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職場(chǎng)英語(yǔ)電話全攻略
電話溝通不僅是商務(wù)溝通中的重要環(huán)節(jié)，更是外企生存的必備技能�？墒牵娫挏贤ㄖ�，我們既看不到說(shuō)話人，又需要立即作出反應(yīng)，還要使用第二語(yǔ)言，頓時(shí)就讓人緊張起來(lái)了有木有?下面小編為大家?guī)?lái)職場(chǎng)英語(yǔ)電話全攻略，僅供參考，希望能夠幫到大家。
職場(chǎng)英語(yǔ)電話攻略
1. Start off with some niceties
拿起電話的時(shí)候應(yīng)該說(shuō)什么呢?大家都知道，“問(wèn)好+自報(bào)家門(mén)”。比如 “Good morning, Parkinson Machine Tools.” 或 “Good morning, Saran Williams speaking. ” 可是做到這一步就夠了嗎?答案是否定的。這個(gè)時(shí)候我們?nèi)孕枰偌由弦痪淇蜌庠?niceties)，即 “How can I help you?”或 “What can I do for you?” 因?yàn)橥ㄟ^(guò)語(yǔ)言和聲音，我們傳遞的是自己的職業(yè)素養(yǎng)，展示的是公司的企業(yè)形象。
如果是主動(dòng)打電話，介紹完自己之后說(shuō)些客氣話(niceties)也是必要的。比如對(duì)方剛剛休假回來(lái)，那么可以問(wèn)一句“How is your holiday?”這樣的寒暄(small talk)，能夠幫助我們build a rapport，拉近與對(duì)方的關(guān)系，溝通起來(lái)當(dāng)然事半功倍了。當(dāng)然也需要注意及時(shí)地回到主題(get to the point quickly)。
2. Make some positive noise
電話溝通的一半是傾聽(tīng)。而往往在做傾聽(tīng)者的時(shí)候，最常見(jiàn)的反應(yīng)是不說(shuō)話，。這樣對(duì)方很可能誤以為電話另一端沒(méi)有人在傾聽(tīng)。那么如何做一個(gè)積極的傾聽(tīng)者(active listener)呢?最重要的就是要發(fā)出一些“正面的噪音”(positive noise)，讓對(duì)方知道你還在線上。比如 “Yes, OK, I’ve got that.” “Alright” “I see.” “Mmm” “Certainly”.
3. Double-check if you don’t hear the name properly
中國(guó)人在電話溝通中其中一個(gè)問(wèn)題在于“they are embarrassed to ask the person to spell the name again if they didn’t really hear properly.”當(dāng)我們沒(méi)有聽(tīng)到某個(gè)信息或者聽(tīng)不懂的時(shí)候，一般會(huì)難以啟齒讓對(duì)方再重復(fù)一遍。但是這些信息有時(shí)是必須準(zhǔn)確記錄的，甚至影響到工作的順利開(kāi)展。因此，當(dāng)我們沒(méi)有聽(tīng)清或者沒(méi)有記錄下的時(shí)候，一定要跟對(duì)方確認(rèn)，或者請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)。這樣的表達(dá)有 “Can I read that back to you?” “So that’s 4007-021-021, right?” 或者 “Sorry, I didn’t catch that. Could you say it again please?” “The line is very bad. Could you speak up please?”(電話信號(hào)不好，您能說(shuō)大聲一點(diǎn)嗎?)
4. Summarise everything in the end
在電話進(jìn)行到尾聲的時(shí)候，請(qǐng)不要忘記總結(jié)一下談話的內(nèi)容。一方面，可以確認(rèn)雙方的共識(shí);另一方面，這也是提醒對(duì)方的一種方式。接下來(lái)，就可以禮貌結(jié)束談話了， 可以感謝對(duì)方的時(shí)間，“Right, thanks for your time”;如果時(shí)間緊迫，那么可以說(shuō)“Well I really have to be off now”或者“I don’t want to take any more of your time”.
5. Follow-up with an email
大家應(yīng)該覺(jué)得掛了電話也就大功告成了，其實(shí)不然。如果談話內(nèi)容相對(duì)嚴(yán)肅，或者需要雙方的行動(dòng)落實(shí)，那么最好將要點(diǎn)總結(jié)成一封郵件發(fā)給對(duì)方。這不僅是一種書(shū)面明確，更是職業(yè)身份的體現(xiàn)。
常用商務(wù)英語(yǔ)電話的應(yīng)答
情況 (一) 打電話的人找的是你自己
Is Daisy there? (Daisy 在嗎?) 我就是，絕對(duì)要看：15種商務(wù)英語(yǔ)電話的應(yīng)答。
This is she. 我就是。 (注: 男的用 "This is he.")
You’re speaking/talking to her.
你正在跟她說(shuō)話。 (注: 男的用 "You’re speaking/talking to him.")
This is Daisy. 我就是 Daisy。
That’s me. 我就是。
情況 (二) 打電話的人要找的人不在
May I speak to Mr. Gates? (請(qǐng)問(wèn) Gates 先生在嗎?)
He’s not here right now. 他現(xiàn)在不在這里。
He’s out. 他出去了。
He’s in a meeting right now. 他現(xiàn)在正在開(kāi)會(huì)。
You’ve just missed him. 你剛好錯(cuò)過(guò)他了。
He’s just stepped out. 他剛好出去了。
情況 (三) 打電話的人要找的人不在, 問(wèn)對(duì)方是否要留言
Can I talk to Mark? (我可以跟 Mark 講話嗎?)
He’s out on his lunch break right now. Would you like to leave a message?
他出去吃午飯了, 你要留言嗎?
He’s not available right now. Can I take a message?
他不在, 我可以幫你傳話嗎?
情況 (四) 打電話的人問(wèn)他要找的人何時(shí)回來(lái)
Do you know when he will be back?
你知道他什么時(shí)候會(huì)回來(lái)嗎?
I’m sorry. I don’t know.
抱歉, 我不知道，商務(wù)英語(yǔ)《絕對(duì)要看：15種商務(wù)英語(yǔ)電話的應(yīng)答》。
I have no idea. 我不知道。
He should be back in 20 minutes.
他應(yīng)該二十分鐘內(nèi)會(huì)回來(lái)。
情況 (五) 打電話的人問(wèn)他要找的人在哪里
Do you have any idea where he is?
你知道他在哪里嗎?
Sorry. I don’t know. 抱歉, 我不知道。
He’s at work right now. Do you want his phone number?
他現(xiàn)在在上班。你要不要他的電話號(hào)碼?
情況 (六) 打電話的人要找的人不在, 愿意接受對(duì)方的留言
Can I leave a message? 我可以留個(gè)話?
Yes. Go ahead, please. 可以, 請(qǐng)繼續(xù)。
Of course. Hold on for just a second so I can grab a pen and paper.
當(dāng)然, 稍等一下讓我拿個(gè)紙筆。
Sure, if you can excuse me for just a second. Let me find a piece of paper to write it down.
當(dāng)然, 如果你可以等我一下下, 讓我找張紙寫(xiě)下來(lái)。
情況 (七) 接受對(duì)方留言時(shí)聽(tīng)不清楚, 希望對(duì)方重復(fù)
When he comes back, can you have him call me at (206) 5551212?
他回來(lái)后, 能不能讓他打 (206) 5551212 這個(gè)號(hào)碼給我?
Can you repeat again, please? 能不能請(qǐng)你再重復(fù)一次?
(Say) Again, please? 再說(shuō)一次好嗎?
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