酒店會議接待方案

　　為有力保證事情或工作開展的水平質量，時常需要預先開展方案準備工作，方案是有很強可操作性的書面計劃。那要怎么制定科學的方案呢？下面是小編整理的酒店會議接待方案 ，希望對大家有所幫助。

酒店會議接待方案 1

　　為確保各項會議接待工作的順利進行，特制定會議方案如下：

　　一、會議主題：

　　待定

　　二、會議時間：

　　xx年xx月xx日至xx年xx月xx日

　　三、會議地點：

　　xx酒店。

　　四、環(huán)境布置

　　(一)會場外區(qū)域布置

　　酒店外圍環(huán)境：燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。

　　(二)會場內(nèi)主要區(qū)域布置

　　1、機場、火車站相關內(nèi)容橫幅、接機牌及鮮花。

　　2、下榻酒店(酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳)布置主題噴繪、水牌、導示牌、桌簽、插花及橫幅。

　　五、會議內(nèi)容

　　第一板塊會議

　　(一)會議時間：xx年xx月xx日、x日、x日

　　(二)會議地點：待定(200人會議廳)

　　(三)會議內(nèi)容：待定

　　(四)會議布置：

　　1)課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放

　　2)會議鮮花：講臺花、胸花、桌花

　　3)會議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾

　　4)會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面(x日、x日)無線麥若干、背景音樂、x展架

　　(五)會后合影：

　　時間：在會議結束前，告知大家不要急于離場，按序下樓，在指定地點合影留念。

　　地點：凱賓斯基酒店外的階梯上(階梯取代椅子) 可以給領導安排座椅，座椅上有貼領導的名字，可以對號入座。

　　第二板塊晚宴

　　(一)晚宴時間：xx年xx月xx日晚(具體時間待定)

　　(二)晚宴地點：餐廳待定

　　(三)晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式

　　(四)晚宴布置：

　　室外：空飄(8個)(空飄內(nèi)容：)、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板(酒店外及圓形大廳內(nèi))。

　　室內(nèi)：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。

　　餐桌布置：餐桌桌花、臺簽(晚宴安排內(nèi)容介紹)

　　第三板塊會議接待

　　(一)工作內(nèi)容

　　1、會議流程策劃；

　　2、編撰、印刷會議接待手冊；

　　3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務；

　　4、會議前期報名的接待、物品分發(fā)等；

　　5、協(xié)助酒店住宿、餐食服務等工作；

　　6、提供會議期間車輛的調配、服務工作；

　　7、提供機(車)票的訂購服務工作；

　　8、提供專業(yè)接待人員服務工作；

　　9、根據(jù)需要，提供其他公務活動服務工作；

　　10、提供物流、土特產(chǎn)品代購等其他服務工作；

　　(二)組織機構及職責

　　1、綜合協(xié)調組工作職責：

　　(1)負責總體接待方案的制定等文件編制工作；

　　(2)負責與會代表團信息收集、整理等對外聯(lián)系工作；

　　(3)負責與組委會內(nèi)部的全面對接工作；

　　(4)負責落實省市、組委會領導的接機(車)安排；

　　(5)負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協(xié)調工作；

　　(6)負責接待服務手冊的編制工作；

　　2、接待服務組

　　工作職責：

　　(1)負責嘉賓的接機工作，配有專業(yè)的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。

　　(2)負責對外具體聯(lián)系落實與會代表的初步行程、人數(shù)、往返時間、與會具體意向；

　　(3)負責為與會代表提供接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內(nèi)部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務；

　　(4)根據(jù)嘉賓的實際情況，具體提供接送機、車站安排；酒店房間酒店會議接待流程安排；參加會議活動的詳盡日程安排；嘉賓的其他公務活動和三餐的`具體安排；會議期間車輛的調配、機(車)票的訂購；接待服務人員的組織領導；

　　(5)負責協(xié)助嘉賓入住酒店之前的登記。(在接到嘉賓后，將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內(nèi)布置鮮花、茶歇、會議流程等)

　　(6)負責會同綜合協(xié)調組完成接待服務手冊的編制工作；

　　3、服務保障組

　　工作職責：

　　(1)負責接待服務組的有關活動安排，如：會議現(xiàn)場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料(PPT)是否統(tǒng)一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排。

　　(2)負責本組工作人員的一切后勤保障工作。

　　第四板塊會后考察

　　一、會后考察：

　　1、如果會議結束后，該會組委會有安排會議考察，請?zhí)崆按_認人數(shù)和線路。我們會將出發(fā)時間、乘車地點及線路安排發(fā)放到每位嘉賓手里。

　　2、如果會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設有會后考察線路報名咨詢點。(費用自理)

　　二、當?shù)赜斡[服務(20人或以上/車)(淡季報價)

　　1、東線一日游：兵馬俑，華清池，城墻，午餐價格：298/人；

　　2、西酒店會議接待流程線一日游：乾陵，永泰，法門寺文化景區(qū)午餐價格：380/人；

　　3、市內(nèi)一日游：城墻，碑林，大雁塔，午餐價格：210/人；以上報價包含門票、車費、導游服務費及30元標準中餐一次。

　　4、東線二日游：兵馬俑，華清池，華山，3正1早，華山3住宿，纜車上下價格：780/人。

　　5、北線二日游：黃帝陵，壺口瀑布，延安寶塔山，紀念館，棗園，楊家?guī)X，3正1早，延安三賓館住宿價格：958人

　　以上報價包含門票、車費、導游服務費及三酒店住宿一晚30元標準正餐三次，20元標準早餐一次。

　　三、其他服務：

　　如果您還有其他服務需要幫忙，我們將為您提供更好的服務。

　　1、專業(yè)禮儀接待：按照規(guī)格提供專業(yè)禮儀或者大唐禮賓衛(wèi)隊員。

　　2、可提供代訂餐飲。

　　3、訂票服務：將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。接送機收費標準。

　　備注：會根據(jù)客戶航班到達時間進行統(tǒng)籌接機安排

酒店會議接待方案 2

　　一、銷售部接待程序:

　　銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應著手做以下工作:

　　1、及時與會務方負責人進行聯(lián)絡

　　(1)清楚了解會議性質(屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等)及內(nèi)容(包括:時間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

　　(2)若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節(jié)后，應及時向部門主管領導匯報情況，由部門主管領導召開協(xié)調會議，統(tǒng)籌整個會議的接待工作。

　　2、落實會議場地和房間數(shù)量

　　在會議洽談協(xié)商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節(jié)，做好記錄，尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應向餐飲部、房務部發(fā)出預留場地及房間的通知書。

　　3、商談價格

　　當確認場地及客房的安排沒有問題后，應根據(jù)實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內(nèi)容，應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。

　　價格政策是相對固定的'，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。

　　4、簽訂會議協(xié)議，收取會議押金

　　當會務方已確認所有會議細節(jié)后，雙方應根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應的會議押金;

　　5、下發(fā)會議接待通知單

　　簽訂好會議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關細節(jié)，填寫會議接待通知單，經(jīng)核對無誤，下發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案;

　　6、會議接待

　　發(fā)出會議接待通知單后，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯(lián)系，協(xié)調會場的布置，跟蹤會議進程;

　　7、會議結賬

　　會議結束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協(xié)助;

　　8、會議送別

　　恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受;同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情;

　　9、會議結束

　　會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。

　　二、房務部接待程序:

　　房務部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應做到:

　　1、會議接待的前期工作

　　(1)熟悉、了解會議接待通知單的內(nèi)容;

　　(2)了解結算方式，收費項目、聯(lián)系人和費用簽單人;

　　(3)落實是否需要安排會議用房及用房數(shù)量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;

　　(4)落實房間配備的鮮花、水果標準及總經(jīng)理名片、致意卡等;

　　(5)落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達;

　　(6)負責會議嘉賓報到時房卡的分發(fā)等。

　　2、會議排房

　　按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處于狀態(tài)的房間。

　　3、會議空房

　　確認會議定房，落實好具體房間后，將預定內(nèi)容輸入電腦并確定房號。

　　4、會議嘉賓入住

　　(1)在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準備工作;

　　(2)會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發(fā)一覽表;對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài);

　　(3)當會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續(xù)，并由行李員及時運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯(lián)系。

　　5、會議嘉賓離店

　　(1)禮賓官接待信息，應及時協(xié)助客人收送行李;

　　(2)前臺收銀處快速結賬;

　　(3)協(xié)助客人安排好車輛。

　　6、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。

　　三、餐飲部接待程序

　　餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會議接待通知單后，應做到:

　　1、會議接待前期工作

　　(1)做好記錄，根據(jù)會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數(shù)、形式、接待標準及有關特殊要求并將接待信息逐級傳遞;

　　(2)根據(jù)會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天布置會場;

　　(3)由宴會主管按賓館服務標準和客戶要求檢察會前準備情況(會議通道是否暢通、會議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態(tài)、會場的布置質量、服務人員的精神面貌等)，發(fā)現(xiàn)問題立即整改，力求沒有疏漏;

　　(4)提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯(lián)絡人，確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求，并為會議客人預留用餐場所。

　　2、會議接待中

　　(1)安排優(yōu)秀禮儀人員，在會議召開前40分鐘到場，引領參會嘉賓;

　　(2)跟進會議服務及協(xié)助客人處理會間特殊事項;

　　(3)協(xié)助銷售部會議聯(lián)絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務，準備與會務方負責人結賬。

　　3、會議結束

　　(1)宴會服務人員跟進會議結帳工作;

　　(2)幫助會議客人整理會議遺留物品。

　　4、會議用餐及送別

　　(1)引領會議客人用餐，并提供優(yōu)質服務;

　　(2)做好餐飲帳務的結賬工作。

　　5、送別

　　(1)恭送會議客人，為賓客留下美好感受;

　　(2)客人離店后，若遺留下貴重物品，應盡快聯(lián)系交換客人。

　　6、整理會議客戶資料，總結會議接待得失。

酒店會議接待方案 3

　　一、接待時間：20xx年X月X日—X月X日

　　二、接待地點：

　　接送機地點：XX機場

　　下榻酒店：XX大酒店（銀龍大酒店，神旺大酒店，青海賓館等）

　　會議地點：XX大酒店會議廳（銀龍大酒店會議廳，神旺大酒店會議廳，青海賓館會議廳等）

　　三、接待對象：

　　嘉賓等一行人及其陪同人員

　　四、接待負責人員： 總負責：接待辦

　　跨部門接待小組：相關領導，秘書組，行政組，宣傳組，保衛(wèi)組

　　五、接待前期準備工作：

　　1．制發(fā)邀請函，邀請嘉賓，協(xié)調時間 2．食宿安排，提前預定 3．迎接車輛安排

　　4．迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作） 5、 相關接待人員，負責相關接待工作

　　六、機場接待

　　1．機場一層到達廳內(nèi)設接待處人員，根據(jù)來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達電梯口等候，接到嘉賓后負責引導至接待處（簽到臺桌子規(guī)格1、8×0、5×0、75）。接待組由此將客人集中帶出乘車。 2．在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌（80×180cm以下易拉寶）。

　　3．由服務科按照按正常要客接待程序接待。

　　4．對于重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協(xié)助在廊橋出口處迎接。

　　硬件附注：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條??

　　七、酒店入住

　　1、確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排。

　　2、嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。 3、進入酒店后，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。 4、如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

　　八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

　　1、由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。 2．餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

　　九、會議前的籌備工作

　　1．選擇會議廳。根據(jù)會議參加人員的人數(shù)確定會議廳規(guī)模。 2．會場布置。根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語�？稍跁�場內(nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一

　　3、會議前的`接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。 4、會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

　　十、會議接待

　　1．歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”

　　2、會場整理及布置

　　1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新

　　2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一 ，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發(fā)，調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。

　　3、聯(lián)系陪同人員，講解員。根據(jù)客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員 4．領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。

　　十一、座談

　　1．企業(yè)宣講（集團，產(chǎn)業(yè)宣傳片，企業(yè)介紹PPT） 2．技術交流（技術人員PPT講解，互動）

　　3、 會場服務（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定） 4、 拍照（依重要程度，進行拍照留檔） 5、 攝像（依重要程度，進行攝像留檔）

　　十二、會后服務準備

　　做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結束前妥善安排。

　　十三、會后服務

　　會議結束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店

　　十四、會議各項收費標準

　　1 會議用房：標準間X間（139元一間），豪華標準間X間（199元一間）

　　2 會議用餐：全天90元每人（中餐+火鍋+酒水）

　　三餐費用標準：早餐10元每人，中餐，晚餐40元每人

　　3 會議室使用：可容納100人的中型會議室，設施齊全

　　收費標準：1000元每天，含投影儀，音響設備，茶水，水果等

　　4 會議條幅；共2個條幅（主樓配歡迎條幅，會場配會議條幅，共40元）

　　5 會議攝影；收費標準為1元每寸

　　6 用車安排：奔馳X輛，共XXX元

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