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文員的工作內(nèi)容及技巧
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文員的工作內(nèi)容
文員分為好多種，每種要求不同，但基本要求相同，以下為辦公室文員工作職責(zé)：
1、根據(jù)辦公室領(lǐng)導(dǎo)的要求，完成有關(guān)報(bào)告、文稿的起草、修改工作。完成打字、復(fù)印及傳真等工作，及時(shí)送交領(lǐng)導(dǎo)或按要求傳送給客戶。
2、做好日常電話接待工作。完成行政辦公會(huì)議的書面記錄、整理。
3、完成各類文件的收集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。
4、根據(jù)要求采購(gòu)日常辦公用品，并及時(shí)登帳。管理本部的財(cái)產(chǎn)帳目(低值易耗品、固定資產(chǎn))。做好辦公室設(shè)備管理及維修。
5、做好年度報(bào)刊雜志的訂閱工作，收發(fā)日常報(bào)刊雜志及郵件交換。
6、做好辦公室每月考勤。做好物品保管工作。
技能要求：
1、教育背景：文秘或管理類相關(guān)中專以上學(xué)歷。
2、經(jīng)驗(yàn)：從事二年以上企業(yè)文員工作經(jīng)驗(yàn)。
3、技能技巧：熟悉辦公室行政管理知識(shí);熟悉辦公軟件。
4、工作仔細(xì)認(rèn)真、責(zé)任心強(qiáng)、為人正直、敢干堅(jiān)持原則;
5、有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力。有良好的紀(jì)律性、團(tuán)隊(duì)協(xié)助作以及服務(wù)創(chuàng)新精神。
6、年齡在20-25歲左右
文員：(工程文員)
工作職責(zé)：
1、處理來(lái)函文件，登記、歸檔、統(tǒng)計(jì)資料、打印、復(fù)印函件資料。
2、編制每月辦公用品，做好領(lǐng)用發(fā)放工作。
3、辦理工作餐卡、藥費(fèi)報(bào)銷及其它日用品的發(fā)放工作。
4、協(xié)助編制部門工資、獎(jiǎng)金發(fā)放表格。協(xié)助做好工程部月材料、資金消耗表，水電、煤月度能耗表。
5、保證工程部辦公室的清潔衛(wèi)生和接傳電話。
6、負(fù)責(zé)登記員工考勤表。
7、協(xié)助工程部對(duì)所有圖紙、技術(shù)資料、圖書進(jìn)行分類，編號(hào)、建卡、存檔、建帳和保持資料的完整性。
8、完成部門安排的其他工作任務(wù)。
技能要求：
1、高中以上文化程度，有一定工作能力。
2、責(zé)任心強(qiáng)，工作細(xì)致、穩(wěn)重、踏實(shí)、耐心、熱情、終于職守、嚴(yán)守機(jī)密。
3、從事工作二年以上。書寫工整、流利、受過(guò)秘書工作培訓(xùn)。
4、身體健康、精力充沛。
秘書:(部門秘書)
工作職責(zé)：
1、負(fù)責(zé)組織部召開的各種會(huì)議的會(huì)務(wù)工作，做好會(huì)議記錄，起草會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)，協(xié)助督促各單位貫徹落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)的情況。
2、做好各類文件的登記、保管、轉(zhuǎn)發(fā)、立卷、存檔等，保管使用印鑒、介紹信及經(jīng)費(fèi)本。
3、草擬年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、清算、批復(fù)等文檔。
4、做好辦公室勤雜內(nèi)務(wù)工作、文書檔案管理，做好上級(jí)及校內(nèi)有關(guān)文件收發(fā)、登記、傳閱、下發(fā)和年終清理、立卷、歸檔工作，辦理定購(gòu)和發(fā)放各種學(xué)習(xí)材料。
5、做好部信件登記、分發(fā)、寄發(fā)工作，受理黨員干部來(lái)信來(lái)訪工作，及時(shí)做好登記、自辦或傳遞等工作，遇到重大問(wèn)題及時(shí)向部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
6、協(xié)助部領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各個(gè)崗位的工作關(guān)系。
7、深入基層單位調(diào)研做好部領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
8、協(xié)助做好部辦公室的日常工作。
9、做好部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他各項(xiàng)工作。
技能要求：
1、大學(xué)本科，經(jīng)濟(jì)或中文專業(yè)，2年以上秘書工作經(jīng)驗(yàn);
2、良好的組織、溝通能力;
3、流利的英語(yǔ)聽說(shuō)讀寫能力;
4、熟練的計(jì)算機(jī)操作技巧。
文員的工作技巧
1、接聽電話
大部分公司的前臺(tái)會(huì)兼任總機(jī)接線員一職，每天從各個(gè)地方打來(lái)的電話需要轉(zhuǎn)往不同的部門和人員，對(duì)于電話信息甄別的能力是有要求的，要想做好接聽電話準(zhǔn)確無(wú)誤，下面的小經(jīng)驗(yàn)值得借鑒：
1)通過(guò)來(lái)電顯示辨別是公司內(nèi)部業(yè)務(wù)電話還是外電，以便及時(shí)應(yīng)對(duì)。
2)學(xué)會(huì)識(shí)別來(lái)電者的聲音，公司領(lǐng)導(dǎo)以及經(jīng)常電話溝通的同事們的聲音要在短時(shí)間內(nèi)都熟悉才好。
3)學(xué)會(huì)篩選信息�，F(xiàn)在營(yíng)銷無(wú)處不在，很多推銷的電話打來(lái)，無(wú)意中浪費(fèi)了公司的電話資源，這一類的電話要學(xué)會(huì)快速處理掉，而不要太過(guò)耐心謙和，而應(yīng)果斷處理掉，當(dāng)然，必要的禮貌還是不要忽視的哦。
4)養(yǎng)成隨時(shí)記錄的習(xí)慣�？捎玫男畔⒂浵聛�(lái)，以備日后用。
2、文件存檔
文件存檔看起來(lái)很簡(jiǎn)單，但是真要對(duì)所有的文件都了如指掌，除了存檔時(shí)遵照一定的原則(或按時(shí)間順序、或按文件性質(zhì)、或按部門分類以及其它存檔原則)，閑暇時(shí)勤于查閱是很有用的，因?yàn)檫@會(huì)加深你對(duì)文件的印象，在急需查找某些文件時(shí)，你能憑借記憶迅速地查找到。
3、接待來(lái)訪
前臺(tái)每天會(huì)接待不同的客人，一個(gè)客人進(jìn)來(lái)，首先通過(guò)衣著判斷其身份，常見的上門推銷人員手里會(huì)背著公文包，拿著產(chǎn)品宣傳資料或產(chǎn)品實(shí)物等，而且說(shuō)話謙恭。
在不能判斷對(duì)方身份的情況下，應(yīng)禮貌地詢問(wèn)對(duì)方：“你好，請(qǐng)問(wèn)你有什么事?”而不是毫不客氣地來(lái)一句：“你是什么人?”或“你是干什么的?”如果對(duì)方是公司領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)約客人，這樣的問(wèn)話方式會(huì)讓對(duì)方很不愉快，所以，當(dāng)知道對(duì)方是來(lái)找某部門某人時(shí)，首先要問(wèn)清楚對(duì)方是否有預(yù)約，再電話與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或人員聯(lián)系，是否予以引見。如是臨時(shí)來(lái)訪，遇領(lǐng)導(dǎo)不在或不方便接待客人，可請(qǐng)對(duì)方留下聯(lián)系方式以及來(lái)訪事項(xiàng)，做好記錄，再轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)人員。
4、著裝
前臺(tái)是一家公司的形象窗口，前臺(tái)文員在接待來(lái)電來(lái)訪時(shí)，發(fā)自內(nèi)心的微笑表情會(huì)為你的接待形象加不少分，大方和職業(yè)化的著裝會(huì)讓你從服裝中感覺(jué)到自己是一名職場(chǎng)人，在工作中能潛意識(shí)地幫你豎立職業(yè)化作風(fēng)。
5、茶水添加
來(lái)訪客人如果在領(lǐng)導(dǎo)辦公室呆的時(shí)間超過(guò)十五分鐘以上，就應(yīng)該另準(zhǔn)備一壺茶水端進(jìn)去，方便客人續(xù)杯。
6、環(huán)境清潔。
除了每天上班時(shí)必做的日常清潔，來(lái)訪客人離開后，接待區(qū)可能雜亂不堪，紙杯、報(bào)紙、面紙、煙頭等要及時(shí)清理掉，以保持環(huán)境潔凈。
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