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秘書(shū)實(shí)務(wù)與案例分析
秘書(shū)實(shí)務(wù)與案例分析1
一、背景
這天早晨老總眉頭緊鎖，一言不發(fā)地進(jìn)了自己的辦公室，秘書(shū)于雪跟他打招呼“早上好!”他也愛(ài)理不理的。老總平時(shí)和藹可親，常常跟下屬開(kāi)玩笑。于雪心想老總肯定遇到煩心的事了。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理?現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：
a、既然老總心煩，他肯定需要一個(gè)人獨(dú)自呆一會(huì)，所以先不去管他。
b、心煩歸心煩，工作是工作。今天有一大堆事等他決定，所以拿上一疊文件到老總辦公室去找老總批閱。
c、翻出老總的日程表，取消老總今天的一切約會(huì)安排。
d、泡上一杯濃茶送給老總，問(wèn)他是不是要先休息一會(huì)。
e、馬上跟著老總進(jìn)去，問(wèn)老總出了什么事。
二、問(wèn)題
對(duì)于于雪以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請(qǐng)說(shuō)明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。
三、分析
本題的最佳選擇是d。
如果對(duì)方不是你的上司，僅僅只是你一般的朋友，那么，選a應(yīng)該說(shuō)是不錯(cuò)的，但你現(xiàn)在畢竟是老總的助手，雙方之間至少還有工作關(guān)系，所以，采取不聞不問(wèn)的態(tài)度有些不合適。
選b肯定是不合適的，因?yàn)槟阋稽c(diǎn)也不體諒上司的心情。
選c也不對(duì)，因?yàn)槊貢?shū)畢竟只是秘書(shū)，無(wú)權(quán)代替老總作出任何決策;c是一種典型的越俎代庖行為，是這幾種選擇中是最壞的'一種選擇。
選e也很不妥當(dāng)。老總不管是什么原因而心煩，他沒(méi)有義務(wù)告訴秘書(shū);雖然秘書(shū)的熱情值得贊許，但她忘了自己僅僅是個(gè)秘書(shū)。
選擇d表現(xiàn)出秘書(shū)恰到好處地把握了分寸。作為秘書(shū)，對(duì)自己上司的煩惱不可能不聞不問(wèn)，因此給他泡上一杯濃茶體現(xiàn)了自己的熱情;但在送茶時(shí)又僅僅是只問(wèn)上司需不需要休息，既沒(méi)有去探究上司的隱私，更沒(méi)有自作主張自行來(lái)安排上司的工作。在這種情況下，一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)應(yīng)該能憑直覺(jué)知道老總為什么悶悶不樂(lè)：也許工作壓力太大?也許是為孩子的事操心?也許久等的客戶沒(méi)來(lái)?也許是昨晚與太太吵架了……知道老總為什么心煩，就可以作好相應(yīng)的準(zhǔn)備。
秘書(shū)實(shí)務(wù)與案例分析2
秘書(shū)實(shí)務(wù)分析題如下
請(qǐng)柬發(fā)出之后
某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開(kāi)總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚。
接到請(qǐng)柬的幾位部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來(lái)到禮堂開(kāi)會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開(kāi)表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問(wèn)禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開(kāi)報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。
事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說(shuō)，因秘書(shū)人員工作粗心，在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒(méi)有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問(wèn)題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫(xiě)在請(qǐng)柬上，等開(kāi)會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。
但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來(lái)不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門(mén)道歉，但造成的不良影響也難以消除。
思考題：這個(gè)案例告訴秘書(shū)在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題呢?
會(huì)議方案制訂
中迅顯示器有限公司是我國(guó)主要的電腦顯示器生產(chǎn)基地之一，去年實(shí)現(xiàn)銷售額8億元人民幣，產(chǎn)品
30%出口海外，并不斷保持產(chǎn)量連年遞增的勢(shì)頭，質(zhì)量管理也達(dá)到了同行業(yè)的先進(jìn)水平。為適應(yīng)生產(chǎn)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大，去年底，該公司又?jǐn)U建了1萬(wàn)平方米廠房，增加了3條國(guó)際先進(jìn)的生產(chǎn)流水線，使顯示器年生產(chǎn)能力達(dá)到了100萬(wàn)臺(tái)。產(chǎn)量增加了，銷售必須跟進(jìn)。目前，中迅顯示器有限公司在全國(guó)設(shè)有300多個(gè)代理商，為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展，同時(shí)展示其即將推向市場(chǎng)的新產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)及性能，研究如何擴(kuò)大產(chǎn)品銷售等問(wèn)題，公司領(lǐng)導(dǎo)決定8月8日一10日在上海市召開(kāi)一次全國(guó)代理商會(huì)議，由公司總經(jīng)理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠(yuǎn)景;研發(fā)部經(jīng)理介紹、演示新產(chǎn)品的性能、核心技術(shù)及測(cè)試結(jié)果;生產(chǎn)部總監(jiān)介紹目前企業(yè)的生產(chǎn)能力及生產(chǎn)情況;銷售部總監(jiān)介紹公司產(chǎn)品的銷售情況;公司主管副總經(jīng)理就下一步銷售策略、銷售政策及開(kāi)展銷售競(jìng)賽評(píng)比等事項(xiàng)做專題發(fā)言。同時(shí)，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經(jīng)驗(yàn)，最后表彰50家優(yōu)秀代理商。會(huì)議期間，還要組織與會(huì)代表參觀企業(yè)，利用一個(gè)晚上的時(shí)間舉辦一場(chǎng)聯(lián)歡晚會(huì)，安排代表游覽上海市內(nèi)的幾個(gè)景點(diǎn)。
為保證會(huì)議的成功舉辦，公司還決定會(huì)議地點(diǎn)安排在上海國(guó)際會(huì)議中心，食宿也在上海國(guó)際會(huì)議中心。同時(shí)各部門(mén)抽調(diào)10人組成大會(huì)籌備處，由張副經(jīng)理負(fù)責(zé)，具體工作包括準(zhǔn)備會(huì)議所需文件、材料，寄發(fā)會(huì)議通知，接待，安排食宿，布置會(huì)場(chǎng)，聯(lián)系上海國(guó)際會(huì)議中心及旅游景點(diǎn)，預(yù)訂返程車、船、機(jī)票，邀請(qǐng)新聞媒體，組織聯(lián)歡晚會(huì)，購(gòu)置禮品等�？偨�(jīng)理還特別強(qiáng)調(diào)，要在保證會(huì)議隆重、熱烈、節(jié)儉的前提下，盡量讓代表們吃好、住好、玩好。
根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，張副經(jīng)理立即從各部門(mén)抽調(diào)了10位同志成立了大會(huì)籌備處，并召開(kāi)了會(huì)務(wù)工作會(huì)議，對(duì)會(huì)議準(zhǔn)備工作進(jìn)行了部署和分工。
思考題：
1.為中迅顯示器有限公司代理商會(huì)議擬定一份會(huì)議方案。
2.根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、層次和主題，會(huì)議籌備處應(yīng)具體劃分哪幾個(gè)小組展開(kāi)準(zhǔn)備工作。
3.以籌備處的名義提交一份本次會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案報(bào)總經(jīng)理審批。
4.請(qǐng)根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容制作一份會(huì)議日程表(要有日期、時(shí)間、內(nèi)容安排、地點(diǎn)、參加入、負(fù)責(zé)人、備注等項(xiàng))。
5.請(qǐng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容擬寫(xiě)一份會(huì)議通知。
6.制作一份會(huì)議簽到單。
會(huì)場(chǎng)布置
菁菁飼料工業(yè)總公司是一家國(guó)有老企業(yè)，年產(chǎn)200萬(wàn)噸"龍"牌系列全價(jià)飼料，工藝設(shè)備先進(jìn)，技術(shù)力量雄厚，飼料產(chǎn)品系列配套，特別是公司采用國(guó)際先進(jìn)配方后，生產(chǎn)的`"龍"牌系列全價(jià)飼料含有畜禽生長(zhǎng)所必需的各種維生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及營(yíng)養(yǎng)素，具有營(yíng)養(yǎng)全、飼料省、長(zhǎng)得快、防疾病等特點(diǎn)，為不同品種、不同生長(zhǎng)階段的畜禽提供充足的營(yíng)養(yǎng)物質(zhì)。產(chǎn)品經(jīng)公司下屬的大壯豬場(chǎng)試驗(yàn)飼養(yǎng)，外貿(mào)出口豬優(yōu)良品質(zhì)率名列全國(guó)前茅，產(chǎn)品還被認(rèn)定為全國(guó)優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。
再過(guò)一個(gè)月，就是企業(yè)成立50周年。為此，公司已決定舉辦一系列紀(jì)念活動(dòng)，一方面回顧總結(jié)企業(yè)50年來(lái)走過(guò)的歷程，繼承和發(fā)揚(yáng)當(dāng)年艱苦創(chuàng)業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)和精神，另一方面是研究確定下一步企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，尋求新的發(fā)展機(jī)遇。
在系列紀(jì)念活動(dòng)中，安排了4次會(huì)議：
(1)慶典大會(huì)。邀請(qǐng)市領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、新聞?dòng)浾�、有關(guān)專家、客戶代表、退休老職工，以及企業(yè)員工代表約300人出席。根據(jù)會(huì)議方案，主席臺(tái)將安排3位市領(lǐng)導(dǎo)、2位行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、2位專家、1位客戶代表、1位退休老職工和企業(yè)總經(jīng)理、副總經(jīng)理共11人就座。
(2)報(bào)告會(huì)。請(qǐng)2位專家講授飼料行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r、新技術(shù)及國(guó)外發(fā)展現(xiàn)狀等。會(huì)議規(guī)模為100人。
�。�3)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會(huì)。邀請(qǐng)研究院所、高等院校及行業(yè)機(jī)構(gòu)的專家、學(xué)者以及金融界人士20人與15名企業(yè)中層以上領(lǐng)導(dǎo)干部，共同研討企業(yè)下一步的發(fā)展戰(zhàn)略，請(qǐng)專家為企業(yè)把脈，為企業(yè)開(kāi)出處方。
(4)勞動(dòng)模范座談會(huì)。擬邀請(qǐng)企業(yè)內(nèi)各級(jí)勞動(dòng)模范11人，與企業(yè)4位黨政領(lǐng)導(dǎo)及工會(huì)主席進(jìn)行座談，回顧創(chuàng)業(yè)歷程，聽(tīng)取勞模對(duì)企業(yè)發(fā)展的意見(jiàn)和建議。
本著節(jié)儉辦會(huì)的原則，根據(jù)公司的安排，4次會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置均由公司秘書(shū)小武負(fù)責(zé)。
思考題：
1、實(shí)訓(xùn)分小組進(jìn)行，每個(gè)小組確定一名負(fù)責(zé)人。
2、每個(gè)小組在四個(gè)會(huì)場(chǎng)中任選一個(gè)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行仿真布置。要按真實(shí)會(huì)場(chǎng)布置的要求進(jìn)行實(shí)訓(xùn)，并達(dá)到：
1.布置慶典大會(huì)會(huì)場(chǎng)要熱烈、隆重。
2.布置報(bào)告會(huì)會(huì)場(chǎng)要莊重、美觀。
3.布置研討會(huì)會(huì)場(chǎng)要莊重、舒適。
4.布置座談會(huì)會(huì)場(chǎng)要輕松、和緩。
秘書(shū)實(shí)務(wù)與案例分析3
開(kāi)會(huì)時(shí)原則上不接電話
琳達(dá)是東訊電子(廣州)公司董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理的秘書(shū)。這天上午上司正在主持召開(kāi)公司的董事會(huì)。公司有規(guī)定，在開(kāi)董事會(huì)時(shí)，參加人員一般不接電話，等散了會(huì)再說(shuō)。十點(diǎn)左右，朗日公司的總經(jīng)理胡戈來(lái)電話找上司。朗日公司是本公司的大客戶，胡總對(duì)琳達(dá)說(shuō)他有急事要與上司商量。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個(gè)選項(xiàng)：
a、胡總，對(duì)不起!我們總經(jīng)理正在開(kāi)會(huì)，不能接聽(tīng)電話。
b、胡總，實(shí)在不湊巧，我們總經(jīng)理正在參加董事會(huì)，估計(jì)會(huì)議要到12點(diǎn)鐘才結(jié)束�；仡^我們?cè)俳o您來(lái)個(gè)電話，您看這樣可以嗎?
c、胡總，請(qǐng)您稍等一下，我們總經(jīng)理剛剛散會(huì)，我馬上幫您去找找。
d、胡總，請(qǐng)您等一下，我馬上叫我們總經(jīng)理來(lái)接電話!
e、胡總，實(shí)在對(duì)不起，我們表總不在公司。
請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為合適的，并說(shuō)明理由。
本題c
當(dāng)你說(shuō)幫對(duì)方去找找以后，你就可以去向上司悄悄匯報(bào)，聽(tīng)取他的指示，如果他認(rèn)為事情不急，不愿意去接電話，那么，你就要這樣回答對(duì)方：“實(shí)在對(duì)不起，這會(huì)兒不知總經(jīng)理上哪兒去了，回頭見(jiàn)著總經(jīng)理，我們就給您去個(gè)電話，您看這樣可以嗎?”如果上司愿意來(lái)接，你就可以說(shuō)剛剛找到了喪總。這樣，你既沒(méi)自作主張，又照顧到了對(duì)方的面子。
上司不想接廣告公司的電話
琳達(dá)是全能食品(廣州)公司總經(jīng)理的秘書(shū)�？斓侥甑琢耍抉R上就要開(kāi)懂事會(huì)了。由于銷售大幅度滑坡，總經(jīng)理的心情非常煩躁。這天上午十點(diǎn)左右，廣告公司的總經(jīng)理鄭斌來(lái)電話，想就明年的廣告代理問(wèn)題與總經(jīng)理交換一下看法。正忙得暈頭轉(zhuǎn)向的總經(jīng)理一聽(tīng)說(shuō)談明年的廣告問(wèn)題，就對(duì)琳達(dá)說(shuō)：“不就是明年的廣告的事嗎?現(xiàn)在沒(méi)時(shí)間!” 面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個(gè)選項(xiàng)：
a、鄭總，我們總經(jīng)理今天安排實(shí)在太滿，很難抽出時(shí)間，回頭我們給你打過(guò)去，可以嗎?
b、鄭總，您的事我們總經(jīng)理知道了，下次再約時(shí)間吧。
c、鄭總，我們總經(jīng)理正急著趕份材料，不能接電話。
d、鄭總，關(guān)于明年的廣告問(wèn)題，跟我們公司市場(chǎng)部梅經(jīng)理談?wù)効梢詥?
e、鄭總，我們總經(jīng)理今日身體有些舒服，您先跟我說(shuō)說(shuō)，我再轉(zhuǎn)告他可以嗎?
請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為合適的，并說(shuō)明理由。
本題a
一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)在于與上司之間形成一種默契，她能理解上司的每一個(gè)意圖。在年終這個(gè)事情繁雜，再加上業(yè)績(jī)欠佳的時(shí)候，上司的心情煩躁，說(shuō)些言不由衷的話是很正常的，因此，在這個(gè)時(shí)候，應(yīng)該更好地去了解和把握上司的，成為上司名副其實(shí)的'助手。年底說(shuō)忙，對(duì)方完全能理解，這樣，待上司心情好些之后，上司自然會(huì)與對(duì)方聯(lián)系。
接受指示時(shí)來(lái)電話
琳達(dá)是冰川鋼鐵(中國(guó))公司總經(jīng)理的秘書(shū)。下周就要召開(kāi)全國(guó)經(jīng)銷商大會(huì)了，這天上午琳達(dá)正在就會(huì)議的籌備工作接受上司的指示的時(shí)候，她辦公桌上的外線電話響了。琳達(dá)只好對(duì)上司說(shuō)了聲“對(duì)不起”后回自己辦公室接電話，結(jié)果這電話是找上司的。而對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個(gè)選項(xiàng)：
a、問(wèn)對(duì)方是什么事情，如果是急事就轉(zhuǎn)給上司。
b、說(shuō)上司現(xiàn)在很忙，問(wèn)對(duì)方可不可以先找公司的其他人。
c、像平時(shí)一樣問(wèn)對(duì)方是什么事情，她幫助轉(zhuǎn)達(dá)給上司。
d、告訴對(duì)方說(shuō)上司正在商量工作，完了之后就馬上打電話給他。
e、說(shuō)上司現(xiàn)在正在商量工作，完了以后再轉(zhuǎn)達(dá)給上司。
請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為合適的，并說(shuō)明理由。
答案c
即使秘書(shū)是在接受指示的過(guò)程中，如果外線電話響了(這意味著是由公司外部打來(lái)的)，秘書(shū)就應(yīng)馬上去接電話，更何況這電話本來(lái)就是打給上司的。把對(duì)方的意思轉(zhuǎn)達(dá)給上司，雖然會(huì)影響上司作指示，但這影響并不大，轉(zhuǎn)達(dá)完了仍可以繼續(xù)，所以，應(yīng)像平時(shí)接電話那樣，問(wèn)對(duì)方是什么事情，她幫助轉(zhuǎn)達(dá)給上司。
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