運(yùn)用，有的公司是順風(fēng)順?biāo)�，有的公司則是舉步維艱。細(xì)究其中緣由，軟件本身質(zhì)量固然是一個重要因素，但關(guān)鍵還在于企業(yè)前期的信息化規(guī)劃和對實(shí)施過程的把控。
宏景軟件成立至今已成功服務(wù)了超過數(shù)千家國有及民營大型集團(tuán)公司、事業(yè)單位，對eHR系統(tǒng)的規(guī)劃與實(shí)施有著深刻的體會�，F(xiàn)將一些經(jīng)驗(yàn)分享給大家，希望可以給企業(yè)的eHR建設(shè)一些啟示。
一、道人力資源信息化整體規(guī)劃
成功的信息化建設(shè)的第一步是整體規(guī)劃，它為整個人力資源信息化建設(shè)確立了目標(biāo)、方向和框架，同時也為一個項(xiàng)目種下了成功或失敗的種子。規(guī)劃問題涉及很廣，但總體思路卻必須清晰：
(一) 分析企業(yè)戰(zhàn)略、愿景、目標(biāo)
信息化建設(shè)的核心目的是支撐企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)，因此人力資源信息化建設(shè)必須從戰(zhàn)略出發(fā)。這個問題看起來有些虛、事實(shí)上非常實(shí)際。很多客戶都會有這樣一個問題，我們的產(chǎn)品是否能夠支撐他們的企業(yè)未來5到10年的發(fā)展;顯然，如果企業(yè)發(fā)展短期內(nèi)就將造成信息化系統(tǒng)不能適應(yīng)，那么信息化投資回報就無法保證。
而要回答好上面的問題，就必須從企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)。具體到人力資源管理信息化，就應(yīng)當(dāng)明確企業(yè)戰(zhàn)略以及由此決定的人力資源管理戰(zhàn)略，重點(diǎn)是人力資源管理模式、體系架構(gòu)和發(fā)展規(guī)劃。
由于人力資源信息化是企業(yè)信息化建設(shè)的一個部分，因此還必須考慮到企業(yè)信息化整體戰(zhàn)略。這一方面決定了信息化建設(shè)中產(chǎn)品選型，比如企業(yè)集團(tuán)信息化選型必須與集團(tuán)人力資源管控模式相匹配;另一方面決定了信息化建設(shè)的總體進(jìn)程，先做什么、后做什么，否則，企業(yè)人力資源信息化建設(shè)很容易支離破碎、前后無法銜接，形成一個個孤島。
(二) 立足現(xiàn)狀、分析需求
在戰(zhàn)略的總體指導(dǎo)下，需要進(jìn)一步明確具體的人力資源信息化建設(shè)需求。主要包括：
(1)管理需求，主要是從人力資源管理的角度提出對系統(tǒng)功能的要求;管理與信息化的關(guān)系在某種程度上是“體”與“用”的關(guān)系，可以說管理需求不明確也就不可能有成功的信息化建設(shè)。因此大量企業(yè)在信息化前都需要大規(guī)模、深入的管理梳理與提升，這也是目前倡導(dǎo)的管理與IT服務(wù)融合的原因所在。
(2)性能需求，主要包括靈活性、可擴(kuò)展性、開放度等IT技術(shù)層面的需求。
(3)集成需求，主要是指人力資源系統(tǒng)與企業(yè)其他管理系統(tǒng)(如OA、財務(wù)系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、ERP等)的集成應(yīng)用。
需要注意的是，確定需求要注意處理好現(xiàn)實(shí)需求與未來需求之間的關(guān)系。一方面要立足現(xiàn)實(shí)需求，確定各項(xiàng)需求的優(yōu)先級，只有這樣才能夠快速見效、為信息化建設(shè)爭取更多支持和空間;另一方面則必須注意與未來之間的銜接。這也是我們堅持人力資源信息化必須“整體規(guī)劃、分步實(shí)施”的原因。
(三) 確定模式，選定產(chǎn)品
人力資源系統(tǒng)的部署模式由其管理模式?jīng)Q定，尤其是集團(tuán)型企業(yè)。業(yè)務(wù)模式單一的運(yùn)營管控型企業(yè)適合于集中式部署模式;業(yè)務(wù)模式主輔型的戰(zhàn)略管控型企業(yè)適合于集分式部署模式;多元化業(yè)務(wù)模式的財務(wù)管控型企業(yè)適合于分布式部署模式。宏景軟件人力資源信息管理系統(tǒng)支持集中式、分布式、集分式多種部署模式，且各模式之間互聯(lián)互通，可自由切換。
另外，選型中的關(guān)鍵問題是，究竟選擇定制開發(fā)還是購買一款成熟的產(chǎn)品。這個問題沒有一個簡單的答案，而是要根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)、需求、預(yù)算、項(xiàng)目周期等多種因素進(jìn)行綜合判斷。早期很多企業(yè)選擇定制開發(fā)，原因是市場上缺乏滿足自己需求的產(chǎn)品;而由于定制開發(fā)巨大的技術(shù)、預(yù)算、項(xiàng)目管理風(fēng)險，以及人力資源信息化廠商的快速發(fā)展，很多企業(yè)開始轉(zhuǎn)向外部采購。
在采購中首先要注意產(chǎn)品與管理需求之間的擬合程度，由于企業(yè)人力資源管理相對于財務(wù)、項(xiàng)目管理等具有更強(qiáng)的個性化，而且往往隨著企業(yè)發(fā)展而不斷調(diào)整，這時產(chǎn)品的靈活性、可配置性就值得特別關(guān)注。當(dāng)然，廠商的產(chǎn)品價格、交付能力、開發(fā)能力、永續(xù)服務(wù)能力也是應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)考慮的因素。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身情況為以上各要素確定權(quán)重、綜合平衡，選擇產(chǎn)品。
(四) 確認(rèn)系統(tǒng)建設(shè)保障
系統(tǒng)建設(shè)保障主要是指企業(yè)用于人力資源信息化建設(shè)的資金保障、組織保障等方面。資金保障自然不必多說，組織保障同樣重要：一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)與廠商共同建立專門的項(xiàng)目小組，遴選熟悉人力資源管理需求的HR人員、以及信息化部門在項(xiàng)目建設(shè)期間專職從事項(xiàng)目建設(shè);具有決策能力的HR部門高層也應(yīng)當(dāng)參與其中，重點(diǎn)是監(jiān)控項(xiàng)目方向并在關(guān)鍵時刻決策、協(xié)調(diào)資源。另一方面，企業(yè)最高負(fù)責(zé)人雖然不會直接參與到項(xiàng)目中，但對于信息化建設(shè)的支持卻是必須的，離開了這一點(diǎn)，項(xiàng)目成功是無法保障的。
二、法項(xiàng)目實(shí)施步驟及實(shí)施原則：
e-HR的實(shí)施是我們與用戶應(yīng)用的橋梁，是改變和優(yōu)化用戶業(yè)務(wù)處理的催化劑。e-HR實(shí)施不等于教用戶如何使用軟件功能，也不等于對用戶做簡單的軟件培訓(xùn)，它是一個全面的企業(yè)變革過程，并意味著企業(yè)整個管理業(yè)務(wù)流程的改變。我們認(rèn)為：軟件實(shí)施包括實(shí)施準(zhǔn)備、藍(lán)圖規(guī)劃、用戶化實(shí)施、系統(tǒng)測試以及培訓(xùn)交付五個步驟。
(一) 項(xiàng)目實(shí)施步驟
l 實(shí)施準(zhǔn)備
實(shí)施準(zhǔn)備工作包括項(xiàng)目組的成立、實(shí)施主計劃的確認(rèn)以及項(xiàng)目啟動會的召開。其目的是合作雙方就項(xiàng)目總體目標(biāo)、實(shí)施范圍、實(shí)施思路以及資源配置要求達(dá)成一致。因?yàn)槟繕?biāo)不明、范圍不清的項(xiàng)目永遠(yuǎn)都不可能實(shí)施成功。
l 藍(lán)圖規(guī)劃
藍(lán)圖規(guī)劃階段是用戶業(yè)務(wù)導(dǎo)入系統(tǒng)前的方案規(guī)劃階段，也是影響項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵階段，主要包括：產(chǎn)品安裝、產(chǎn)品培訓(xùn)、需求調(diào)研、需求分析、實(shí)施方案的評審確認(rèn)等工作。
我們在藍(lán)圖規(guī)劃階段遵循如下策略：問卷調(diào)查、訪談、循環(huán)溝通落實(shí)等多種需求調(diào)研方式相結(jié)合，了解用戶真正業(yè)務(wù)要求及管理痛點(diǎn);用心、用腦、用時間做全局規(guī)劃，絕不頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳;以產(chǎn)品為導(dǎo)向制定基于現(xiàn)狀又高于現(xiàn)狀的實(shí)施方案;細(xì)化量化實(shí)施工作量，明確任務(wù)分工及完工標(biāo)準(zhǔn)。
l 客戶化實(shí)施
本階段工作目標(biāo)是建設(shè)符合用戶管理現(xiàn)狀和發(fā)展需要的人力資源管理系統(tǒng)。需要注意的是，在建設(shè)的過程中需要就前期制定的實(shí)施方案的正確性、完整性進(jìn)行驗(yàn)證并逐步完善。主要工作包括靜態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備、實(shí)施設(shè)置、靜態(tài)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入以及權(quán)限的分配等工作。
我們在客戶化實(shí)施階段采用如下策略：在充分考慮各個業(yè)務(wù)之間銜接問題的基礎(chǔ)上，按照先易后難的原則對實(shí)施模塊進(jìn)行排序;系統(tǒng)關(guān)鍵用戶必須緊密參與模塊實(shí)施工作，對實(shí)施內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)的同時培養(yǎng)企業(yè)的管理團(tuán)隊和實(shí)施團(tuán)隊。
客戶化過程中很可能出現(xiàn)需求變更，這非常正常，但必須按照提出變更、評估變更、審批變更、執(zhí)行變更的步驟嚴(yán)格管理，否則隨意變更需求將使項(xiàng)目陷于泥潭之中。
l 系統(tǒng)測試
系統(tǒng)測試包括功能測試和性能測試。功能測試的目的是關(guān)鍵用戶通過模擬實(shí)際的業(yè)務(wù)操作方式、操作步驟來驗(yàn)證實(shí)施設(shè)置是否滿足管理業(yè)務(wù)要求;性能測試的目的是通過自動化的測試工具模擬多種正常、峰值以及異常負(fù)載條件，以確定當(dāng)負(fù)載逐漸增加時，系統(tǒng)各項(xiàng)性能指標(biāo)的變化情況是否正常。
l 培訓(xùn)交付
系統(tǒng)測試通過后，項(xiàng)目組和關(guān)鍵用戶開始對終端用戶進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，培訓(xùn)后系統(tǒng)進(jìn)入上線運(yùn)行階段。在運(yùn)行過程中我們建立項(xiàng)目問題跟蹤表，記錄系統(tǒng)運(yùn)行的問題、進(jìn)行問題分類以及問題的解決方案，以確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。
(二) 項(xiàng)目實(shí)施原則
為了保證項(xiàng)目實(shí)施成功，我們在項(xiàng)目實(shí)施過程中要遵循如下原則:
l 質(zhì)量第一，重點(diǎn)突出
項(xiàng)目質(zhì)量是衡量項(xiàng)目成敗的決定性要素。在項(xiàng)目實(shí)施過程中我們遵循質(zhì)量第一、重點(diǎn)突出的原則。質(zhì)量管理可分成如下三步：
首先根據(jù)項(xiàng)目的總體目標(biāo)、項(xiàng)目范圍以及項(xiàng)目進(jìn)度計劃，雙方確定有效的項(xiàng)目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。其次，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中采取有效措施監(jiān)控項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)行,為了達(dá)到有效監(jiān)控的目的，我們通常采取的監(jiān)控和溝通渠道包括項(xiàng)目進(jìn)度報告、項(xiàng)目例會、里程碑會議、各種會議紀(jì)要等。再次，把項(xiàng)目實(shí)施過程中的實(shí)際表現(xiàn)與項(xiàng)目質(zhì)量衡量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，分析出差異。最后，根據(jù)具體情況采取合理的糾正措施。經(jīng)過比較與分析，如果發(fā)現(xiàn)偏差，就要采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行糾正，讓項(xiàng)目實(shí)施回到正軌。
l 按圖索驥，逐步細(xì)化
實(shí)施管理不當(dāng)最容易造成進(jìn)度失控。因?yàn)轫?xiàng)目進(jìn)度的延遲總是在計劃即將結(jié)束的時刻才暴露出來，結(jié)果誰也不知道項(xiàng)目到底何時才能結(jié)束，最終導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。
我們在項(xiàng)目進(jìn)度管理中采取按圖索驥、逐步細(xì)化的策略。項(xiàng)目初期，由于項(xiàng)目中的不確定性因素太多，雙方要根據(jù)項(xiàng)目的總體目標(biāo)、項(xiàng)目的范圍制定里程碑式的工作計劃，每個里程碑有明確的完成時間及完成標(biāo)準(zhǔn)。隨著實(shí)施工作的深入，結(jié)合實(shí)際情況雙方又會對里程碑計劃進(jìn)行細(xì)化：將里程碑劃分若干個子項(xiàng)目，每個子項(xiàng)目又被劃分為具體的任務(wù)，每個具體的任務(wù)又明確了負(fù)責(zé)人及完成標(biāo)準(zhǔn)。
當(dāng)然，項(xiàng)目實(shí)施過程中的工作計劃并不是一成不變的，在項(xiàng)目進(jìn)度管理過程中我們要對進(jìn)度計劃進(jìn)行監(jiān)控，修正以保證計劃的有效性和可執(zhí)行性。
l 有效溝通，多點(diǎn)落實(shí)
項(xiàng)目中溝通的作用很難衡量，但失敗的項(xiàng)目都存在著溝通的問題。我們在項(xiàng)目實(shí)施中，采用有效溝通、多點(diǎn)落實(shí)的溝通原則：首先識別項(xiàng)目的各個干系人，關(guān)注各個干系人的期望與需求;其次在項(xiàng)目實(shí)施過程中采用項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目例會、項(xiàng)目周報、臨時會議等方式充分和項(xiàng)目相關(guān)人員進(jìn)行溝通;最后溝通的結(jié)果會形成書面記錄以便有效執(zhí)行。全過程、多層次的溝通確保了雙方目標(biāo)一致、信息同步，從而有利于項(xiàng)目中各種問題的解決。
l 全程參與，知識轉(zhuǎn)移
項(xiàng)目實(shí)施的目的不僅是建設(shè)一套既滿足企業(yè)當(dāng)前業(yè)務(wù)要求又滿足企業(yè)未來發(fā)展需求的人力資源系統(tǒng)，還需要為企業(yè)建立一支既懂信息化又懂人力資源業(yè)務(wù)的隊伍。
我們采用關(guān)鍵用戶全程參與的方式來達(dá)到知識轉(zhuǎn)移的目的。在項(xiàng)目
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