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信息技術(shù)如何加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理論文
摘要：隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用，其對(duì)于提升工作質(zhì)量以及效率具有十分重要的作用。近年來，隨著人們對(duì)醫(yī)療需求的不斷增加，醫(yī)院的電子檔案數(shù)量不斷增多，這也增加了電子檔案管理工作的難度。目前，在醫(yī)院的檔案中，電子檔案是重要的組成部分，如何提升對(duì)醫(yī)院電子檔案的管理質(zhì)量及管理效率成為了目前需重要點(diǎn)關(guān)注的一項(xiàng)問題。本文就對(duì)應(yīng)用信息技術(shù)在加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理工作中的有關(guān)方面問題展開探討。
關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；醫(yī)院電子檔案管理；應(yīng)用策略
引言
在信息化技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步的背景之下，信息技術(shù)為我們的工作、生活帶來了極大的便利，可以說，信息技術(shù)已經(jīng)深入到了方方面面，在提升工作質(zhì)量及效率，使社會(huì)更加快速發(fā)展方面具有不可替代的作用。目前，醫(yī)院檔案中包含大量的電子檔案，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院電子檔案的管理具有重要意義。在醫(yī)院電子檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)將會(huì)極大減輕檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)也使工作質(zhì)量得到有效提升[1,2]。而在應(yīng)用信息技術(shù)提升工作效率的同時(shí)，可形成多種格式、多種類型的電子文件，其中有利用價(jià)值的電子文件被歸檔為電子檔案。信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院電子檔案管理中的效果直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量、效率，同時(shí)也關(guān)系到提升醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平的進(jìn)程[3]。為此，本文對(duì)在醫(yī)院電子檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的價(jià)值、問題以及應(yīng)用策略進(jìn)行探討，闡述如下：
1信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理工作中的重要價(jià)值
1.1促進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理工作水平的提升
對(duì)于具有參考價(jià)值以及可作為憑證、依據(jù)的醫(yī)院電子文件，信息技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)其形成、收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研等一系列管理工作，對(duì)于保證工作的連續(xù)性、準(zhǔn)確性、完整性具有重要作用[4]。而在電子信息技術(shù)之下，文字、數(shù)據(jù)、圖形、音頻、視頻等各種形式的電子檔案都能根據(jù)相應(yīng)的管理方法去進(jìn)行管理，從而促使醫(yī)院電子檔案整體管理工作水平的提升。
1.2提升醫(yī)院電子檔案管理工作的靈活性以及時(shí)效性
信息技術(shù)能夠使電子檔案的修正、更改工作變得更加靈活，并可通過U盤等形式實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)借、移交等，不但提升了電子檔案管理工作的靈活性，同時(shí)對(duì)于實(shí)現(xiàn)資源共享也具有重要意義[5,6]。而檔案管理人員也可以根據(jù)需要對(duì)電子檔案進(jìn)行整合，提升工作的時(shí)效性。
1.3促進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)的完善
信息化技術(shù)目前在醫(yī)院工作中得到普及，隨著醫(yī)療需求的增多，需要管理的電子檔案也大量增加。這就需要不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)和完善，這樣不但能夠使電子檔案管理工作質(zhì)量和工作效率得到大幅提升，同時(shí)對(duì)于促進(jìn)整個(gè)醫(yī)院管理工作效率的提升都具有重要意義。
2存在問題
2.1批量處理可能造成電子文檔丟失、遺漏
醫(yī)院電子檔案數(shù)量龐大，在進(jìn)行檔案處理的時(shí)候多是采用批量處理的形式，如果工作人員在工作中有所疏忽，難免會(huì)發(fā)生電子檔案丟失、被遺漏等不良問題。
2.2外界非正常因素的影響造成電子文檔的損壞、丟失
醫(yī)院電子文檔結(jié)構(gòu)形式多樣，需要通過信息技術(shù)將其按照不同的形式、格式、類型等進(jìn)行轉(zhuǎn)化歸檔，而在此過程中，可能受到外界非正常因素的影響導(dǎo)致文檔被損壞或是丟失的情況發(fā)生[7,8]。
2.3信息安全問題
計(jì)算機(jī)所具有的開放性既是優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)也是缺點(diǎn)，若計(jì)算機(jī)受到病毒侵害，醫(yī)院網(wǎng)站受到惡意攻擊等，會(huì)對(duì)醫(yī)院電子檔案的安全造成極大威脅。
2.4檔案管理人員信息管理技能不強(qiáng)
檔案管理工作人員的專業(yè)水平直接決定了工作質(zhì)量，然而從目前醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)狀來看，很多醫(yī)院檔案管理人員不具備相應(yīng)的信息技術(shù)知識(shí)，這也直接限制了醫(yī)院電子檔案信息化管理的工作質(zhì)量以及工作效率的提升。
3討論
要想使信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用得到最大限度的發(fā)揮，主要需要重視以下幾方面：
3.1重視建立和完善電子檔案管理體系
3.1.1從現(xiàn)代化管理理論和管理實(shí)踐中借鑒經(jīng)驗(yàn)和方法，制定一套科學(xué)、合理、可行的醫(yī)院電子檔案信息化管理理論，并在不斷的實(shí)踐中進(jìn)行總結(jié)、改進(jìn)、完善，從而形成適合于本醫(yī)院實(shí)情的電子檔案管理體系。3.1.2明確各工作環(huán)節(jié)、工作人員的責(zé)任、權(quán)限、義務(wù)，責(zé)任到人，并加強(qiáng)監(jiān)督，促使相關(guān)工作人員不斷規(guī)范自己的行為，嚴(yán)格按照工作制度、流程進(jìn)行電子檔案管理工作。3.1.3建立行之有效的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)各項(xiàng)工作制定合理的量化指標(biāo)，通過對(duì)工作人員的工作量、工作表現(xiàn)、工作成果等進(jìn)行量化評(píng)定，從而根據(jù)工作表現(xiàn)進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，使工作人員的工作主動(dòng)性和積極性得到提升。
3.2重視電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)
電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是提升電子檔案管理效率，使電子檔案管理工作不斷完善的重要舉措，主要應(yīng)從以下幾方面做起：3.2.1重視對(duì)電子文件的收集以及登記：對(duì)于醫(yī)院電子文件，相關(guān)工作：人員應(yīng)當(dāng)定期或不定期進(jìn)行收集整理，同時(shí)將每一份收集到的電子文件登記在《電子文件登記表》中，該表與電子文件一同管理保存。為防止電子文件的丟失或損壞，還應(yīng)當(dāng)定期或不定期做好備份工作。3.2.2重視對(duì)電子文件的歸檔工作：對(duì)于具有保存價(jià)值、參考價(jià)值、憑證、依據(jù)等重要作用的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，形成電子檔案。為了最大限度保障電子檔案的安全，應(yīng)當(dāng)合理控制電子文檔防磁柜的溫濕度，同時(shí)歸檔應(yīng)當(dāng)一式三份，一套進(jìn)行封存保管，一套供查閱使用，另外一套應(yīng)當(dāng)異地保存，如此才能更好地避免因存儲(chǔ)過程中造成電子文件損壞而造成損失。若電子文件具有永久保存價(jià)值，應(yīng)當(dāng)留存相應(yīng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行保存，對(duì)于加密文件，則需要在解密之后再進(jìn)行拷貝，以保證信息安全。3.2.3重視醫(yī)院電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)：在醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中不斷豐富信息，滿足使用者的信息需求，同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，將網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)設(shè)置成自動(dòng)備份模式，從而更好地保障電子檔案的信息安全。
3.3重視檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)
首先，科室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，包括電子檔案管理相關(guān)知識(shí)、信息技術(shù)相關(guān)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)等，并不斷提升工作人員的計(jì)算機(jī)操作水平，從而使檔案管理人員能夠跟上時(shí)代形勢(shì)，更好地勝任工作。另外，可營(yíng)造良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍，采用能者上、庸者下的人員管理策略，并通過相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，督促工作人員通過主動(dòng)學(xué)習(xí)，不斷充實(shí)自己，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷提升自身的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平，以滿足醫(yī)院電子檔案管理的發(fā)展需要。
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