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如何杜絕時(shí)間浪費(fèi)，把會(huì)議開(kāi)得更高效？
會(huì)議，是我們工作中不可缺少的一部分。大到公司年會(huì)，小到例會(huì)。十幾個(gè)人一個(gè)會(huì)議室，你三言我兩語(yǔ)，來(lái)來(lái)往往，可能幾個(gè)小時(shí)就過(guò)去了。結(jié)果還可能沒(méi)討論出結(jié)果。
作為職場(chǎng)人，我們時(shí)間都是非常寶貴的，假如總是參加一些低效或者無(wú)效的會(huì)議，會(huì)讓人覺(jué)得厭煩，而低效無(wú)聊的會(huì)議將會(huì)嚴(yán)重侵蝕高管們的領(lǐng)導(dǎo)力。
如何提高會(huì)議效率，幫助員工明確工作方向？這是今天畢老師想和大家討論的話題。
讓有必要的人參加，用數(shù)據(jù)支撐觀點(diǎn)
蘋(píng)果教父史蒂夫·喬布斯以前在參加蘋(píng)果廣告代理商洽談會(huì)時(shí)，看到一個(gè)生面孔后問(wèn)了她的姓名，也聽(tīng)了解釋，不過(guò)仍禮貌地請(qǐng)她離開(kāi)。他的話擲地有聲，“在這場(chǎng)會(huì)議中我認(rèn)為我們不需要你，謝謝”。參加會(huì)議只需要讓有必要的人參加，其他人不論地位如何，沒(méi)有必要就不用參加會(huì)議。喬布斯認(rèn)為，太多的人和聲音會(huì)妨礙精簡(jiǎn)核心想法的產(chǎn)生，造成適得其反的結(jié)果。
因?yàn)槲覀兇蚨鄶?shù)會(huì)議是用來(lái)作決策，通常會(huì)涉及到討論。假如每個(gè)提出新思路的人能夠提供支撐自己觀點(diǎn)的數(shù)據(jù)，這樣能夠節(jié)省很多時(shí)間。基于數(shù)據(jù)也會(huì)減少糟糕假設(shè)的數(shù)量，避免浪費(fèi)不必要的時(shí)間和資源。
把會(huì)議時(shí)間縮短一半，提高會(huì)議效率
很多的會(huì)議，有時(shí)候討論的是不重要的東西。安排一個(gè)1小時(shí)的會(huì)議，你會(huì)刻意去把這些時(shí)間填補(bǔ)。當(dāng)我們將時(shí)間縮短，就會(huì)強(qiáng)迫自己把重要的內(nèi)容言簡(jiǎn)意賅地表達(dá)出來(lái)，提高會(huì)議效率，聚焦重點(diǎn)。
主會(huì)人要把控會(huì)議進(jìn)度和方向
臉譜網(wǎng)“女王”雪莉·桑德伯格參加會(huì)議時(shí)，都會(huì)隨身攜帶一個(gè)筆記本，記錄著會(huì)議討論要點(diǎn)和行動(dòng)項(xiàng)目的詳細(xì)清單。隨著會(huì)議的進(jìn)展，她會(huì)一條條勾掉清單中的項(xiàng)目，當(dāng)每個(gè)項(xiàng)目討論完成后，就會(huì)撕掉那一頁(yè)筆記，會(huì)議到此結(jié)束。
我們的主會(huì)人也應(yīng)該如此，把有限的精力放在如何掌控會(huì)議方向上。當(dāng)內(nèi)容偏離了回憶主題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)提醒；把控好會(huì)議進(jìn)度和方向，為成員答疑解惑，給予疏導(dǎo)。
與會(huì)人員會(huì)前提交想法，會(huì)中共享信息
開(kāi)會(huì)時(shí)，不要總是主會(huì)人發(fā)命令、安排計(jì)劃，這樣與會(huì)人員參與度很低。一定要保證預(yù)留部分時(shí)間，讓大家發(fā)表意見(jiàn)，帶動(dòng)參會(huì)者參與討論。
另外，預(yù)期讓與會(huì)人員會(huì)上即興說(shuō)出想法和建議，不如讓大家事先提交想法，讓更多人的意見(jiàn)得到傾聽(tīng)，也能收集更多有創(chuàng)意的想法，這樣更容易展開(kāi)討論。這樣也能讓內(nèi)向的員工積極參與會(huì)議，節(jié)省時(shí)間。
組織會(huì)議的人最后一個(gè)發(fā)言
有些老板或經(jīng)理很喜歡開(kāi)會(huì)自己把所有想法和觀點(diǎn)說(shuō)出來(lái)，然后再讓大家討論說(shuō)建議。這樣很多員工都會(huì)下意識(shí)地聽(tīng)從，得不到其他的新建議新想法。再讓大家在會(huì)議上提建議，很多時(shí)候是得不到答復(fù)的，也起不了討論的效果。
因此，會(huì)議組織者先聽(tīng)完大家的想法，然后再發(fā)表自己的意見(jiàn)。
鼓勵(lì)員工自己設(shè)定工作目標(biāo)
主動(dòng)的情緒能夠營(yíng)造健康良好的辦公氛圍，與其讓員工們被動(dòng)地接受命令，執(zhí)行工作，不如鼓勵(lì)員工自己設(shè)定好工作的目標(biāo)。積極主動(dòng)的態(tài)度，能讓員工更加有效完成任務(wù)，克服困難。注意要求他們?cè)诮o這個(gè)承諾加一個(gè)時(shí)間限制和進(jìn)度表，讓這個(gè)承諾無(wú)懈可擊。
會(huì)議是指有組織、有目的的言語(yǔ)溝通活動(dòng)方式，德魯克在《卓有成效的管理者》里說(shuō)，凡是會(huì)議過(guò)多，一定是管理出了問(wèn)題。而無(wú)效的會(huì)議也是管理出了問(wèn)題。
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