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會(huì)計(jì)檔案的整理和編目
會(huì)計(jì)檔案的整理和編目
編寫：吳金林
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、財(cái)務(wù)報(bào)告(會(huì)計(jì)報(bào)表等)和其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。主要包括：(1)會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證;(2)會(huì)計(jì)賬�。嚎傎~、明細(xì)賬、日記賬(銀行日期賬、現(xiàn)金日記賬)、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬薄、其他會(huì)計(jì)賬(公積金、養(yǎng)老金明細(xì)賬);(3)財(cái)務(wù)報(bào)告：月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)(包括附表及文字說明)、其他財(cái)務(wù)報(bào)告;(4)其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，還有會(huì)計(jì)檔案的移交清冊和銷毀清冊(此項(xiàng)業(yè)可放在全宗內(nèi))。
一、會(huì)計(jì)檔案的保管期限是。
序號 | 檔案名稱類 | 保管期限 | 備注 | |
一 | 憑證類 會(huì) 計(jì) | 1、原始憑證 | 15年 | |
2、記帳憑證 | 15年 | |||
3、匯總憑證 | 15年 | |||
二 | 帳簿類 會(huì) 計(jì) | 1、現(xiàn)金日記帳 | 25年 | |
2、銀行日記帳 | 25年 | |||
3、總帳 | 15年 | |||
4、明細(xì)帳 | 15年 | |||
5、輔助帳 | 15年 | |||
6、固定資產(chǎn)卡片 | 資產(chǎn)報(bào)廢后再保存5年 | |||
三 | 財(cái)報(bào) 告 務(wù)類 | 1、年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算） | 永久 | |
2、月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告 | 5年 | |||
四 | 其他類 | 1、會(huì)計(jì)檔案移交清冊 | 15年 | |
2、會(huì)計(jì)檔案保管清冊 | 永久 | |||
3、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 | 永久 | |||
4、銀行對帳單、余額調(diào)節(jié)表等 | 5年 | |||
注：涉外、未了結(jié)債權(quán)、債務(wù)和基建方面的憑證、帳簿、報(bào)表保管期限為永久。
二、會(huì)計(jì)檔案的整理方法：
會(huì)計(jì)檔案整理工作的內(nèi)容主要包括：分類、立卷、排列與編目等環(huán)節(jié)。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的立卷工作由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門按照本單位會(huì)計(jì)檔案分類方法承擔(dān)，其它整理環(huán)節(jié)的工作，原則上由檔案部門負(fù)責(zé)。
1、會(huì)計(jì)類檔案分類有2種方法：會(huì)計(jì)部門將當(dāng)年年度的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料收集齊全、完整，然后按照憑證、賬薄、報(bào)告等幾種主要形式進(jìn)行分類。通常采用(1)采用種類--保管期限年度分類法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量少的單位。(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會(huì)計(jì)年度，再按形式分為幾類(先報(bào)表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。
2、 會(huì)計(jì)檔案的立卷方法：
(1)會(huì)計(jì)憑證的立卷方法：會(huì)計(jì)憑證一般按月立卷。會(huì)計(jì)人員根據(jù)憑證登記帳簿后，應(yīng)將各種記帳憑證按時(shí)間和原始憑證號順序組卷，每本為一卷，每卷厚薄要適中(3cm左右)。憑證卷裝訂前要剔除金屬物，編寫頁號，所附原始憑證可以不編號，但應(yīng)折疊整齊，要填寫好憑證封面和脊背，并在封面與脊背的接封處，加蓋財(cái)務(wù)專用章和裝訂人的印章，然后裝入會(huì)計(jì)憑證盒，并填寫好憑證盒封面。模式如下：
(2)會(huì)計(jì)帳簿的立卷方法：會(huì)計(jì)帳簿按年度立卷，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)時(shí)進(jìn)行。帳簿一般都有固定格式和明確分類，立卷時(shí)要嚴(yán)格按照帳簿的種類進(jìn)行，一本帳簿為一卷。對于活頁帳簿，保留已使用過的帳頁,編制頁碼,去除空白頁,撤掉帳夾，用會(huì)計(jì)檔案封皮裝訂成冊。對于死頁帳簿，應(yīng)該保持原來面目,不必折去空頁,編制頁碼后用會(huì)計(jì)檔案封皮裝訂。帳簿裝訂時(shí),應(yīng)有卷內(nèi)文件目錄和備考表。封面應(yīng)填寫齊全,平整,并注明所屬年度及帳簿名稱。封皮上除了全宗號,目錄號,檔案號,案卷號外,其余都由財(cái)務(wù)部門填寫。
(3) 會(huì)計(jì)報(bào)表的立卷：會(huì)計(jì)報(bào)表是按年度立卷。立卷時(shí)要區(qū)分不同的保管期限，年度報(bào)表與季度、月份報(bào)表分別組卷。本單位的報(bào)表與下屬單位的表，可根據(jù)保管期限的異同，分別裝訂或合訂成卷。會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對是否齊全，整理報(bào)表頁數(shù),下邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補(bǔ)后，完整無缺地裝訂。在整理會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí),可能會(huì)遇到一些文字材料，這些材料是對會(huì)計(jì)報(bào)表的分析和說明，應(yīng)為會(huì)計(jì)報(bào)表的組成部分，應(yīng)當(dāng)與會(huì)計(jì)報(bào)表合在一起組卷，以保持內(nèi)容上的密切聯(lián)系。訂前要編制頁碼，填寫卷內(nèi)文件目錄及備考表，去除金屬物，用會(huì)計(jì)卷皮裝訂。工資表、銀行對帳單等整理方法參照會(huì)計(jì)報(bào)表。
三、 會(huì)計(jì)檔案的排列與編目
會(huì)計(jì)檔案的編號要便于管理、查找、鑒定銷毀，通�？梢愿鶕�(jù)案卷排列的方法，按類別各編一個(gè)大流水號。會(huì)計(jì)檔案經(jīng)過分類排列、裝訂和編號，使之位置固定下來，然后登記案卷目錄，這就是會(huì)計(jì)檔案的編目。編制會(huì)計(jì)檔案目錄工作，一般由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)。當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。這里的移交清冊一般可以用案卷目錄代替。案卷目錄，作為會(huì)計(jì)檔案最基本的檢索和統(tǒng)計(jì)工具。案卷目錄的編制方法通常分別編制憑證、帳簿、報(bào)表三本目錄，案卷目錄填寫項(xiàng)目有：歸檔日期、案卷號、案卷標(biāo)題、起止年月日、張數(shù)、保管期限、存放位置、備注。會(huì)計(jì)檔案案卷目錄即登記清冊填寫格式如下：
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