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    1. 淺談銀行檔案工作發(fā)展方向

      時間:2022-06-27 04:25:14 圖書情報與檔案管理 我要投稿
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      淺談銀行檔案工作發(fā)展方向

        科學技術的飛速發(fā)展,銀行業(yè)務檔案數量的激增以及保管成本的上升促使金融企業(yè)對未來檔案工作發(fā)展方向的規(guī)劃設計提出了更高的要求。筆者所在的中國銀行根據多年檔案工作的經驗積累,尤其是實行垂直領導后十余年的檔案工作實踐,在探索檔案科學管理新模式的同時,提出了全覆蓋、精細化、集約化、可持續(xù)發(fā)展四項目標。

      淺談銀行檔案工作發(fā)展方向

        一、全覆蓋是前提與基礎

        全覆蓋是在梳理明確了銀行現有檔案門類與各門類的歸檔范圍后,理順移交歸檔流程,做到應收盡收,應歸必歸,并保障檔案實體的完整與安全。簡言之就是要收全。

        我行通過總結多年檔案管理的經驗,將管理范疇劃分成十余個檔案門類。在檔案門類上既要做到全覆蓋,又要可掌控,不盲目設門類,增設門類需經檔案主管部門論證與審批,分類盡量科學合理。國家檔案局下發(fā)了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》(即10號令)后,我行及時進行了宣貫布置,要求各部門分別梳理管理類文件的歸檔范圍與保管期限表,我們在此基礎上整合形成全行的總表,有利于指導全行的歸檔工作。在當前精簡紅頭文件的形勢下,應加強內容重要的合同協(xié)議、電子郵件、便函等起替代作用的白頭文件的歸檔。

        當今的銀行檔案管理早已不再局限于文書與常規(guī)的幾類專門檔案范疇,而是逐漸向各業(yè)務領域延伸擴展。檔案工作需順應業(yè)務發(fā)展,與時俱進,加強各門類業(yè)務檔案條線的協(xié)調溝通,盡量緊跟、貼近業(yè)務發(fā)展,力求通過調研摸底與業(yè)務部門共同建立管理制度,及時涵蓋新的業(yè)務檔案管理需求,實行動態(tài)化管理。

        在機構調整、流程整合過程中,要及時跟蹤機構或部門職能的變化。每年進行年度歸檔前要提前布置,充分關注臨時機構、撤并機構或新設機構的文件是否已納入歸檔范圍,制定專門的分類方案,做到應歸盡歸;從檔案監(jiān)管范圍上,因受手段和報告路徑的限制,目前只覆蓋到國內檔案管理網絡,將來應盡可能擴展到附屬機構和各境(海)外機構。

        此外,還應注意借助舉辦特定的大型活動,如百年行慶活動的契機,動員全轄機構和廣大員工充分發(fā)掘提供史料線索,以移交或捐贈等形式豐富檔案室藏。

        二、精細化是質量保障

        俗話說細節(jié)決定成敗,在前期收全的基礎上還要做到井井有條地管好,將各項工作做實做細,這也是檔案工作的專業(yè)性、權威性的體現。

        首先,各類檔案規(guī)章制度必須細致嚴謹,適時修訂,并及時匯編成《檔案工作手冊》以備查考,使各級檔案人員工作中做到有據可依,有章可循;還要注意制度在總、分行層級的傳導上會存在一定損耗,特別是二級以下機構在理解和執(zhí)行上漏洞較多,所以檔案管理部門必須履行好分級培訓與監(jiān)督、指導的職育。

        其次,檔案信息化管理系統(tǒng)與制度緊密相關,系統(tǒng)是制度的工具化。所以要想查全、查準,準確提取檔案中的各項數據、影像,規(guī)范與提升檔案管理系統(tǒng)中的數據質量,剔除垃圾數據是十分必要的。這就要求制定配套的系統(tǒng)錄入指引,各門類卡片錄入項目需統(tǒng)一、細化要求,嚴格規(guī)范系統(tǒng)著錄方式。如在錄入指引中對文件日期應明確是形成日期還是移交日期;照片的標題也應明確表述結構,應包含照片檔案的六要素;錄入時應避免邏輯錯誤,全、半角符號混用等;公文運轉過程中一些與歸檔無關的字樣如更正、重發(fā)等要剔除。還要建立錄入與復核兩級機制,錄入數據與影像掃描需經準確性、完備性復核,只有在測試環(huán)境中檢驗無誤的數據才可導入到正式庫;使用權限設置標準上也應該規(guī)范統(tǒng)一,以確保各類用戶通過不同權限訪問不同級別內容,避免擴大知悉范圍而造成檔案信息的失、泄密。

        再次,庫房內檔案實體的管理也要細化,確保檔案實體與系統(tǒng)內的數據一一對應,接收移出有記錄、排架有序,及時完善檔案的存址代碼標識(即為在各庫房中準確檢索到檔案存址所編寫的一組代碼),并做到年終盤點,對缺失、損毀檔案的數據進行記錄、處理等。如果采用倉儲式大庫房,可以利用現代化的管理工具如條形碼、無線射頻技術(RFID)等有效提高管理效率。

        三、集約化是價值取向

        檔案工作是銀行一項重要的基礎工作,檔案部門同時也是中后臺成本中心。應對銀行檔案的海量增幅,如何去成本化已經成為銀行檔案管理工作科學轉型的發(fā)展要點。高效、節(jié)能的檔案管理模式才是適應銀行檔案長足發(fā)展的綠色生命線。要想實現可持續(xù)發(fā)展,就要依托前瞻性的理念,從服務大局出發(fā),提倡檔案的集中統(tǒng)一管理,包括檔案實體的物理集中與數據的邏輯集中,適度整合資源,節(jié)約管理成本。

        2007年銀監(jiān)會與國家檔案局聯合下發(fā)的《關于加強銀行檔案工作的意見》明確闡述,要避免銀行內部機構檔案管理各自為政、分散管理的現象,做到檔案工作統(tǒng)籌協(xié)調,檔案實體相對集中保管,檔案信息高度集中管理,統(tǒng)一標準、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督指導。要科學整合銀行內部各類檔案信息資源,實現檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理,以充分發(fā)揮檔案信息資源整體優(yōu)勢。

        我行經過20XX年近一年的周密調研,出臺了《檔案集約化管理指導意見》,其中所倡導的集約化包含三層含義:一是檔案管理范疇應覆蓋我行各項業(yè)務所有具有保存價值的文件材料;二是檔案工作組織架構應健全、高效,檔案管理流程應合理、順暢;三是對檔案的集中統(tǒng)一管理,既體現在對檔案實體物理意義上的集中管理,也包含了對檔案信息數據邏輯意義上的集中管理。我行的集約化管理模式可歸納為三、二、一,即:實行總行至一、二級分行三級管理架構;檔案信息數據實行總行、一級分行二級集中;在一、二級分行各建立一個檔案中心。

        檔案實體的物理集中主要是引導各行規(guī)劃建設滿足各類檔案集中存放條件的高標準、集約化庫房,暫無條件的也可采取檔案外包托管或租賃庫房等形式;檔案數據信息則分兩步實現全轄邏輯集中與信息共享,這樣既可避免系統(tǒng)服務器的重復設置,又降低了運維成本,還可在數據集中后實現全轄檔案數據信息的共享。

        四、可持續(xù)發(fā)展是不竭動力

        如何在現有基礎上保持可持續(xù)發(fā)展的態(tài)勢是檔案工作面臨的挑戰(zhàn)。檔案工作要想實現可持續(xù)發(fā)展,必須建立在理順工作流程、加大創(chuàng)新力度的基礎上。

        一是進一步加強檔案信息化建設。我行將檔案信息化建設作為提升管理效能的抓手,每年對現有檔案信息化管理系統(tǒng)及WEB查詢系統(tǒng)進行優(yōu)化改造,并要求對存量檔案進行數字化加工,在檔案信息化系統(tǒng)中開發(fā)了檔案統(tǒng)計模塊,將常規(guī)的年度統(tǒng)計工作通過系統(tǒng)自動加總完成,上報規(guī)模覆蓋了全轄的檔案數據,以體現檔案垂直管理的成效。

        二是將檔案考評機制常態(tài)化。我行2003年起開始實行對分行四年一度的檔案工作目標管理綜合考評機制,近兩年又增加了年度歸檔網上考評,通過統(tǒng)一系統(tǒng)平臺遠程登錄各級分行檔案管理系統(tǒng),對其年度歸檔情況進行網上檢查評分,使原有的檔案考評機制進一步科學化、常態(tài)化。

        三是加強檔案人員隊伍建設,提高人員素質。檔案人員普遍兼職多,年齡偏大,素質不高,職級、薪酬長期偏低,因此影響了檔案人員積極性的發(fā)揮。檔案工作要留住人才,人員數量應與本行業(yè)務規(guī)模及所保管的檔案數量相適應,應足額并力爭實現年齡階梯化的配置,加強檔案人員的培訓交流,提高人員綜合素質及待遇水平,保持隊伍的穩(wěn)定與可持續(xù)發(fā)展。

        四是摒棄傳統(tǒng)思維方式,大膽進行改革創(chuàng)新。如青島銀行自主研發(fā)了倉儲與條碼的檔案管理模式,實現了對檔案實時定位的無序存放,有序管理。滿足安全可控條件下的檔案外包托管,引入第三方中介進行檔案整理、數字化加工與保管等方式也逐漸為更多單位所接受與青睞。

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