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辦公設備使用規(guī)范
每一個老板都喜歡工作效績高的員工，同時也喜歡注意細節(jié)工作的員工；每一個員工能夠給公司帶來直接效績，但也能夠在長期工作中帶來無形的效績，那就是對公司辦公設備的愛護、對公司形象的重視、對公司員工的親切交往等。這些無形的效績也給公司帶來了很大的利潤。
在現(xiàn)在的辦公過程當中，電腦、傳真機、復印機、打印機等已經(jīng)成為必須的辦公用品。在商務交往中，我們經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達給身在異地的交往對象手中。無論是給對方發(fā)傳真、發(fā)郵件、利用即時聊天軟
件進行溝通，還是對電腦、傳真機、復印機的利用，我們都需要掌握一定的禮儀規(guī)范。
1、注意傳真首頁
傳真首頁上包括的主要內(nèi)容應該有有：傳送者和接受者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁數(shù)等。另外，需傳真的每頁紙上應該有頁碼標注，這樣方便閱讀，而且如果某一頁內(nèi)容不清楚的話，也方便準確的補發(fā)。
2、傳真信件
傳真的信件內(nèi)容一定要規(guī)范，如必要的稱呼、問候語、簽字、敬語、致謝詞等均不可缺少。特別是信尾的簽字尤其要注意，因為簽字代表了這封信是發(fā)信者本人知道并且同意才發(fā)出的，若簽字被忽略，那么任何人都可以輕易冒名發(fā)信件了。
3、傳真的紙張規(guī)范
最規(guī)范的傳真用紙張，一般是A4大小、白色紙。最好不要用其它顏色的紙，否則既不規(guī)范又會浪費傳真機掃描的時間，而且發(fā)過去的傳真紙可能是黑色或深色的，會影響傳真的效果。
4、公章的使用
若傳真蓋有公章的文字材料，必須要把章蓋得清晰。這樣才能保證傳真過去的效果。
5、注意字號
傳真的材料，應該比普通打印的文件字體大一點，以保證傳真過去的文字清晰、方便閱。
6、傳真確認
發(fā)送傳真之前，可以先向對方通報一下，以免發(fā)錯；若傳真頁數(shù)較多，要特別告訴對方，以讓對方考慮是否發(fā)傳真或其它方式；發(fā)送傳真之后，要再次和對方確認一下：發(fā)傳真的頁數(shù)、內(nèi)容是否清楚等。同理，若收到傳真后，對方?jīng)]有打電話來確認，就要盡快通知對方，以讓對方放心。
使用傳真機注意事項：使用的先后問題。當你有一份很長的穿著需要發(fā)出去時，而輪候在你之后的同事只需傳真一兩頁時，應讓他先用；在公司里最好不要發(fā)私人傳真；如果遇到傳真紙用完時，應及時更換新傳真紙。同時也要注意，不要造成紙張的浪費；如果遇到傳真機出現(xiàn)故障，應及時找出原因，先處理好再離開，如果不懂修理，就請別人幫忙，不要把問題留給下一個同事；給對方發(fā)送傳真時，要注意語言的使用。多說禮貌用語且不要生硬，最好不要說：“給我新號，我要發(fā)傳真。”當對方不能準確地說出要發(fā)送傳真的部門和個人時，就說公司沒有這個人，然后掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果儀式會破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想與公司進行商務交往的客戶，而失去合作的機會。使用完畢后，不要忘記將你的原件拿走，否則容易丟失原稿，或走漏信息，給你自己及公司帶來不便。收發(fā)郵件的禮儀規(guī)范
我們在收發(fā)郵件時，要做到合理、準確、規(guī)范，這樣才能顯示出商務場合下的素養(yǎng)。一般來說，收發(fā)郵件的禮儀規(guī)范主要有以下幾個方面的內(nèi)容：
保證在24小時內(nèi)回復郵件，哪怕只是簡單的一句話；每封郵件都應該有題目；不要發(fā)送垃圾郵件或者附加任何特殊鏈接；不要在群發(fā)郵件中透露他人的郵件地址，應該使用隱藏地址的抄送方式；正確使用大小寫字母，用大寫字母寫郵件在網(wǎng)絡文化中代表著你在朝對方大喊；發(fā)送手機短信和電子郵件時須署名；電子郵件里還應寫入其它聯(lián)系方式；最好不要發(fā)送容量過大的附件內(nèi)容，并不是所有人都擁有一個超大電子郵箱；如果擔心語氣不對而引起誤會，可多用“謝謝”、“請”等字眼，根據(jù)對象來選擇開頭語和祝福語，既不過于客套，又要注意禮節(jié)；主動終止發(fā)郵件的來往，可以在文末附注“全部辦妥”、“無需回復”、“僅供參考”等字樣。電腦使用禮儀規(guī)范開始使用計算機時，先開顯示器等外設，后開主機。關閉計算機時，則相反，先關閉主機，然后再關閉外設關閉計算機后，請務必關閉電源插座再離開。一個好的電源接線板是很重要的，請使用帶保險功能，大功率規(guī)格的接線板※確保使用的插座有良好接地。如果您的電腦是在國外購買并運輸?shù)街袊褂�，請千萬記得檢查并確認電壓選擇開關已調(diào)至230V以防止電源燒毀。使用電腦時請不要吃零食，不要將飲料等放在鍵盤/鼠標旁，防止碎物或者液體落入鍵盤等其它設備導致?lián)p壞。為了保持良好的散熱，主機/顯示器與墻壁之間的距離不得低于10厘米。使用時的環(huán)境溫度需要在10-35度之間，否則會出現(xiàn)電腦無法開機的情況。插拔各類數(shù)據(jù)線時請對應顏色，并保持垂直的方向來插拔。長時間不使用電腦時，請對主機和顯示器進行遮蓋以達到防塵效果。使用QQ、MSN的禮儀規(guī)范
一般來說，我們在使用QQ、MSN等即時聊天軟件時，需要注意的禮儀規(guī)范主要有以下幾點：
如果我們很忙，就不要在線，或者設置一個busy或隱身狀態(tài)；最好不要打擾忙碌的人。如果對方時busy狀態(tài)，不要和他閑聊，若有重要的事，最好一句話說完。不要以一個“Hi”開始對話；盡量回復別人的消息。如果我們確實無法照應，那就告訴對方并設置busy狀態(tài)；盡量不要在QQ上設置自動回復；網(wǎng)址的時候附上標題或簡介；不要發(fā)連鎖消息。含有詛咒性質、欺詐性質、謠言性質、無腦性質的連鎖信息；保持安全意識。防止聊天軟件中毒自動發(fā)消息干擾他人；不要刨根問底。對于聊天軟件上的網(wǎng)友，戶籍民警方式的詢問往往不招人喜歡；保持聊天記錄。同一個問題反復多次問別人會讓人感到尷尬。復印機使用規(guī)范
復印機也是日常辦公中使用最為普遍的辦公設備之一，使用復印機應該注意一下幾點：
在公司最好不要復印個人的資料。在使用的過程中，如果和其他的同事碰在一起，可以是先到先復印或者是趕時間的先復印，出于禮貌的說法，可以讓同事先用。如果正在復印應該禮貌的請后來的同事等一回。復印完東西以后，記得關閉機器。如果用完了紙，記得添加上。如果在復印的時候遇到問題，或者弄壞復印機，一定找同事或者相關的人來幫忙，切忌自己不說走開。
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