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會計(jì)電算化對會計(jì)實(shí)踐的影響
第一章引言
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，我國的會計(jì)電算化已跨入有組織、有計(jì)劃的推廣普及發(fā)展階段。會計(jì)信息系統(tǒng)的長足發(fā)展,對會計(jì)工作產(chǎn)生了巨大影響，同時(shí)也出現(xiàn)許多問題。筆者僅就會計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用對會計(jì)實(shí)踐的影響和需要解決的幾個(gè)問題進(jìn)行探討。
我國的會計(jì)電算化工作經(jīng)歷了十來年的發(fā)展，從最初單純的記帳、算帳到現(xiàn)在的通用帳務(wù)及報(bào)表一體化，幫助會計(jì)人員逐漸擺脫了繁鎖的工作勞動，促進(jìn)了我國會計(jì)電算化的發(fā)展和財(cái)務(wù)管理水平的提高。然而，隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)組織規(guī)模的大型化，企業(yè)管理的高效化及全球經(jīng)濟(jì)的一體化，我國的會計(jì)電算化工作面臨著新的矛盾，新的競爭，新的選擇，會計(jì)電算化軟件的開發(fā)也面臨著更深層次的結(jié)構(gòu)性調(diào)整，軟件開發(fā)的任務(wù)和目的不再局限于簡單意義上的“通用”，而應(yīng)該是為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理，以符合企業(yè)發(fā)展方向，能有效促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的提高上來布局。從這點(diǎn)意義上來講，會計(jì)電算化應(yīng)該是全面面向企業(yè)管理現(xiàn)代化，與企業(yè)的人、財(cái)、物、供、產(chǎn)、銷的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)相適應(yīng)的企業(yè)管理電算化。這不僅是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢決定了的，也是我國財(cái)務(wù)軟件參與國際市場競爭所決定了的。筆者僅就會計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用對會計(jì)實(shí)踐的影響和需要解決的幾個(gè)問題進(jìn)行探討。
1.1什么是會計(jì)電算化
會計(jì)電算化是指在管理信息系統(tǒng)中，利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)對會計(jì)信息實(shí)施管理的人工和電子計(jì)算機(jī)結(jié)合的控制系統(tǒng)。它主要是應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)代替人工記帳、算帳、報(bào)帳，以及代替部分由大腦完成的對會計(jì)信息的處理、分析和判斷的過程。會計(jì)電算化已發(fā)展成為一門融電子計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)和會計(jì)科學(xué)為一體的新型科學(xué)和實(shí)用技術(shù)。
1.2會計(jì)電算化的發(fā)展
會計(jì)電算化是會計(jì)發(fā)展史上的一次革命，對會計(jì)工作的各個(gè)方面都將產(chǎn)生深刻的影響。發(fā)展會計(jì)電算化，有利于促進(jìn)會計(jì)工作的規(guī)范化，提高會計(jì)工作質(zhì)量;減輕會計(jì)人員的勞動強(qiáng)度，提高會計(jì)工作的效率，更好地發(fā)揮會計(jì)的職能作用，為實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作現(xiàn)代化奠定良好的基礎(chǔ)。會計(jì)電算化按其發(fā)展過程劃分，大致可以分為以下幾種類型：
(1)單項(xiàng)業(yè)務(wù)電算化。指只有一項(xiàng)會計(jì)業(yè)務(wù)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。
(2)多項(xiàng)業(yè)務(wù)電算化。指由兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上的會計(jì)業(yè)務(wù)由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。
(3)財(cái)務(wù)會計(jì)業(yè)務(wù)電算化。指整個(gè)財(cái)務(wù)會計(jì)業(yè)務(wù)由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。
(4)會計(jì)業(yè)務(wù)電算化。指包括財(cái)務(wù)會計(jì)和管理會計(jì)在內(nèi)的全部會計(jì)業(yè)務(wù)由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。
(5)管理系統(tǒng)電算化。指所有會計(jì)數(shù)據(jù)處理和與之有關(guān)的管理業(yè)務(wù)的處理都由計(jì)算機(jī)來完成。
第二章會計(jì)電算化對會計(jì)實(shí)務(wù)的影響
會計(jì)電算化的普及和應(yīng)用，不僅僅是會計(jì)核算工作的現(xiàn)代化過程，也是促進(jìn)會計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)模化的過程,更是促進(jìn)會計(jì)改革和發(fā)展的過程。會計(jì)電算化對會計(jì)實(shí)務(wù)的影響主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：(1)改變了會計(jì)數(shù)據(jù)的處理方式和賬務(wù)處理方式、(2)對會計(jì)組織機(jī)構(gòu)及人員素質(zhì)要求更高、(3)將改革會計(jì)的內(nèi)部控制制度、(4)更加重視會計(jì)信息分析。
2.1改變了會計(jì)數(shù)據(jù)的處理方式和賬務(wù)處理方式
實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作電算化后，會計(jì)數(shù)據(jù)的處理過程被分為輸入、處理、輸出三個(gè)環(huán)節(jié),只要在數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)加大其準(zhǔn)確性控制，計(jì)算機(jī)就可以自動完成記賬、算賬、對賬、結(jié)賬、轉(zhuǎn)賬以及編制報(bào)表和會計(jì)核算數(shù)據(jù)分析等工作。與手工會計(jì)相比,數(shù)據(jù)處理無論在準(zhǔn)確性上還是在處理速度上都發(fā)生了很大的變化，會計(jì)信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性和會計(jì)數(shù)據(jù)處理的集中化、自動化程度大大提高,賬務(wù)處理程序也趨于簡單。
2.2對會計(jì)組織機(jī)構(gòu)及人員素質(zhì)要求更高
實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化后，會計(jì)組織體制發(fā)生了很大的變化：一方面會計(jì)工作的組織機(jī)構(gòu)以會計(jì)數(shù)據(jù)的不同形態(tài)為主要依據(jù)，把會計(jì)工作分為專業(yè)組、數(shù)據(jù)收集組、數(shù)據(jù)處理組、系統(tǒng)維護(hù)組等;另一方面，這種新的組織機(jī)構(gòu)也產(chǎn)生了新的崗位設(shè)置和新的人員分工，不僅需要專業(yè)會計(jì)人員，還需要計(jì)算機(jī)專業(yè)人員,特別需要既懂會計(jì)又懂計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識的復(fù)合型人才。
2.3將改革會計(jì)的內(nèi)部控制制度
會計(jì)電算化后，原來賬簿之間相互核對的查錯糾錯控制不復(fù)存在。由于數(shù)據(jù)處理的自動化，大大減少了人工干預(yù),人工不能直接參與內(nèi)部控制。在這種情況下,部分內(nèi)部控制工作必須由計(jì)算機(jī)通過專門程序進(jìn)行,這種內(nèi)部控制的部分程序化,使控制對象由原來的對組織、文檔等進(jìn)行控制擴(kuò)展到對軟件、硬件、運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行控制;控制方式從單純的手工控制轉(zhuǎn)化為組織控制、手工控制和程序控制相結(jié)合的全面內(nèi)部控制,包括組織控制、系統(tǒng)使用權(quán)控制、輸入輸出正確性控制、操作過程控制等。
2.4更加重視會計(jì)信息分析
在各種信息高速發(fā)展時(shí)代,會計(jì)信息對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提高起著越來越重要的作用�，F(xiàn)代信息技術(shù)和會計(jì)電算化能將社會經(jīng)濟(jì)活動的細(xì)枝末節(jié)精確地記錄、保存和傳播,會計(jì)信息的分類、提煉、再加工將成為極其重要的工作。系統(tǒng)化、條理化、有針對性的信息,只有經(jīng)過加工整理、分析,才能滿足這種需要�？傊�,會計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn),必然帶動會計(jì)核算對象、內(nèi)容、方法等會計(jì)理論和會計(jì)技術(shù)的發(fā)展,促進(jìn)會計(jì)制度的改革。
第三章會計(jì)電算化發(fā)展中需注意的問題
3.1提高對會計(jì)電算化的認(rèn)識
當(dāng)前，從已實(shí)施的會計(jì)電算化工作的企業(yè)來看主要有以下認(rèn)識偏差，一是認(rèn)為會計(jì)電算化只是會計(jì)核算工具改變，甚至有的認(rèn)為會計(jì)電算化只是用計(jì)算機(jī)代替人工，打出的賬比手工記的賬好看一些，看不到其對會計(jì)職能、企業(yè)管理方法和管理流程的深刻影響，因此對會計(jì)電算化工作一味求簡。二是許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)電算化存在片面認(rèn)識，僅把會計(jì)電算化認(rèn)為是企業(yè)現(xiàn)化化管理的標(biāo)志，當(dāng)作樹立企業(yè)形象的一種手段，把計(jì)算機(jī)作為主要因素，把財(cái)會人員作為次要因素，只重視機(jī)的重要，不重視人的因素，更重視人員的培訓(xùn)。三是部分財(cái)務(wù)人員錯誤地認(rèn)為實(shí)行會計(jì)電算化只是一個(gè)形式，較為方便，沒有意識到實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的重大意義，在實(shí)際操作中對于會計(jì)軟件的使用只局限在核算上，對于其他作用、功能不加以使用、推行，以至于有些單位花錢買了軟件卻沒有真正的使用。我們目前所定義的會計(jì)電算化，是電子計(jì)算機(jī)在會計(jì)工作中使用的簡稱，是以電子計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代電子信息技術(shù)應(yīng)用的會計(jì)中，用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬，算報(bào)賬，以及部分替代人工完工時(shí)信息的分析、預(yù)側(cè)、決策的過程，以提高財(cái)會管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作的現(xiàn)代化，所以單位領(lǐng)導(dǎo)以及會計(jì)員要加強(qiáng)對會計(jì)電算化的認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，既要重視機(jī)的困素，也要重視人的因素，要意識到實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化不僅是核算工具和核算方法的改變。而且對于會計(jì)學(xué)科本身也是一次大的革命，這種“革命”可以使會計(jì)人員從繁瑣的記賬，算賬、報(bào)賬中解脫出來，將更多的時(shí)間和精力用于資金管理、資金分析上，為科學(xué)決策提供可靠的分析數(shù)據(jù)，從而促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展，提高整個(gè)會計(jì)工作水平。
3.2 解決人們思想認(rèn)識問題
我國電算化事業(yè)起步較晚，人們還未充分認(rèn)識到電算化的意義及重要性。多數(shù)單位電算化都是應(yīng)用于代替手工核算，僅僅是從減輕會計(jì)人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手，根本未認(rèn)識到建立完整的會計(jì)信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性，使現(xiàn)有會計(jì)提供的信息不能及時(shí)、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。同時(shí),在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠，根本沒能利用信息技術(shù)優(yōu)勢來提高企業(yè)運(yùn)作效率。事實(shí)表明，會計(jì)電算化不僅改變了會計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法，擴(kuò)大了會計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域，提高了會計(jì)信息質(zhì)量，而且改變了會計(jì)內(nèi)部控制與審計(jì)的方法和技術(shù)，因而推動了會計(jì)理論與會計(jì)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，促進(jìn)了會計(jì)管理制度的改革。所以，會計(jì)電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn)，而且必然會引起會計(jì)工作組織和人員分工的改變，促進(jìn)會計(jì)工作效率和質(zhì)量的全面提高。
3.3重視會計(jì)電算化理論研究
會計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展依賴于電算化會計(jì)理論的發(fā)展。電算化會計(jì)理論是指導(dǎo)、推動會計(jì)電算化在新的基礎(chǔ)上不斷完善和發(fā)展的實(shí)踐指南。電算化會計(jì)產(chǎn)生和發(fā)展的過程是突破傳統(tǒng)會計(jì)觀念，對現(xiàn)行會計(jì)理論和方法提出新問題、新課題，以及研究和確立新的理論和方法的過程。如電算化會計(jì)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)、工作組織、信息處理及賬務(wù)處理程序等方式和方法上的改變,本身就是對現(xiàn)行會計(jì)理論和方法的突破和完善。隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及應(yīng)用,新的問題和新的課題將不斷出現(xiàn)。如：信息處理網(wǎng)絡(luò)建立后,企業(yè)將如何做到既及時(shí)合法提供會計(jì)信息,又能有效保護(hù)商業(yè)秘密;兩個(gè)會計(jì)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)結(jié)合后,如何改進(jìn)現(xiàn)有財(cái)務(wù)報(bào)告;信息經(jīng)濟(jì)將對現(xiàn)行會計(jì)理論和方法產(chǎn)生什么影響等。對新課題進(jìn)行深入研究，必將形成新的會計(jì)理論和方法,而新的會計(jì)理論和方法的確立，又將使電算化會計(jì)在新的基礎(chǔ)上獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展。傳統(tǒng)的會計(jì)電算化理論主要研究如何用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)手工系統(tǒng)的工作，而沒有對系統(tǒng)提出更高的具有其自身特點(diǎn)的要求，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。電算化會計(jì)理論即研究實(shí)現(xiàn)電算化后的會計(jì)信息系統(tǒng)組織、會計(jì)核算的程序和管理制度，會計(jì)核算的方法，以及用計(jì)算機(jī)作為主要的核算工具后對會計(jì)理論、會計(jì)制度的影響和會計(jì)工作的新特點(diǎn)。電算化會計(jì)理論的研究確定了電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的基本功能體系、運(yùn)作規(guī)范及特點(diǎn)、審計(jì)接口、會計(jì)檔案等基本要求，它一方面符合手工會計(jì)的基本要求,同時(shí)又具有自身獨(dú)有的特點(diǎn)。電算化會計(jì)理論的基本問題研究透徹了，會計(jì)軟件的研制就有了明確的方向和目標(biāo)，能更符合會計(jì)、審計(jì)工作的實(shí)際要求，會計(jì)電算化軟件才能更好地服務(wù)于會計(jì)工作，使會計(jì)工作在實(shí)現(xiàn)電算化后更加規(guī)范、效率更高、安全性更強(qiáng),更好地為管理決策服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的效益原則。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展及應(yīng)用領(lǐng)域的不斷拓寬，也使會計(jì)電算化系統(tǒng)出現(xiàn)許多新的特征。這些既推動現(xiàn)有會計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)展，也對現(xiàn)有的會計(jì)電算化系統(tǒng)的發(fā)展產(chǎn)生障礙。為此就提出了一個(gè)挑戰(zhàn)性的課題，即會計(jì)電算化系統(tǒng)必然向網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。這就要求我們必須加強(qiáng)電算化
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