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廣告公司前臺(tái)接待流程
前臺(tái)接待的言語(yǔ)舉止將會(huì)給客戶留下深刻的第一印象。以下是小編搜索整理一篇廣告公司前臺(tái)接待流程，歡迎大家閱讀!
（一）上門客戶操作流程
1.客戶走到我們前臺(tái)時(shí)：
a.未服務(wù)于其他客戶時(shí)，前臺(tái)必須起身，然后說(shuō)：“您好，××號(hào)為您服務(wù)”。
b.正服務(wù)與其他客戶時(shí)：前臺(tái)應(yīng)先說(shuō)：“您好，請(qǐng)稍等一下”。待服務(wù)該客戶時(shí)，必須起身相迎，然后說(shuō)：“您好××號(hào)為您服務(wù)”。
2.服務(wù)與客戶：（坐下）咨詢客戶要求，在電腦上打印制作結(jié)算清單。咨詢內(nèi)容： 制作內(nèi)容聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。（填寫(xiě)制作結(jié)算清單時(shí)間：1 分鐘內(nèi)）。
3.讓客戶簽字：填寫(xiě)完以后請(qǐng)客戶簽字確認(rèn)。
4.帶客戶操作間：填寫(xiě)完后，接待人員用夾子夾好加工聯(lián)，帶客戶進(jìn)打印區(qū)（裝幀 區(qū)）客戶進(jìn)打印區(qū)（裝幀區(qū)）時(shí)應(yīng)說(shuō)：“請(qǐng)隨我來(lái)”或“這邊請(qǐng)”。
a.打印區(qū)（裝幀區(qū)）不忙時(shí)：直接帶客戶到操作員邊，把流程單交給相關(guān)的操作人員手中。并對(duì)客戶說(shuō)：“您好，您的單子由我們這位操作員為您服務(wù)”。
b.打印區(qū)（裝幀區(qū)）忙時(shí)，每個(gè)操作員都有單子：先讓客戶在旁邊的座位上休息一下，并對(duì)客戶說(shuō)：“您先在這坐一下，我先幫您安排一下，請(qǐng)稍等”。等 安排好后并對(duì)客戶說(shuō)：“您好，服務(wù)與您的操作員需要××?xí)r間，請(qǐng)您再這 等一下，我們的操作員完成后，馬上為您服務(wù)”。并為客戶倒上一杯水。
c.安排不了的單子：及時(shí)的通知營(yíng)業(yè)經(jīng)理來(lái)安排。注：如遇特殊客戶、量大的客戶、時(shí)間緊迫的客戶應(yīng)向操作員特別關(guān)照，并告知 營(yíng)業(yè)經(jīng)理，由營(yíng)業(yè)經(jīng)理一起幫助完成。
5.制作過(guò)程中：要嚴(yán)格控制制作進(jìn)度，當(dāng)文本制作不能在客戶預(yù)定時(shí)限內(nèi)完成時(shí)， 應(yīng)立刻告知客戶，做好相應(yīng)的協(xié)調(diào)工作。
6.制作完成后：請(qǐng)客戶當(dāng)面清點(diǎn)文本數(shù)量，確認(rèn)文本質(zhì)量，確認(rèn)后請(qǐng)客戶在制作結(jié) 算清單上簽字或付現(xiàn)金。（結(jié)帳時(shí)間：2 分鐘）。
7.收銀：站立
a.收銀：用雙手接客戶遞過(guò)來(lái)的現(xiàn)金，現(xiàn)金要當(dāng)面清點(diǎn)，并在驗(yàn)鈔機(jī)將錢正反面至少各驗(yàn)一遍辨別真?zhèn)巍?/p>
b.找零、發(fā)票：用雙手將零錢或發(fā)票放入客戶的手中。
c.營(yíng)業(yè)日?qǐng)?bào)表上填寫(xiě)：制作單號(hào)、制作內(nèi)容、實(shí)收額、發(fā)票額、發(fā)票號(hào)碼、付款方式、收款人。
8.包裝：按客戶的文本量，給客戶相應(yīng)的包裝袋等，并替客戶整理好文本裝入袋子 或盒子中，必要時(shí)幫助客戶送到公司門口。
9.向客戶道別：“謝謝您的光臨，請(qǐng)慢走”。
（二）取件文本操作流程
1. 接到客戶的取件電話時(shí)：?jiǎn)柷鍖?duì)方單位、具體地址、電話、聯(lián)系人等，同時(shí)在取 件單上按要求記錄，包括客戶來(lái)電時(shí)間和出發(fā)時(shí)間，然后打電話通知美工人員取件；一般情況下，聯(lián)系取件人員時(shí)間不得超過(guò) 5 分鐘，如實(shí)在無(wú)法調(diào)動(dòng)由營(yíng)業(yè) 經(jīng)理另行安排。
2. 在接到美工從客戶處取回文件后：按客戶要求打印制作結(jié)算清單，包括交貨時(shí)間、 地址、收貨人。
3. 打印后：我們把加工聯(lián)和取件單夾好一起交于輸出員。如碰到很急或是大客戶文本，前臺(tái)應(yīng)與接單的輸出員和營(yíng)業(yè)經(jīng)理說(shuō)明，讓他們有相應(yīng)的準(zhǔn)備，并在制作單上加以注明。
4. 制作過(guò)程中，要嚴(yán)格控制制作進(jìn)度，當(dāng)文本制作不能在客戶預(yù)定時(shí)限內(nèi)完成時(shí)， 應(yīng)提前告知客戶，做好相應(yīng)的協(xié)調(diào)工作。
5. 制作完成后：我們前臺(tái)是一套文本或圖板完成的最終質(zhì)檢員，在制作內(nèi)容完成后 應(yīng)對(duì)制作的內(nèi)容質(zhì)量、裝訂方式、選用耗材是否合格，并檢查我們制作的文本是否與客戶要求一致等。如碰到質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)的告訴營(yíng)業(yè)經(jīng)理處理。
6. 文本質(zhì)量檢查清點(diǎn)確認(rèn)無(wú)誤后：打印制作結(jié)算清單，打印前還必須在電腦上輸入 文本的項(xiàng)目名稱（掛帳客戶必須填寫(xiě)）、核對(duì)制作內(nèi)容和價(jià)格。
7. 填寫(xiě)好送貨單：清點(diǎn)需要送的內(nèi)容，通知相關(guān)人員包裝和送貨。送貨單上應(yīng)按要 求填寫(xiě)文本數(shù)量、制作單位、地址、電話、收貨人、出發(fā)時(shí)間，同時(shí)在備注欄上注明客戶所提供的一些原始資料（如光盤、原稿等）。
8. 檢查美工歸還的制作結(jié)算清單：必須檢查客戶是否在制作結(jié)算清單簽字。如簽字， 此張制作單完成。如出現(xiàn)客戶沒(méi)有簽字，應(yīng)向美工了解為什么客戶沒(méi)有簽字的原因，并馬上把制作結(jié)算清單交于業(yè)務(wù)員，由業(yè)務(wù)員到客戶處補(bǔ)簽。 注：如我們提前完成文本，我們應(yīng)打電話與客戶聯(lián)系，說(shuō)明我們文本已經(jīng)完成， 告知客戶可以提前過(guò)來(lái)取件。我們不能在客戶來(lái)取件的時(shí)間內(nèi)完成，必須提前與客戶說(shuō)明。
（三）待取件操作流程
1. 客戶中途離開(kāi)，說(shuō)明過(guò)會(huì)來(lái)取件的操作流程
a.我們前臺(tái)必須知道客戶的單位、姓名、電話和取件時(shí)間。
b.如不在本班客戶來(lái)取件，我們必須詳細(xì)交接清楚；
c.文本完成：檢查清點(diǎn)后，把文本放入包裝袋（盒子）中，用筆在上面注明開(kāi)單客戶的單位名稱。
d.填寫(xiě)交接本：填寫(xiě)文本數(shù)量、聯(lián)系人、聯(lián)系電話，文本位置等。
e.客戶來(lái)取件時(shí)：我們必須咨詢客戶的姓名和客戶名稱，并與制作單上填寫(xiě)的內(nèi)容核對(duì)。
f.相符：打印制作結(jié)算清單，結(jié)帳。
g.不相符：打制作結(jié)算清單上的電話核對(duì)。 注：如我們提前完成文本，我們應(yīng)電話與客戶聯(lián)系，說(shuō)明我們文本已經(jīng)完成，告知客戶可以提前過(guò)來(lái)取件。我們不能在客戶來(lái)取件的時(shí)間內(nèi)完成，必須提前與客戶說(shuō)明。
（四）取件和送貨
取件
流程：美工→司機(jī)→業(yè)務(wù)員→營(yíng)業(yè)經(jīng)理（盡量保證美工間有2人）
1． 在接到客戶的取件電話時(shí)，必須問(wèn)清對(duì)方單位、地址、電話、聯(lián)系人、是否需要帶移動(dòng)盤等，同時(shí)在取件單上按要求記錄，包知客戶來(lái)電時(shí)間。
2． 然后打電話通知美工人員或司機(jī)取件：一般情況下，安排時(shí)間不得超過(guò)5分鐘。取件忙時(shí)根據(jù)大客戶優(yōu)先原則，做到靈活性。
送貨
流程：司機(jī)→美工→業(yè)務(wù)員→營(yíng)業(yè)經(jīng)理（盡量保證美工有2人）
當(dāng)文本制作完成，制作結(jié)算清單從裝幀員工或輸出員手中加到前臺(tái)時(shí)，前臺(tái)接待應(yīng)做以下工作：
1． 送到客戶手中：
a.清點(diǎn)文本數(shù)量、檢查文本質(zhì)量。
b.找到相對(duì)應(yīng)的制作結(jié)算清單，并在電腦上輸入項(xiàng)目名稱，核對(duì)加工內(nèi)容和金額，并打印交于送貨人員。
c.清點(diǎn)、整理客戶提供的資料，交送貨人員。
d.向送貨人員收回制作結(jié)算清單。
2. 客戶要求托運(yùn)
a.清點(diǎn)文本數(shù)量、檢查文本質(zhì)量，讓包裝人員按托運(yùn)包裝方式包裝本文。
b.找到相對(duì)應(yīng)的制作結(jié)算清單，并在電腦上輸入項(xiàng)目名稱，核對(duì)加工內(nèi)容和金額。（不打�。�
c.打電話到快遞公司。
d.打電話與客戶核對(duì)提供的地址、聯(lián)系電話和聯(lián)系人等，并說(shuō)明抵達(dá)時(shí)間。
e.清點(diǎn)、整理客戶提供的資料，交托快遞人員。
f.在制作結(jié)算清單上輸入快遞費(fèi)用并打印，并把制作結(jié)算清單交于負(fù)責(zé)該單位的業(yè)務(wù)員，讓業(yè)務(wù)員結(jié)帳。
3. 取件單填寫(xiě)
a. 必須問(wèn)清對(duì)方單位、地址、電話、聯(lián)系人。
b. “√”勾上取件單
c. 取（送）件與制作結(jié)算清單一起交于操作人員。
4. 送件單填寫(xiě)
a. 必須填寫(xiě)清楚清對(duì)方單位、送貨地址、電話、聯(lián)系人，送貨內(nèi)容。
b. 清點(diǎn)文本和整理客戶提供的資料，不可漏送。
（五）工作分配原則
工作分配的好壞直接影響到我們公司生產(chǎn)的節(jié)奏，在工作中起到很大的作用。前臺(tái) 接待在分配工作應(yīng)按下列幾條操作。也應(yīng)考慮公司的連鎖效益。
1. 根據(jù)客戶文本的重要程度：大客戶優(yōu)先原則
2. 客戶的交貨時(shí)間
3. 客戶的類別
4. 客戶是否在場(chǎng)
5. 設(shè)備目前的性能狀態(tài)
6. 輸出員的技能特長(zhǎng)
（六）郵件、QQ、FTP 文件傳輸操作流程
1.接到客戶電話或信息，立即通知營(yíng)業(yè)經(jīng)理，由營(yíng)業(yè)經(jīng)理安排指定的輸出員接收；
2.根據(jù)接收的輸出員提供的信息打印制作結(jié)算清單；必須知道客戶的單位名稱、聯(lián) 系人、聯(lián)系電話和結(jié)算方式。（注：散客戶不送貨）。
3.如無(wú)法收取，應(yīng)與客戶取得聯(lián)系，建議客戶該用其他方式傳輸。
4.文件打印完畢后，一定要通知客戶來(lái)取件。
5.未在本班完成，需要在交接本上登記。
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