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外貿(mào)業(yè)務流程操作分析
作為外貿(mào)業(yè)務員，熟練掌握外貿(mào)的業(yè)務流程對于訂單的順利履行以及后續(xù)訂單的獲得是十分重要的。本文分析外貿(mào)業(yè)務流程操作，歡迎閱讀了解。
摘要：本文通過實際案例來分析了外貿(mào)業(yè)務的操作流程，同時也指出了各個環(huán)節(jié)中需要注意的一些問題，希望能對國貿(mào)專業(yè)學生或者外貿(mào)從業(yè)人員有所幫助。
關鍵詞：外貿(mào)業(yè)務流程；案例分析；訂單
外貿(mào)業(yè)務員是從事對外貿(mào)易業(yè)務的銷售人員，主要負責進口、出口合同簽訂和履行的工作。準確把握外貿(mào)流程對于一個單子的順利履行具有十分重要的作用。
一、做好網(wǎng)絡推廣、尋找客戶
目前環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)成為了進出口雙方相互接觸的一個重要的平臺。因此，如何進行網(wǎng)絡推廣也是很重要的一個命題。做業(yè)務不是守株待兔，我們需要來宣傳自己的網(wǎng)站，吸引流量，從而得到詢盤。很多公司有自己的獨立網(wǎng)站，也有自己的付費平臺，如阿里巴巴國際站與中國站，業(yè)務員需要進行每天的更新，來讓客戶搜索到自己的產(chǎn)品，所以網(wǎng)站的宣傳也是很重要的。
當然，僅僅靠自己的網(wǎng)站來得到流量，獲得詢盤是不夠的。我們應該多去找一些B2B平臺，越多越好，不管是否與本行業(yè)相關，當注冊到一定的量，當從google，yahoo等搜索引擎上可以搜到我的產(chǎn)品時，就說明我的工作不是徒勞而是有用的。并且每注冊一個網(wǎng)站我們就應該對這個網(wǎng)站進行管理。有的時候沒有收到客戶的詢盤的時候，業(yè)務員要主動從網(wǎng)上主動搜索目標客戶，然后主動與對方聯(lián)系。
二、收到客戶詢價
以下是客戶Maple Trade發(fā)來的詢盤：
三、報價
給客人報價時要考慮周全，太低公司不賺錢，太高客人不接受。原則上，要報客戶能接受的最高的價格。同時要分析詢盤質(zhì)量、調(diào)查背景、區(qū)別對待，要有所針對性，同時要對詢盤的處理做到恰倒好處。
在此案例中，首先要對客戶所在國家的市場做一個調(diào)查，了解我們產(chǎn)品的需求以及供應量，以更為準確的報價。綜合之前同一國家客戶的大概報價以及目前的市場情況，做出相關報價。
四、寄樣
根據(jù)產(chǎn)品類型、公司情況、客戶情況的不同，樣品寄送是否收費都有不同，在該案例中，由于產(chǎn)品相對來講成本比較高，所以不是免費寄樣的，是向客戶收取產(chǎn)品費用和運費的。所以在收到客戶的樣品費時，我們才會把樣品寄出，但在寄出的時候要特別注意以下幾點：
1.要做寄樣準備。確認好要寄的樣品，以及確認客戶需要的樣品型號及規(guī)格，包裝、說明書、每單數(shù)量要求、形式發(fā)票的格式等細節(jié)不容忽視。
2.取樣也必須有原則。樣品要有代表性，是從批量生產(chǎn)中抽樣而得。并且要保證待寄樣品的質(zhì)量是嚴格符合客戶的要求的。其次也要留樣品以及生產(chǎn)批次等相關資料以備日后核查。
3.要跟客戶確認好寄樣地址。
五、制作發(fā)票
發(fā)票是整套外貿(mào)單據(jù)中的核心單據(jù)，在制作發(fā)票時，我要特別注意以下幾點：
1.正確的輸入收貨人的名址，精確到標點、空格和字母。但這里的精確要以信用證為主。有時候由于開證人的疏忽，搞錯了一個字母或一個空格，出于單證一致的原則，也要跟著信用證錯。在審理信用證時，如果發(fā)現(xiàn)這種特殊的地方最好用熒光筆畫出來，以示突出。
2.其次要注意嘜頭。嘜頭一般在附加條款里規(guī)定，也最好用熒光筆重點畫出來。就如在日常業(yè)務中，客戶基本上是沒有規(guī)定嘜頭的，但有時也突然會規(guī)定個嘜頭，如果按照以往的經(jīng)驗來了個N/M，就會犯一個很嚴重的錯誤。
3.大小寫金額一致。因為訂單較多，因此基本上每次做單時可以套用以前的格式。有時只要稍微改動一下數(shù)量就可以了。這樣就出了一個經(jīng)常犯的錯誤：大小寫金額不一致。因為把小寫的金額改過來之后，很容易忽略大寫金額相應改動。
4.蓋章、手簽。這是一個需要注意的問題。有的買家要求賣家出發(fā)票時不僅要蓋章還要手簽。
5.避免制作發(fā)票時出錯，最好的辦法莫過于細心再細心。只有這樣才可以最大可能地避免因制單失誤而產(chǎn)生的損失和費用。
六、向工廠下單、跟進生產(chǎn)
客戶對樣品滿意，便下了訂單。此時，業(yè)務員則要給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計劃，要求工廠負責人簽回，存檔留底。
業(yè)務員要跟進工廠訂單的生產(chǎn)進度，多到車間走走，向各工序的管理人員了解各款大貨在生產(chǎn)過種中所碰到的問題，如有必要，需向客戶反映問題及建議或征求意見。并且要注意，以下幾點：
1.貨期及質(zhì)量：跟進貨期的同時要讓QC控制好質(zhì)量。
2.出貨箱單資料：需預先提供出裝箱單資料給船務部用于做報關資料。
3.包裝出貨：一般情況下，不同客戶有不同的嘜頭、嘜頭位置、包裝資料等，因此也需要注意確保包裝的準確性。
七、訂艙與發(fā)貨
在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時交貨，如可以，準備向貨代訂艙同時安排驗貨人員驗貨。驗貨合格后，向貨代訂艙。如是客戶指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，訂艙單上要填好發(fā)貨人，收貨人，通知人，發(fā)貨港，目的港，柜型，箱數(shù)，產(chǎn)品名稱，毛重，體積等，讓其代為訂艙。兩三天后，貨代訂好艙后會傳真進倉單給你，注意進倉單上面的截柜時間，截補料時間，傳真給工廠，讓工廠按上面注明的時間內(nèi)將貨物送進倉庫。如果是自己安排拖車拖柜，則需填好拖柜委托書，上面注明柜型，拖柜時間，裝貨地址，工廠聯(lián)系人，聯(lián)系電話等，與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜。
八、協(xié)助商檢與報關
訂好艙后在文件補料時間至少三天以前，填寫報關資料寄給報關行或讓貨代幫忙報關。報關資料包括：外銷合同，裝箱單，發(fā)票，報關單，核銷單（注意核銷單在寄給報關行或貨代前，必須先向商檢局備案），報檢委托書，換證憑條，C/O或Form A等。
九、售后跟進
客戶收到貨后，要經(jīng)常與客戶保持聯(lián)系，注意售后工作。比如可以詢問客戶產(chǎn)品是否符合對方的要求，是否暢銷、使用是否有其他問題等等。好的售后也是后續(xù)訂單的一個良好的保障。
參考文獻：
[1]吳薇.外貿(mào)跟單實務[M].大連：大連理工大學出版社，2014.
[2]章安平.外貿(mào)單證操作[M].北京：機械工業(yè)出版社，2012.
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